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Stockage cloud et édition collaborative Cloud : partager fichier et dossier

Comment paramétrer un dossier de destination par défaut pour les dossiers et fichiers partagés ?

Lorsqu'on vous partage des fichiers ou dossiers, ceux-ci se positionnent par défaut à la racine de votre arborescence.
 
Vous pouvez paramétrer un dossier de destination par défaut pour que ces fichiers et dossiers soit ranger automatiquement dans ce dossier paramétré.
 
Pour cela, rendez-vous sur https://cloud.univ-avignon.fr :
   - Cliquer sur vos initiales en haut à droite
   - Cliquer sur "Paramètres personnels"
   - Dans le menu de gauche, cliquer sur "Partage"
   - Dans la partie "Partage", cliquer sur le champ "Définir le dossier par défaut pour les partages acceptés"
   - Choisir un dossier existant cible ou en créer un nouveau en cliquant sur le "+"
   - Cliquer sur "Choisir"
 
Voici un gif explicatif
 

Partager fichier ou dossier avec des personnes

Il est possible de partager des fichiers ou des dossiers avec d'autres personnes, qu'elles soient
* membres de l'université → voir Partager avec une personne de l'université
* hors université → voir Partager avec une personne hors université

Cliquez sur l'icône de partage de votre fichier ou dossier.
Bouton de partage

 
S'il est déjà partagé, la Mention « Partagé » apparaît
Aparrence d'un partage interne
ou
Icône d'un partage externe et éventuellement interne

 
Le menu de partage s'affiche à droite.
Menu de partage de fichier

Ajouter des fichiers ou dossiers en favoris

Il est possible d'ajouter un fichier ou dossier en favori, ce qui permet de placer les documents ciblés en haut de la liste, pour une meilleure accessibilité :
favoris
 
Pour ajouter un dossier en favori il suffit de se rendre dans les options du dossier ou du fichiers : les 3 petits points "..."
En cliquant dessus, un menu déroulant apparaît, c'est la première option :
 
 
 
On peut retrouver l'ensemble des fichiers et dossiers partagés dans le menu de gauche "Favoris", sur la page principal de cloud.univ-avignon.fr

Partager avec une personne ou un groupe de l'université (partage interne)

Il faut que votre collaborateur ait donc une identité numérique.

Dans le champ de recherche, saisir le nom de la personne avec laquelle partager.
Saisie d'une personne ayant une identité numérique

 
On peut également saisir un groupe (comme une structure : service, pôle, …)
Saisie d'une structure au sein d'un service

La personne (mais pas le groupe) recevra un mail l’informant que vous avez partagé un fichier avec elle.
Vous pouvez régler les autorisations avec le menu de la personne (ou du groupe), en particulier une date d'expiration. Voir Modifier les paramètres d'un partage interne.

Il est possible de renvoyer vers un fichier en particulier sans refaire un partage spécifique, voir Partage avec lien interne.

Partage avec lien interne

Lorsqu'on a déjà partagé un ensemble de fichiers avec des personnes ou un groupe de l'université (Partager fichier ou dossier avec des personnes), on a parfois besoin de désigner un fichier particulier (dans un mail par exemple). Au lieu de partager explicitement ce fichier une 2ème fois, il suffit d'utiliser le lien interne (la 1ère fois étant le partage de l'ensemble de fichiers).
Pour cela, ouvrir le panneau de partage en cliquant sur l'icône "Partage" sur le dossier/fichier voulu :
 
Puis :
 

 
Le lien est copié automatiquement lorsqu'on clique sur le bouton.
 
Notez que ce lien ne fonctionnera que pour les collègues ayant déjà les autorisations sur le fichier. On peut le vérifier avec le menu Autres utilisateurs ayant accès.

Modifier les paramètres d'un partage interne

Les partages peuvent être paramétrés afin, entre autres, de :
* choisir les actions possibles des destinataires des partages (lecture seule, modification, repartage, etc.)
* choisir une date d'expiration pour éviter d'oublier de supprimer le partage
 
Pour accéder aux paramètres, il faut passer par le menu des 3 petits points du partage correspondant :
 
 
 
On arrive ensuite dans le menu de personnalisation du partage :
 

Supprimer un partage interne

Pour supprimer un partage interne, il faut passer par les paramètres avancés de ce partage. Voir Modifier les paramètres d'un partage interne.

