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Stockage cloud et édition collaborative Cloud : documents collaboratifs, synchronisation

Présentation du service "cloud"

Le service Cloud est basé sur les logiciels libres Nextcloud et OnlyOffice, hébergés et exploités par l'Université. Il permet de stocker des documents, de les partager et de les synchroniser facilement sur plusieurs appareils.
 
Ce service n'est pas ouvert aux étudiants, il est réservé aux personnels de l'établissement.
 
Ce service est actuellement au stade d'expérimentation et de test, cela signifie que :
 - nous devons identifier les dysfonctionnements et les difficultés techniques à résoudre,
 - il faut définir un cadre d'usages à proposer aux futurs utilisateurs,
 - certaines fonctionnalités peuvent apparaître ou disparaître sans préavis.
 - nous ne sommes pas en mesure d'assurer une disponibilité optimale du service
 - la pérennité des données que vous déposez est assurée
 - le nombre d'utilisation simultanée de l'édition collaborative est limité à 100 (voir Les limites de l'édition collaborative)
 
Si vous souhaitez utiliser ce service dès à présent :
 - veuillez tenir compte de ce statut expérimental,
 - n'hésitez pas à faire vos retours à la DOSI par ticket, cela nous aidera.
 
L'espace disponible par utilisateurs est limité et peut évoluer à la baisse ou à la hausse.
 
Vous pouvez consulter les statistiques d'utilisation du service avec ce tableau de bord.
 
Les point forts :
 
* Accessible partout, même hors université, sans nécessiter de connexion VPN
* Utilisation depuis Windows, Linux, MacOS, Android, iOS avec installation ou dans un navigateur web sans installation
* Synchronisation automatique du contenu stocké sur vos différents appareils
* Partage de fichiers et dossiers en toute autonomie, en lecture seule ou écriture
* Possibilité de partager avec quelqu'un ne disposant pas d'une identité numérique Avignon Université
* Édition collaborative en ligne des fichiers "bureautiques"
 
Et maintenant ?
 
* En savoir davantage sur la synchronisation
* Utiliser la synchronisation sur smartphone Android et iOS

Accéder au service "cloud" depuis votre navigateur.

Le service cloud d'Avignon Université est accessible à partir de n'importe quel navigateur connecté à Internet. Il est également disponible pour tous les systèmes d'exploitation Windows, macOS ou Linux, ainsi que sur vos smartphones.

Vous n'avez pas besoin d'être connecté au VPN pour y accéder ; il vous faut cependant disposer d'une identité numérique en cours de validité.

Pour vous y connecter, rendez-vous sur cloud.univ-avignon.fr.

À partir de cette interface, vous avez également accès aux outils collaboratifs en ligne (traitement de texte, tableur, présentation).

Synchronisation : utiliser ses données sans connexion réseau

Pour utiliser Cloud, certaines personnes auront tendance à utiliser naturellement le navigateur. Mais cette habitude requiert la disponibilité d'une connexion à l'Internet. Pour lever cette contrainte, la synchronisation est un moyen additionnel pour utiliser Cloud avec un ordinateur.
 
Sur les ordinateurs (Windows, Mac, Linux), il est possible d'installer un programme dit client de synchronisation.
Il permet :
* de se connecter à Cloud quand l'appareil dispose d'une connexion réseau
* de choisir tout ou partie de vos répertoires de Cloud (configuration du client de synchronisation)
* attention car la volumétrie des données choisies peut être importante et surcharger le stockage interne de votre appareil
* de maintenir à jour les fichiers des répertoires choisis dès qu'ils ont été modifiés
    * si la modification a été faite dans Cloud, le fichier est téléchargé sur votre appareil
    * si la modification a été faite sur votre appareil, le client la transfert sur Cloud
 
Risque de conflit
Évidemment, il y a un risque de conflit si :
* vous synchronisez un fichier particulier et vous le modifiez sur votre ordinateur
* pendant que vous l'éditez, et avant que votre client de synchronisation n'envoie votre nouvelle version du fichier à Cloud
* Cloud a enregistré une autre version du fichier (par exemple quelqu'un l'a édité avec son navigateur web)
Votre client fait face à 2 nouvelles versions du fichier, il y a conflit sur la synchronisation de ce fichier, il faut maintenant le résoudre.
 
