Stockage cloud et édition collaborative Cloud : documents collaboratifs, synchronisation

Le service Cloud est basé sur les logiciels libres Nextcloud et OnlyOffice, hébergés et exploités par l'Université. Il permet de stocker des documents, de les partager et de les synchroniser facilement sur plusieurs appareils.

 

Ce service n'est pas ouvert aux étudiants, il est réservé aux personnels de l'établissement.

 

 

 

L'espace disponible par utilisateurs est limité et peut évoluer à la baisse ou à la hausse.

 

Vous pouvez consulter les statistiques d'utilisation du service avec ce tableau de bord.

 

 

* Accessible partout, même hors université, sans nécessiter de connexion VPN

* Utilisation depuis Windows, Linux, MacOS, Android, iOS avec installation ou dans un navigateur web sans installation

* Synchronisation automatique du contenu stocké sur vos différents appareils

* Partage de fichiers et dossiers en toute autonomie, en lecture seule ou écriture

* Possibilité de partager avec quelqu'un ne disposant pas d'une identité numérique Avignon Université

* Édition collaborative en ligne des fichiers "bureautiques"

 

 

* Pour accéder au service par un navigateur web, c'est à l'adresse https://cloud.univ-avignon.fr

* En savoir davantage sur la synchronisation

* Utiliser la synchronisation sur ordinateur

* Utiliser la synchronisation sur smartphone Android et iOS

Pour utiliser Cloud, certaines personnes auront tendance à utiliser naturellement le navigateur. Mais cette habitude requiert la disponibilité d'une connexion à l'Internet. Pour lever cette contrainte, la synchronisation est un moyen additionnel pour utiliser Cloud avec un ordinateur.

 

Sur les ordinateurs (Windows, Mac, Linux), il est possible d'installer un programme dit client de synchronisation.

Il permet :

* de se connecter à Cloud quand l'appareil dispose d'une connexion réseau

* de choisir tout ou partie de vos répertoires de Cloud (configuration du client de synchronisation)

* attention car la volumétrie des données choisies peut être importante et surcharger le stockage interne de votre appareil

* de maintenir à jour les fichiers des répertoires choisis dès qu'ils ont été modifiés

    * si la modification a été faite dans Cloud, le fichier est téléchargé sur votre appareil

    * si la modification a été faite sur votre appareil, le client la transfert sur Cloud

 

Évidemment, il y a un risque de conflit si :

* vous synchronisez un fichier particulier et vous le modifiez sur votre ordinateur

* pendant que vous l'éditez, et avant que votre client de synchronisation n'envoie votre nouvelle version du fichier à Cloud

* Cloud a enregistré une autre version du fichier (par exemple quelqu'un l'a édité avec son navigateur web)

Votre client fait face à 2 nouvelles versions du fichier, il y a conflit sur la synchronisation de ce fichier, il faut maintenant le résoudre.

 

Lorsqu'il y a conflit sur la version d'un fichier, votre client de synchronisation vous propose :

* de télécharger la version problématique de Cloud

* que vous lui indiquiez la version à conserver (sachant que l'autre version est perdue) : celle sur votre appareil ou celle sur Cloud

 

* sur ordinateur

* sur téléphone

 

Si votre ordinateur est géré par la DOSI, l'installation se fait par une demande d'intervention.

 

Sinon, téléchargez le client de synchronisation :

 

* Windows

* Linux

* MacOS 10.12 et +

 

Au lancement, cliquez sur Se connecter à Nextcloud

 

 

Entrez l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr

 

 

Un écran vous demande de confirmer que vous souhaitez bien accéder à votre compte depuis votre ordinateur avec le client de synchronisation (Desktop Client).

 

Cliquez sur Se connecter.

 

 

Si vous n'avez pas déjà ouvert de session aujourd'hui, faites le comme habituellement dans le navigateur.

 

Un second écran vous demande de confirmer l'accès à votre compte.

 

Cliquez sur Autoriser l'accès.

 

 

Enfin, vous pouvez choisir l'emplacement sur votre ordinateur du dossier qui se synchronisera avec le cloud.

 

Par défaut, ce dossier est nommé Nextcloud et il est situé à la racine de votre répertoire personnel.