Partager avec une personne hors université

Pour partager un fichier ou un dossier (et son contenu), le principe est d'envoyer un lien web à votre collaborateur hors université par mail.
 
On peut procéder de 2 façons différentes
* partager avec une adresse mail
* partager par un lien
 
Considérations sur la sécurité
 
Dès qu'on partage des fichiers ou dossiers par une adresse mail ou un lien, on ne maîtrise plus qui peut accéder à ces données : il suffit de connaître l'adresse du lien pour y accéder depuis le web. Pour cette raison, il est important de faire attention à ne mettre que les autorisations nécessaire (ne pas autoriser la modification par exemple) et prendre l'habitude de définir une date d'expiration.

Si on supprime un partage et qu'on le recrée, le lien de partage sera différent. C'est un moyen de rendre obsolète un lien généré précédemment pour le partager avec de nouvelles personnes.

Partage avec une adresse mail

Outre l'envoi automatique du lien par mail, l'intérêt de cette méthode est que le partage est clairement associé à une adresse mail et des permissions spécifiques. On peut créer autant de partage de ce type que nécessaire. On peut régler les autorisations avec le menu de l'adresse, en particulier une date d'expiration. Voir figure Détails d'un partage.

Dans le champ de recherche, saisir directement l'adresse de votre correspondant. Il recevra un mail contenant le lien vers le fichier ou dossier partagé.
 
 
Après avoir saisi l'adresse mail de votre correspondant, on arrive sur un formulaire qui permet, entre autre, de :
* modifier les permissions à donner à ce correspondant
* choisir un libellé
* protéger l'accès avec un mot de passe
* paramétrer une date d'expiration (fortement recommandée)
* supprimer le partage après avoir été créé (enregistré)
Ce formulaire est accessible à tout moment par la suite.
 

Partage par un lien de partage

L'intérêt de cette méthode est de disposer d'un lien qu'on peut envoyer aux personnes qui en ont besoin (par exemple sur une liste de diffusion ou dans un message avec plusieurs destinataires).

Dans le menu de partage, cliquer sur le bouton Partager un lien, ce qui génère un lien.
 
Le lien est dès lors copié, il ne reste qu'à le coller dans le message à destination des personnes devant accéder au fichier/dossier.
 
Plus tard, pour récupérer l'adresse du lien, utilisez le bouton suivant.

 
 
Si un partage par lien existe déjà, passer par le menu d'un lien existant, cliquer sur Ajouter un autre lien.
 


On peut choisir les paramètres du partage avec le menu Personnaliser le lien, en particulier une date d'expiration ou les permissions d'accès aux fichiers. Voir Partage avec une adresse mail pour le détail des paramètres.
 
Voir aussi Détails d'un partage ci-dessous.

Supprimer un partage par lien

Dans le menu du partage à supprimer (université ou hors université), cliquer sur Ne plus partager.
 

Détails d'un partage

Récapitulatif visuel des fonctionnalités de partage de documents.
 
 

Partager des documents avec une personne ou un groupe

Il est possible de partager un document ou un dossier avec une personne ou un groupe de personnes, que ceux-ci disposent ou non d'une identité numérique au sein de l'établissement.
 
* Cliquez sur l'icône de partage  en face du fichier ou du dossier à partager. Si des partages sont déjà effectifs pour ce fichier ou ce dossier, l'icône est remplacé par la mention "Partagé".
 
* Dans le menu qui s'ouvre à droite, cherchez le nom de la personne ou du groupe auquel partager dans le champ "Nom ou adresse e-mail" puis cliquez dessus. Si le destinataire ne dispose pas d'un compte Avignon Université, saisir ici son adresse de courrier électronique.
* Son nom (ou son adresse) apparaît en dessous. Cliquez sur le bouton détails et vérifiez le réglage des droits attribués à cet utilisateur⋅rice ou groupe.
 
