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Je suis nouveau à l'université Identité numérique

Pourquoi une procédure d'achat des matériels informatiques et télécommunication centralisée par la DOSI ?

C'est une demande de la Présidence.

Cette procédure mise en place en janvier 2014 doit permettre de s'assurer que tous les achats de matériel informatique et de télécommunication respectent les règles de l'Université (devis, bon de commande, service fait, etc.).

Comment acheter du matériel hors budget DOSI ?

Préalable
Cette procédure permet que :
  • votre demande d'achat informatique soit techniquement et administrativement validée par la DOSI ;
  • la réception de la commande soit assurée par la DOSI ;
  • la mise en service éventuelle du matériel, si elle est demandée (cf. « Poste de travail informatique hors périmètre DOSI »), puisse être faite dans la continuité.
Procédure
  1. Établir un devis auprès de l'un de nos fournisseurs (ex : Matinfo pour l'informatique) : en sollicitant l'assistance de la DOSI via une demande d'intervention (Catégorie "Systèmes d'information").

  2. Établir un bon de commande en précisant bien le nom du bénéficiaire et l'une des 2 adresses de livraison suivantes (en cas d'erreur : cf. procédure DFCG pour la modification de l'adresse de livraison). Si le matériel commandé est inventoriable (ex : ordinateur, imprimante, station d'accueil, écran... Cf. "Procédure gestion des immobilisations et inventaire physique des biens (e-doc)" pour liste complète.) alors livraison au centre-ville obligatoire (la partie qui suit ne concerne pas le LIA/CERI ni les composantes qui nous en feront expressément la demande) :

      */ (pour le centre-ville) Université d'Avignon - Campus Hannah Arendt - DOSI - Bureau 2w26 - 74 rue Louis Pasteur - 84029 Avignon cedex
     
      */ (pour Agroparc) Université d'Avignon - Campus Jean-Henri Fabre - DOSI - UFR-ip Sciences, Technologies, Santé - 301 rue Baruch de Spinoza - BP 21239 - 84916 Avignon Cedex 9

  3. Le devis et le bon de commande signés par l'ordonnateur sont à transmettre à la DOSI via une demande d'intervention (Catégorie "Systèmes d'information").

  4. La DOSI valide la conformité de la demande,

  5. se charge de passer la commande, du suivi, de la réception, de la 1ère saisie du "PV1 Entrée d’un bien à l’inventaire", du collage de l'étiquette d'inventaire, de la mise à disposition des matériels et du bon de livraison.

  6. Si la livraison ne peut se faire avant une période de fermeture (Fin d'année, Été, ...) alors ajouter sur le bon de commande (en dessous de l'adresse) le commentaire : "Livraison impérative à partir du xx/xx/xxxx".

Qu'est-ce qu'une identité numérique ?

L'identité numérique comprend un compte informatique (identifiant + mot de passe) et une adresse mail (de la forme prenom.nom@univ-avignon.fr).

Le compte permet l'accès à votre Environnement Numérique de Travail ainsi qu'à l'ensemble des resources numériques offertes à votre profil (étudiant / administratif / enseignant / partenaire).

Je suis bachelier de l'année - Comment m'inscrire ?

Après avoir validé votre choix pour notre université sur le site Post-Bac, vous allez recevoir un message vous autorisant à vous inscrire. Vous serez alors aiguillé sur notre site, à la rubrique inscription, étape 2.
Après avoir complété votre fiche d'inscription en ligne, vous sera affectée votre identité numérique.

Je ne suis pas bachelier de l'année - Comment m'inscrire ?

Vous devez effectuer une demande préalable correspondant à votre profil, sur le site de l'Université, dans la rubrique inscription (étape 1 préinscription). Si votre demande est acceptée, vous sera envoyer par courrier votre identité numérique qui vous permettra l'accès à votre fiche d'inscription administrative à compléter en ligne (étape 2).

Comment obtenir une identité numérique profil personnel ?

Tout personnel d'Avignon Université (AU) peut obtenir une identité numérique.
 