 

Pour le changer, cliquer sur le bouton situé sous Dossier local.

 

Toutes les autres options doivent être laissées par défaut.

Sous Windows, il est déconseillé d'utiliser les dossier virtuels, cette option pourra être activée ultérieurement si nécessaire.

 

Version Windows du client :

 

 

Version Linux du client :

 

 

Le dossier est désormais synchronisé automatiquement tant que cet ordinateur est connecté à internet.

Télécharger le logiciel Nextcloud depuis le magasin d'application (Play Store ou App Store).

 

 

* Android

* iOS

 

Attention ! Ce n'est pas l'application Nextcloud Talk !

 

A l'ouverture de l'application, cliquez sur Se Connecter.

 

 

Entrez ensuite l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr et validez.

 

 

Identifiez vous avec vos identifiants habituels.

 

 

L'application mobile ne synchronise aucun fichier ou dossier par défaut. Pour synchroniser automatiquement un fichier ou un dossier sur le smartphone, cliquez sur le menu "3 point" au niveau du fichier ou du dossier, puis sur Synchroniser.

 

L'édition collaborative est la possibilité d'ouvrir en écriture un même document à plusieurs et d'y apporter des modifications simultanément. Par défaut, toute modification effectuée par l'un des éditeurs est instantanément visible des autres, mais la fonctionnalité Rétablir (contraire d'Annuler) n'est pas disponible. Voir la question Les limites de l'édition collaborative pour davantage d'informations.

 

L'édition collaborative est fournie par le logiciel libre OnlyOffice pour les fichiers de type document (.docx), classeur/tableur (.xlsx) et présentation (.pptx).

 

Important : l'édition collaborative utilise des licences serveur limitées tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document dans ce mode que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.

Pour des documents non partagés ou dont l'édition est généralement faite par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office).

Voir la question Les limites de l'édition collaborative pour davantage d'informations.

 

 

* Depuis le navigateur, en cliquant sur un fichier dont le format est pris en charge ; celui est ouvert dans OnlyOffice en mode collaboratif.

* Depuis le logiciel OnlyOffice pour ordinateurs, dans l'option Se connecter à un cloud puis Ajouter cloud, saisir l'adresse cloud.univ-avignon.fr. L'ouverture d'un document se fera en mode collaboratif.

 

L'éditeur OnlyOffice, qu'il soit utilisé dans le navigateur ou comme logiciel, est très similaire à votre suite bureautique habituelle.

 

 

Les formats pris en charge pour l'édition collaborative sont :

* Les fichiers Microsoft OpenXML (.docx, .xlsx, .pptx, mais pas .doc, .xls, .ppt)

* Les fichiers CSV et RTF

 

Les autres fichiers issus de Microsoft Office, LibreOffice ou OpenOffice doivent être convertis pour être compatibles avec l'édition collaborative, via le menu trois points puis "Convertir avec ONLYOFFICE".

Ce service est en mode expérimental ET en cours de finalisation.

 

Nous sommes notamment limités à 100 usagers en édition simultanée et il reste encore quelques bugs à corriger.

 

Important : l'édition collaborative utilise une licence tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document (docx, xlsx ou pptx) dans l'interface web que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.

 

Pour contourner cette limitation, vous pouvez :

* pour des documents non partagés ou dont l'édition n'est généralement faite que par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office) lorsque les fichiers sont synchronisés sur votre poste de travail,

* pour des documents avec mise en forme simple, utiliser le format texte (format https://fr.wikipedia.org/wiki/Markdown), pas d'utilisation de licence pour l'édition en ligne.

 

Vous pouvez consulter ce tableau de bord cloud pour connaître le nombre d'éditions collaboratives simultanées.

Si vous ouvrez un fichier de type bureautique avec OnlyOffice et que vous ne pouvez pas le modifier alors que vous devriez pouvoir, c'est certainement à cause du format qui n'est pas pris en charge par l'éditeur collaboratif.

 

2 alternatives pour remédier à la situation :

* ouvrir le fichier directement sur votre ordinateur (avec téléchargement ou via la synchronisation)

* convertir le fichier : se reporter à la partie formats pris en charge de la question Qu'est ce que l'édition collaborative et comment l'utiliser ?