* Il est possible d'autoriser ou interdire la création, la modification, la suppression, le repartage des fichiers, ainsi que limiter ce partage dans le temps et d'écrire une message pour le destinataire du partage.
 
* Si le destinataire est une adresse de courrier électronique, il est possible de protéger le partage par un mot de passe. Il est recommandé de le faire, car ce type de partage est accessible avec un lien unique. Voir Partage avec une adresse mail.
 
Destinataire interne :
 
 
Destinataire externe :
 
 
* Le destinataire est prévenu par courrier électronique de la réception d'un partage.
 
NB : Il est possible de désigner un dossier qui recevra par défaut tous les partages reçus d'autres utilisateurs. Cliquez sur l'icône portant vos initiales en haut, à droite, puis Paramètres -> Partage -> Définir le répertoire par défaut pour les partages acceptés.

Utiliser les groupes d'utilisateurs

Les groupes structurels (composante/institut, service, laboratoires, équipes, etc ...) sont utilisables depuis le cloud pour partager des documents. Ils sont basés sur le référentiel RH et sont mis automatiquement à jour lorsque les données du référentiel changent. Il est fortement recommandé de s'en servir lorsque c'est adapté.
 
Pour les autres usages (par exemple groupe de travail ou projet) il est possible de créer manuellement des groupes grâce à la fonctionnalité "Cercles".
 
Allez dans l'onglet Contacts, puis Cercles.
 
L'icône + permets de créer un Cercle.
 
Choisissez ensuite un nom, puis cliquez sur Ajouter des membres. Une adresse de courrier électronique peut être membre d'un Cercle.
 
Plusieurs options sont disponibles afin d'augmenter ou limiter la visibilité de ce cercle ainsi que la possibilité pour un utilisateur de demander spontanément à le rejoindre.
 
Le Cercle est ensuite utilisable avec son nom lors du partage d'un fichier ou d'un dossier.
 
NB : Un Cercle peut être membre d'un autre Cercle afin de faciliter la gestion de multiples groupes d'utilisateurs dont une partie est commune.

Qu'est ce qu'un "Dossier de groupe" ?

Un dossier de groupe est un dossier accessible à un ensemble de personnes. Toutes ces personnes ont par défaut les mêmes autorisations en terme de lecture, écriture, et repartage. Il est possible par la suite de distinguer par utilisateur ces autorisations.

Le dossier de groupe n'est rattaché à aucun compte personnel, il n'utilise donc pas le quota des utilisateurs et les données associées ne seront pas supprimées comme ce serait le cas avec un dossier partagé par quelqu'un en particulier.

Il permet de partager des documents avec un groupe de personnes comme on le ferait avec un lecteur réseau de service, mais avec la facilité des fonctionnalités de cloud.
 
Pour disposer d'un dossier de groupe, vous devez faire une demande d'intervention à la DOSI en précisant :
 
* le nom souhaité du dossier de groupe,
* la structure (un service, un labo, une équipe, un institut, un pôle, une équipe, …) ou la liste des personnes qui doivent accéder au dossier,
* les personnes référentes qui géreront les droits internes du dossier, il vaut mieux en avoir plusieurs (voir la question Comment gérer les droits à l'intérieur d'un dossier de groupe ?)

Comment reconnaitre les "dossiers partagés" et les "dossier de groupe ?

Dans l'interface, un dossier partagé apparait avec cette icône :
 
Un dossier de groupe apparait avec cette icône :

Comment gérer les droits à l'intérieur d'un dossier de groupe ?