Sont considérés comme personnels d'AU :

- Les personnels en rémunération principale ou accessoire à AU :

  • Les administratifs titulaires.
  • les administratifs contractuels.
  • Les enseignants et enseignants-chercheurs titulaires.
  • Les enseignants et enseignants-chercheurs contractuels.
  • Les vacataires d'enseignement (chargés de cours) extérieurs à l'université.
- Les personnels hébergés à AU :
 
  • Les administratifs et chercheurs hébergés. Ce sont des personnels travaillant à temps plein ou partiel à AU, mais qui ne sont pas rémunérés par AU (par exemple des personnels venant de l'INRA, du CNRS ou autre).
  • Les professeurs émérites. Ce sont des enseignants-chercheurs retraités qui continuent à travailler au sein d'AU (encadrement chercheurs ou autre).
- Les stagiaires dont les missions nécessitent l'accès aux ressources informatiques
 
 
L'agent doit être enregistré dans le SI RH et avoir signé charte pour l'usage des systèmes d'information et des services numériques. Il doit se présenter auprès de la personne autorisée à créer une identité numérique qui lui remettra un document indiquant l'identité numérique (nom d'utilisateur + mot de passe), l'adresse électronique et l'adresse web de l'ENT. Pour les personnels titulaires et contractuels, la DRH délivrera ce document lors de la prise de poste.
 
Procédure particulière pour les vacataires d'enseignement  (chargés de cours) extérieurs à l'université :
Si l’enseignant vacataire souhaite une identité numérique, il doit le stipuler sur la plateforme de recrutement (une case à cocher est prévue à cet effet). Ce dossier de recrutement devra être déposé, au plus tard un mois avant le début des interventions.

Comment obtenir mon identité numérique profil étudiant ?

Lors de votre première inscription à l'Université, après saisie de votre fiche d'inscription administrative en ligne, votre identité numérique est activée dès le lendemain si vous vous inscrivez après le 1er septembre. Si vous vous inscrivez avant cette date, vous disposez de cette identité mais elle ne sera active qu'au 1er septembre, vous ne pourrez donc pas en attendant accéder aux différents services numériques (ENT, PARTAGE, etc.).
Elle vous sera également remise le jour où vous vous présenterez au Services des Etudes et de la Scolarité pour votre inscription définitive.

L'utilisation d'une identité numérique suppose d'avoir signé la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux.

Mon identité numérique est-elle permanente tout au long de mon cursus ?

Oui.
Vous conservez la même identité numérique pour l'ensemble de votre cursus à l'Université.

Elle est valide jusqu'au 30 janvier suivant votre dernière année d'inscription.

Que faire si je ne suis pas étudiant mais auditeur libre ?

Le Service des Etudes et de la Scolarité fournira, lors de l'inscription de l'auditeur, l'identité numérique (profil invité/auditeur) qui lui permettra d'accéder aux ressources pour l'année universitaire. L'ensemble des ressources accessibles par un auditeur est cependant bien plus réduit qu'avec un statut étudiant.

Comment obtenir une identité numérique profil invité ?

Un invité est un interlocuteur qui n'est ni administratif, ni enseignant, ni étudiant.

Toute personne travaillant au sein de l'AU même très momentanément ne peut pas être invitée, elle doit être référencée à la DRH pour obtenir une identité numérique (IN) de personnel.

Cadre du compte invité : Participant colloque, congrès, manifestation culturelle.

Une identité numérique profil invité permet SEULEMENT l'accès au réseau et au service de prêt de l'Université d'Avignon.

Ouverture d'un compte individuel pour une journée :

Tout personnel de l'AU peut ouvrir sous sa responsabilité un compte pour une journée à partir du menu outils de son ENT.

La durée du compte expirera au lendemain soir de la saisie.

Ouverture de comptes pour un groupe d'invités (congrès, séminaire, etc.) :

Procédure :

1. Faire une une demande d'assistance informatique en précisant le nom de l'évènement, le nombre de participants et la période.

2. Faire signer par les invités la charte pour l'usage des systèmes d'information et des services numériques, à remettre au secrétariat de la DOSI.

3. La DOSI transmettra par mail au demandeur la liste des comptes ouverts. Les talons avec le nom des invités pour chaque compte remis sont à scanner et à joindre à la demande d'assistance. La partie avec les identifiants et mot de passe est à remettre aux participants.

Responsabilité :

Le personnel ouvrant un compte invité, le fait sous sa responsabilité, c'est à dire : l'ouverture du compte doit respecter le cadre de la charte informatique, l'invité doit avoir pris connaissance de la charte, en cas de problème touchant la sécurité informatique, la responsabilité incombe au fraudeur.

Quels sont mes droits et mes devoirs en tant qu'utilisateur (Charte de l'Université) ?

Lors de votre première inscription à l'Université, vous signez la Charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux.

Vous êtes prié de lire attentivement ce document vous engageant à respecter chacun des articles le constituant.

A quels services mon identité numérique me donne-t-elle accès ?