Résolution de conflit de fichier
Lorsqu'il y a conflit sur la version d'un fichier, votre client de synchronisation vous propose :
* de télécharger la version problématique de Cloud
* que vous lui indiquiez la version à conserver (sachant que l'autre version est perdue) : celle sur votre appareil ou celle sur Cloud
 
Pour installer le client de synchronisation

Installer le client de synchronisation sur un ordinateur

 
Si votre ordinateur est géré par la DOSI, l'installation se fait par une demande d'intervention.
 
Sinon, téléchargez le client de synchronisation :
 
 
Au lancement, cliquez sur Se connecter à Nextcloud
 
 
Entrez l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr
 
 
Un écran vous demande de confirmer que vous souhaitez bien accéder à votre compte depuis votre ordinateur avec le client de synchronisation (Desktop Client).
 
Cliquez sur Se connecter.
 
 
Si vous n'avez pas déjà ouvert de session aujourd'hui, faites le comme habituellement dans le navigateur.
 
Un second écran vous demande de confirmer l'accès à votre compte.
 
Cliquez sur Autoriser l'accès.
 
 
Enfin, vous pouvez choisir l'emplacement sur votre ordinateur du dossier qui se synchronisera avec le cloud.
 
Par défaut, ce dossier est nommé Nextcloud et il est situé à la racine de votre répertoire personnel.
 
Pour le changer, cliquer sur le bouton situé sous Dossier local.
 
Toutes les autres options doivent être laissées par défaut.

Sous Windows, il est conseillé d'utiliser les dossiers virtuels qui permettent de limiter l'espace utilisé sur le disque tout en ayant la vision sur toute l'arborescence.
Attention cependant : avec les dossiers virtuels, les fichiers/dossiers sont synchronisés à la demande (à l'ouverture) ou avec un clic droit -> Toujours conserver sur cet appareil.
Pensez y pour anticiper votre travail hors ligne !
 
Version Windows du client :
 
 
Version Linux du client :
 
 
Le dossier est désormais synchronisé automatiquement tant que cet ordinateur est connecté à internet.

Installer le client de synchronisation sur Android ou iOS

Télécharger le logiciel Nextcloud depuis le magasin d'application (Play Store ou App Store).
 
 
* iOS
 
Attention ! Ce n'est pas l'application Nextcloud Talk !
 
A l'ouverture de l'application, cliquez sur Se Connecter.
 
 
Entrez ensuite l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr et validez.
 
 
Identifiez vous avec vos identifiants habituels.
 
 
L'application mobile ne synchronise aucun fichier ou dossier par défaut. Pour synchroniser automatiquement un fichier ou un dossier sur le smartphone, cliquez sur le menu "3 point" au niveau du fichier ou du dossier, puis sur Synchroniser.
 

Qu'est ce que l'édition collaborative et comment l'utiliser ?

L'édition collaborative est la possibilité d'ouvrir en écriture un même document à plusieurs et d'y apporter des modifications simultanément. Par défaut, toute modification effectuée par l'un des éditeurs est instantanément visible des autres, mais la fonctionnalité Rétablir (contraire d'Annuler) n'est pas disponible. Voir la question Les limites de l'édition collaborative pour davantage d'informations.
 
L'édition collaborative est fournie par le logiciel libre OnlyOffice pour les fichiers de type document (.docx), classeur/tableur (.xlsx) et présentation (.pptx).
 
Important : l'édition collaborative utilise des licences serveur limitées tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document dans ce mode que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.
Pour des documents non partagés ou dont l'édition est généralement faite par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office).
Voir la question Les limites de l'édition collaborative pour davantage d'informations.
 
 
L'accès à l'édition collaborative se fait :
* Depuis le navigateur, en cliquant sur un fichier dont le format est pris en charge ; celui est ouvert dans OnlyOffice en mode collaboratif.
* Depuis le logiciel OnlyOffice pour ordinateurs, dans l'option Se connecter à un cloud puis Ajouter cloud, saisir l'adresse cloud.univ-avignon.fr. L'ouverture d'un document se fera en mode collaboratif.
 
L'éditeur OnlyOffice, qu'il soit utilisé dans le navigateur ou comme logiciel, est très similaire à votre suite bureautique habituelle.
 