En tant que référent, vous pouvez modifier les droits à l'intérieur du dossier partagé de service.
Pour cela cliquez sur l'icone de partage du dossier concerné entouré en rouge ci-dessous :
 
 
Puis cliquez sur "ajouter une règle d'autorisation avancée" comme ci dessous
 
 
On peut distinguer deux cas :
   - 1er cas : Je veux interdire à tout le monde sauf quelques personnes
         Ajouter le(s) groupe(s) correspondant au dossier en interdisant les opérations souhaitées (Écriture, Création, Supprimer, Partager)
         Ajouter une nouvelle règle pour chaque personne autorisée en autorisant les opérations interdites au groupe ci-dessus
 
 
   - 2ème cas : Je veux autoriser à tout le monde sauf quelques personnes
         Ajouter une nouvelle règle pour chaque personne en interdisant les opérations souhaitées (Écriture, Création, Supprimer, Partager)
 
 

Partage de fichiers : renommage après partage, conflit de noms et renommage automatique

Partager un fichier ou un répertoire à quelqu'un est très simple et très pratique. Mais concrètement, cela peut générer des cas conflictuels qui ne peuvent être résolus que par des comportements qui pourraient paraître contre-intuitifs.
 
 
Renommage après partage
Considérons l'exemple 1 :
* Sonia possède le fichier plante_bourgeon.
* Elle partage le fichier avec Martin, il voit donc un fichier plante_bourgeon qui est partagé avec lui.
* Sonia renomme le fichier en plante_fleur. Ce changement de nom ne sera pas visible par Martin.
 
À partir de là
* les 2 voient le fichier avec les mêmes données à l'intérieur
* toute modification est visible par les 2
* le nom de ce fichier diffère en fonction de l'utilisateur (plante_bourgeon pour Martin, plante_fleur pour Sonia)
Réciproquement, si c'est Martin qui renomme le fichier, Sonia continuera de voir le fichier avec son nom originel.
 
 
Conflit de nom
Considérons l'exemple 2 :
* Sonia partage à Martin son répertoire Projets
* Quelques temps plus tard, Émilie partage à Martin son répertoire qui s'appelle aussi Projets
* Martin devrait voir 2 répertoires qui s'appellent Projets dans ce qui est partagé avec lui.
    * Mais cela est impossible car les systèmes informatiques ne peuvent pas gérer au même endroit 2 objets avec le même nom
    * Il y a un conflit entre les 2 répertoires qui portent le même nom
 
À partir de là, il y a plusieurs possibilités
* Martin aurait pu déplacer le répertoire de Sonia ailleurs que l'emplacement qui reçoit ce qui est partagé avec lui
    * en effet, il est possible de déplacer des fichiers/répertoires partagés avec soi pour les organiser à son goût (voir la question paramétrer un dossier de destination par défaut pour les dossiers et fichiers partagés)
    * cela aurait empêcher le conflit de nom, donc pas de problème
* Martin aurait pu renommer le répertoire de Sonia, par exemple en Projets_de_Sonia
    * cela aurait empêcher le conflit de nom, donc pas de problème
* Martin n'a pas déplacé ni renommé le répertoire de Sonia, voir ci-dessous Renommage automatique.
 
 
Conflit partiel
En reprenant l'exemple 2 :
* les 2 partages ont exactement le même nom Projets, aux majuscules et minuscules près (à la casse près)
* c'est ce qui génère le conflit
Il y aurait pu y avoir une différence de casse, par exemple
* Sonia partage à Martin : Projets
* Émilie partage à Sonia : PROJETS
Dans ce cas
* il n'y a pas de conflit pour cloud, les 2 noms sont visibles sur les pages web
* cela peut poser problème si ces répertoires sont synchronisés sur l'ordinateur de Martin par un client de synchronisation
    * les systèmes informatiques dignes de ce nom savent gérer des noms qui ne diffèrent que par la casse, donc pas de problème
    * Windows ne sait pas gérer, il y aura alors un problème de synchronisation
        * pour résoudre le problème, il faudra que Martin change manuellement le nom d'un des répertoire au moins, indépendamment de la casse
 
 
Renommage automatique
En reprenant l'exemple 2
* Martin reçoit donc un partage d'Émilie qui rentre en conflit avec le premier de Sonia
    * ce type de conflit est géré automatiquement pour que Martin reçoive quand même le partage d'Émilie
    * le premier répertoire que Martin a "reçu" de Sonia va être automatiquement renommé Projets (2)
    * le répertoire partagé d'Émilie est donc "reçu" tel quel, et visible par Martin avec le nom choisi par Émilie