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Stockage cloud et édition collaborative Cloud : documents collaboratifs, synchronisation

Présentation du service "cloud"

Le service Cloud est basé sur les logiciels libres Nextcloud et OnlyOffice, hébergés et exploités par l'Université. Il permet de stocker des documents, de les partager et de les synchroniser facilement sur plusieurs appareils.
 
Ce service n'est pas ouvert aux étudiants, il est réservé aux personnels de l'établissement.
 
Ce service est actuellement au stade d'expérimentation et de test, cela signifie que :
 - nous devons identifier les dysfonctionnements et les difficultés techniques à résoudre,
 - il faut définir un cadre d'usages à proposer aux futurs utilisateurs,
 - certaines fonctionnalités peuvent apparaître ou disparaître sans préavis.
 - nous ne sommes pas en mesure d'assurer une disponibilité optimale du service
 - la pérennité des données que vous déposez est assurée
 - le nombre d'utilisation simultanée de l'édition collaborative est limité à 20 (voir Les limites de l'édition collaborative)
 
Si vous souhaitez utiliser ce service dès à présent :
 - veuillez tenir compte de ce statut expérimental,
 - n'hésitez pas à faire vos retours à la DOSI par ticket, cela nous aidera.
 
L'espace disponible par utilisateurs est limité et peut évoluer à la baisse ou à la hausse.
 
Vous pouvez consulter les statistiques d'utilisation du service avec ce tableau de bord.
 
Point forts de ce service par rapport au stockage classique :
 
* Accessible partout, y compris hors de l'Université, sans nécessiter de connexion VPN
* Utilisation depuis Windows, Linux, MacOS, Android, iOS avec installation ou dans un navigateur web sans installation
* Synchronisation automatique du contenu stocké sur vos différents appareils
* Partage de fichiers et dossiers en toute autonomie, en lecture seule ou écriture
* Possibilité de partager avec quelqu'un ne disposant pas d'une identité numérique Avignon Université
* Édition collaborative en ligne des fichiers Microsoft Office, Open Office, Libre Office
 
Pour accéder au service
 
* Dans un navigateur web à l'adresse https://cloud.univ-avignon.fr
* Par le client de synchronisation
* Par le client pour smartphone Android et iOS

Installer le client de synchronisation sur un ordinateur

 
Si votre ordinateur est géré par la DOSI, l'installation se fait par une demande d'intervention.
 
Sinon, téléchargez le client de synchronisation :
 
 
Au lancement, cliquez sur Se connecter à Nextcloud
 
 
Entrez l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr
 
 
Un écran vous demande de confirmer que vous souhaitez bien accéder à votre compte depuis votre ordinateur avec le client de synchronisation (Desktop Client).
 
Cliquez sur Se connecter.
 
 
Si vous n'avez pas déjà ouvert de session aujourd'hui, faites le comme habituellement dans le navigateur.
 
Un second écran vous demande de confirmer l'accès à votre compte.
 
Cliquez sur Autoriser l'accès.
 
 
Enfin, vous pouvez choisir l'emplacement sur votre ordinateur du dossier qui se synchronisera avec le cloud.
 
Par défaut, ce dossier est nommé Nextcloud et il est situé à la racine de votre répertoire personnel.
 
Pour le changer, cliquer sur le bouton situé sous Dossier local.
 
Toutes les autres options doivent être laissées par défaut.
Sous Windows, il est déconseillé d'utiliser les dossier virtuels, cette option pourra être activée ultérieurement si nécessaire.
 
Version Windows du client :
 
 
Version Linux du client :
 
 
Le dossier est désormais synchronisé automatiquement tant que cet ordinateur est connecté à internet.

Installer le client de synchronisation sur Android ou iOS

Télécharger le logiciel Nextcloud depuis le magasin d'application (Play Store ou App Store).
 
 
* iOS
 
Attention ! Ce n'est pas l'application Nextcloud Talk !
 
A l'ouverture de l'application, cliquez sur Se Connecter.
 
 
Entrez ensuite l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr et validez.
 
 
Identifiez vous avec vos identifiants habituels.
 
 
L'application mobile ne synchronise aucun fichier ou dossier par défaut. Pour synchroniser automatiquement un fichier ou un dossier sur le smartphone, cliquez sur le menu "3 point" au niveau du fichier ou du dossier, puis sur Synchroniser.
 

Qu'est ce que l'édition collaborative et comment l'utiliser ?

L'édition collaborative est la possibilité d'ouvrir en écriture un même document à plusieurs et d'y apporter des modifications simultanément. Toute modification effectuée par l'un des éditeurs est instantanément visible des autres.
 
Cette fonctionnalité est fournie par le logiciel libre OnlyOffice pour les fichiers de type document (.docx), classeur/tableur (.xlsx) et présentation (.pptx).
 
Important : l'édition collaborative utilise des licences serveur limitées tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document dans ce mode que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.
Pour des documents non partagés ou dont l'édition est généralement faite par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office).
Voir la question Les limites de l'édition collaborative pour davantage d'informations.
 
L'accès à l'édition collaborative se fait :
 
* Depuis le navigateur, en cliquant sur un fichier dont le format est pris en charge, celui est ouvert dans OnlyOffice en mode collaboratif.
 
* Depuis le logiciel OnlyOffice pour ordinateurs, dans l'option Se connecter à un cloud puis Ajouter cloud, saisir l'adresse cloud.univ-avignon.fr. L'ouverture d'un document se fera en mode collaboratif.
 
L'éditeur OnlyOffice, qu'il soit utilisé dans le navigateur ou comme logiciel, est très similaire à votre suite bureautique habituelle.
 
Les formats pris en charge pour l'édition collaborative sont :
 
* Les fichiers Microsoft OpenXML (Microsoft Office : .doc, .docx, .xls, .xlsx)
* Les fichiers CSV et RTF
 
Les fichiers issus de LibreOffice et OpenOffice doivent être convertis pour être compatibles avec l'édition collaborative, via le menu trois pointspuis "Convertir avec ONLYOFFICE".

Les limites de l'édition collaborative

Ce service est en mode expérimental ET en cours de finalisation.
 
Nous sommes notamment limités à 20 usagers en édition simultanée et il reste encore quelques bugs à corriger.
 
Important : l'édition collaborative utilise une licence tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document (docx, xlsx ou pptx) dans l'interface web que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.
 
Pour contourner cette limitation, vous pouvez :
* pour des documents non partagés ou dont l'édition n'est généralement faite que par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office) lorsque les fichiers sont synchronisés sur votre poste de travail,
* pour des documents avec mise en forme simple, utiliser le format texte (format https://fr.wikipedia.org/wiki/Markdown), pas d'utilisation de licence pour l'édition en ligne.
 
Vous pouvez consulter ce tableau de bord cloud pour connaître le nombre d'éditions collaboratives simultanées.