 
Les formats pris en charge pour l'édition collaborative sont :
* Les fichiers Microsoft OpenXML (.docx, .xlsx, .pptx, mais pas .doc, .xls, .ppt)
* Les fichiers CSV et RTF
 
Les autres fichiers issus de Microsoft Office, LibreOffice ou OpenOffice doivent être convertis pour être compatibles avec l'édition collaborative, via le menu trois points puis "Convertir avec ONLYOFFICE".

Les limites de l'édition collaborative

Ce service est en mode expérimental ET en cours de finalisation.
 
Nous sommes notamment limités à 100 usagers en édition simultanée et il reste encore quelques bugs à corriger.
 
Important : l'édition collaborative utilise une licence tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document (docx, xlsx ou pptx) dans l'interface web que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.
 
Pour contourner cette limitation, vous pouvez :
* pour des documents non partagés ou dont l'édition n'est généralement faite que par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office) lorsque les fichiers sont synchronisés sur votre poste de travail,
* pour des documents avec mise en forme simple, utiliser le format texte (format https://fr.wikipedia.org/wiki/Markdown), pas d'utilisation de licence pour l'édition en ligne.
 
Vous pouvez consulter ce tableau de bord cloud pour connaître le nombre d'éditions collaboratives simultanées.

Pourquoi je ne peux pas éditer un fichier de type document alors que j'en ai les autorisations ?

Si vous ouvrez un fichier de type bureautique avec OnlyOffice et que vous ne pouvez pas le modifier alors que vous devriez pouvoir, c'est certainement à cause du format qui n'est pas pris en charge par l'éditeur collaboratif.
 
2 alternatives pour remédier à la situation :
* ouvrir le fichier directement sur votre ordinateur (avec téléchargement ou via la synchronisation)
* convertir le fichier : se reporter à la partie formats pris en charge de la question Qu'est ce que l'édition collaborative et comment l'utiliser ?

Comment utiliser le gestionnaire de tâche disponible dans le cloud (Deck) ?

Deck est un outil d’organisation de type Kanban destiné à la planification personnelle et à l’organisation de projets pour les équipes

Vous pouvez y accéder depuis l'icone "Deck" situé dans le menu du haut :

  • Ajoutez vos tâches aux cartes et mettez-les en ordre
  • Ajouter des notes supplémentaires (faciles à mettre en forme)
  • Attribuez des étiquettes pour une meilleure organisation
  • Partagez avec votre équipe
  • Joignez des fichiers et intégrez-les dans votre description
  • Discutez avec votre équipe à l’aide de commentaires
  • Gardez une trace des changements dans le flux d’activité
  • Organisez votre projet
Vous pouvez partager vos tableaux avec des personnes mais il n'est pas éditable en mode collaboratif.
Lorsque vous éditez/ajoutez une carte, vous devez sauvegarder la carte pour qu'elle soit visible par tous.
 
Voici le lien vers la documentation utilisateur officiel du Deck en anglais : https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/
 

Bonnes pratiques

Voici quelques bonnes pratiques concernant l'utilisation de cloud AU :
 
L'édition collaborative
 
Stockage limité
Le stockage est limité pour chaque utilisateur, nous vous conseillons d'effectuer un tri régulier de vos fichiers et dossiers
 
Partage de dossier/fichier
Mettre à jour régulièrement les fichiers / dossiers en supprimant les partages devenus obsolètes.
 
Transmettre un lien vers un dossier ou fichier
Si vous souhaitez transmettre un lien vers un dossier/fichier, deux choix s'offrent à vous :
           - Attention les liens de partage donnent accès au fichier/dossier à toutes personnes disposant de ce lien (ce lien peut être diffusé sans que le propriétaire soit avertit)
           - Une date d'expiration d'un mois est configurée par défaut

Organisation
Nous vous conseillons de mettre en place une organisation interne au sein de votre service pour garder une cohérence sur les fichiers et dossiers partagés.

Utilisateurs de Linux et MacOS
Windows est moins tolérant concernant le nommage des fichiers et dossiers. Afin d'éviter de faire apparaître des avertissements ou erreurs chez vos collègues utilisant Windows, il convient de :
   - Ne pas mettre d'espace en début ou en fin de nom de fichier/dossier
   - Ne pas utiliser de caractères interdits dans les noms par Windows * " / \ < > : | ?