Elle est indispensable pour accéder à l'ensemble des ressources proposées par la DOSI : postes des salles informatiques, accès au réseau nomade, environnement numérique de travail, prêt de matériel, etc.

Comment accéder aux applications de gestion ?

Votre responsable de service doit faire une demande dans la rubrique assistance de votre Environnement Numérique de Travail en précisant le profil d'utilisation souhaité ainsi que les données auxquels vous pourrez accéder.

Pour Appig/NEIGE (menus de la rubrique Administration de l'ENT : Gestion des études, des congés, etc.):

Le responsable peut consulter la liste des comptes créés pour son service, dans le menu Administration/paramétrage de l'onglet Administration de l'ENT, avec la description des profils de chacun.

Chaque personnel a également accès à la description de son propre profil mais il ne doit pas faire directement de demande s'il n'est pas responsable de service.

Pour les administratifs, le profil est défini en fonction de leurs missions.

Pour les enseignants-chercheurs, seuls ceux ayant une responsabilité administrative auront un profil autre que le profil mininum. Les responsables pédagogiques ont un compte automatiquement créé à partir du moment où leur responsabilité de formation ou de parcours est enregistrée au Service des Etudes et de la Scolarité.

Pour les autres applications administratives (Gestion RH, Finances, etc.) :

Consulter le paragraphe de la page Gestion administrative correspondant à l'application concernée avant de procéder à la demande d'assistance.

Je ne suis plus dans la base de données des personnels

Voir la question « Mon contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon » ci-dessous.

Mon contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon

Cette question vous concerne si vous avez reçu un mail ou un message sur votre ENT vous informant que votre contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon. Cela arrive probablement parce que vous avez quitté l'Université, ou parce que votre contrat est arrivé à son terme.
 
Lorsque votre contrat est terminé, vous ne pouvez plus prétendre à votre identité numérique. C'est l'identité numérique qui vous permet l'usage de votre adresse électronique et de l'accès aux services numériques de l'Université. Néanmoins, vous disposez d'un délai de courtoisie de six mois entre la fin de votre contrat et la suppression effective de votre identité numérique, qui interviendra sans nouvel avertissement.
 
Si votre contrat est renouvelé durant le délai de six mois, votre identité numérique sera automatiquement reconduite pour la durée du nouveau contrat.
 
Concernant les enseignants vacataires, votre contrat est valide durant l'année universitaire (du 1er septembre au 31 août) et doit être renouvelé chaque année universitaire. Si vous continuez à intervenir  à l'Université, vous devez déposer votre dossier de recrutement auprès du secrétariat dont vous dépendez. Après réception du dossier, votre situation sera régularisée dans les meilleurs délais.
 
Attention : Si vous n'êtes pas dans une situation vous permettant de conserver votre identité numérique, pensez à récupérer en temps utile tout document auquel vous n'aurez plus accès après le délai de courtoisie de 6 mois. En particulier, vérifier que vous n'avez pas dans votre compte PARTAGE de documents que vous aviez partagés avec d'autres personnes (dossiers de mails, calendriers, etc.), car ces documents seront supprimés en même temps que votre identité numérique, les rendant inaccessibles aux personnes avec qui vous les aviez partagés. Mettez également à profit ce délai pour informer vos correspondants que cette adresse ne sera bientôt plus valide.
 
Que deviennent mon adresse mail et ma boîte aux lettres quand mon identité numérique est désactivée ?
 
Au terme du délai de courtoisie de 6 mois, votre identité numérique est désactivée. Les mails présentés à votre adresse professionnelle sont alors rejetés et les expéditeurs en sont informés via un retour protocolaire du type "Undelivered Mail Returned to Sender". Rejeter les mails envoyés à un compte désactivé répond à l'impératif d’avertir les expéditeurs que ce compte n'est plus disponible et que leurs mails ne seront pas lus. Votre compte est conservé quelques temps pour permettre en cas d'extrême nécessité d'y récupérer des données, mais il n'est pas possible de vous délivrer les mails rejetés depuis la désactivation de votre identité numérique car nous ne les avons pas.

Si vous quittez définitivement l'université d'Avignon , vous pouvez demander à ce que les messages adressés à votre adresse professionnelle de l'Université (@univ-avignon.fr) soient redirigés vers une adresse électronique de votre choix. Ce service de redirection sera valable durant un an maximum.
Voir "Que devient mon adresse professionnelle si je quitte l'université ?".

Ai-je une adresse électronique à l'Université?

Consulter les informations sur la messagerie PARTAGE.

Service Central d'Authentification

La majorité des services web de l'Université utilisent une authentification unique, par exemple lorsque vous allez sur l'ENT ou sur PARTAGE. Vous trouverez ci-dessous l'aspect visuel de la page du service d'authentification centralisé sur laquelle il faut saisir ses identifiants.

Vous noterez que :
 - Assurez-vous que l'adresse est correcte : https://cas.univ-avignon.fr/...
 - Il es très facile d'imiter une page web
 - L'option « Je suis sur un ordinateur public » est à cocher lorsque que le navigateur web (Firefox, Chrome, Safari, ...) peut être utilisé par plusieurs personne (les informations de la session ne seront pas mémorisés).
 - C'est l'occasion de rappeler à la vigilance contre les tentatives de vol de mots de passe (par hameçonnage / "phishing", https://dosi.univ-avignon.fr/faq/messagerie#15828), et qu'il ne faut jamais fournir ses identifiants, même au service informatique !


Le service d'authentification
Le service d'authentification

Lorsque je me connecte, j'obtiens une page "Notification sur votre compte"

Concernant votre compte Université (Identité Numérique), nous avons parfois besoin de vous donner de l'information ou de vous faire faire quelque chose (demande de saisie d'information, action suite à une anomalie constatée ou suite à un événement).
 
Dans ce cas, une notification sur votre compte de l'Université est activée. Après saisie de vos identifiants, un message indiquant une "Notification sur votre compte" est affiché au lieu d'accéder au service désiré. Ce message disparaît au bout de plusieurs secondes et vous devez ressaisir vos identifiants une 2ème fois (limitation technique).
 
 
Enfin, vous arrivez sur l'application Mon Compte qui vous permet de gérer les notifications. Ce service vous détaille la/les raison(s) de la notification et ce qu'il faut faire. Vous pouvez choisir de :
 
* faire l'action maintenant pour supprimer la notification immédiatement et pour les connexions futures. Vous serez redirigé⋅e vers un service et pourrez faire l'action demandée.
    Si le bouton Faire l'action maintenant est absent, vous devez vous présenter à la DOSI avec un document d'identité pour qu'un agent lève la notification.
 
* faire l'action plus tard, pour continuer d'utiliser votre compte de l'Université temporairement, l'action devra être faite plus tard. Le nombre de reports possibles est indiqué, seule la durée du report en cours est affichée. Dans certains cas, le report n'est pas possible.
    Attention : si la possibilité de report est prévue pour limiter l'impact de la notification sur votre activité, elle n'en règle pas la cause !
 
 
Lorsque chaque action a été faite ou reportée, vous pouvez poursuivre votre navigation en cliquant sur Retour vers le service initial. Il faudra cependant saisir une dernière fois vos identifiants.
 
Prenez garde à ne pas arriver au terme de vos possibilités de report. Les dates et heures de réactivation de la notification sont indiquées, pensez à en tenir compte.
 
Lorsque vous avez demandé un report et que ce report est en cours, vous pouvez décider de faire l'action demandée au moment qui vous convient, en allant sur la page ENT > Mes infos > Mon compte, sans attendre que la notification vous soit de nouveau présentée au terme du report.
 
 
Note : cette fonctionnalité, développée en interne à la DOSI Avignon Université, a fait l'objet d'une publication aux JRES 2019 à Dijon.

Pourquoi ai-je la notification « Signalement compromission de votre appareil personnel » ?

RENATER, qui fournit la connexion à l'Internet à l'Université, surveille le trafic du réseau à la recherche de signes d'appareils compromis (généralement des infections par virus). RENATER nous a signalé une machine dont l'adresse IP et l'heure correspondent à votre identité numérique.
Cette notification a pour but de vous informer de ce risque de sécurité et de vous demander de passer à la DOSI. Nous vous y expliquerons ce qu'il faut faire.
Cette situation est urgente car elle fait courir un risque pour les autres appareils sur le réseau. C'est pourquoi nous vous demandons de venir rapidement et que la notification ne peut être différée qu'une seule fois. Vous ne pouvez la reporter qu'une seule fois et au-delà, votre identité numérique et votre appareil seront inutilisables.

Contexte

En cours

Quelles sont les actions attribuées à la RH ?

Lorsque une personne effectue une demande de SFT via l'application mes-demarches, voici en vert les actions vous concernant.

Statut "Demande en cours de traitement", que dois-je faire ?

Après la prise en charge de la demande par le gestionnaire, la demande entre dans le statut "Demande en cours de traitement".
 
Vous pouvez alors vérifier les informations remplies