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Stockage cloud et édition collaborative Cloud : partager fichier et dossier

Partager fichier ou dossier avec des personnes

Il est possible de partager des fichiers ou des dossiers avec d'autres personnes, qu'elles soient
* membres de l'université → voir Partager avec une personne de l'université
* hors université → voir Partager avec une personne hors université

Cliquez sur l'icône de partage de votre fichier ou dossier.
Bouton de partage

 
S'il est déjà partagé, la Mention « Partagé » apparaît
Aparrence d'un partage interne
ou
Icône d'un partage externe et éventuellement interne

 
Le menu de partage s'affiche à droite.
Menu de partage de fichier

Partager avec une personne de l'université

Il faut que votre collaborateur ait donc une identité numérique.

Dans le champ de recherche, saisir le nom de la personne avec laquelle partager.
Saisie d'une personne ayant une identité numérique

 
On peut également saisir un groupe (comme une structure : service, pôle, …)
Saisie d'une structure au sein d'un service

La personne (mais pas le groupe) recevra un mail l’informant que vous avez partagé un fichier avec elle.
Vous pouvez régler les autorisations avec le menu de la personne (ou du groupe), en particulier une date d'expiration.

Il est possible de renvoyer vers un fichier en particulier sans refaire un partage spécifique, voir Partage avec lien interne.

Partage avec lien interne

Lorsqu'on a déjà partagé un ensemble de fichiers avec des personnes ou un groupe de l'université, on a parfois besoin de désigner un fichier particulier (dans un mail par exemple). Au lieu de partager explicitement ce fichier une 2ème fois, il suffit d'utiliser le lien interne (la 1ère fois étant le partage de l'ensemble de fichiers).

 
Le lien est copié automatiquement lorsqu'on clique sur le bouton.
 
Notez que ce lien ne fonctionnera que pour les collègues ayant déjà les autorisations sur le fichier. On peut le vérifier avec le menu Autres utilisateurs ayant accès.

Partager avec une personne hors université

Pour partager un fichier ou un dossier (et son contenu), le principe est d'envoyer un lien web à votre collaborateur hors université par mail.
 
On peut procéder de 2 façons différentes
* partager avec une adresse mail
* partager par un lien
 
Considérations sur la sécurité
 
Dès qu'on partage des fichiers ou dossiers par une adresse mail ou un lien, on ne maîtrise plus qui peut accéder à ces données : il suffit de connaître l'adresse du lien pour y accéder depuis le web. Pour cette raison, il est important de faire attention à ne mettre que les autorisations nécessaire (ne pas autoriser la modification par exemple) et prendre l'habitude de définir une date d'expiration.

Si on supprime un partage et qu'on le recrée, le lien de partage sera différent. C'est un moyen de rendre obsolète un lien généré précédemment pour le partager avec de nouvelles personnes.

Partage avec une adresse mail

Outre l'envoi automatique du lien par mail, l'intérêt de cette méthode est que le partage est clairement associé à une adresse mail. On peut créer autant de partage de ce type que nécessaire. On peut régler les autorisations avec le menu de l'adresse, en particulier une date d'expiration. Voir figure Détails d'un partage.

Dans le champ de recherche, saisir directement l'adresse de votre correspondant. Il recevra un mail contenant le lien vers le fichier ou dossier partagé.

Partage par un lien

L'intérêt de cette méthode est de disposer d'un lien qu'on peut envoyer aux personnes qui en ont besoin (par exemple sur une liste de diffusion ou dans un message avec plusieurs destinataires).

Dans le menu de partage, cliquer sur le bouton Partager un lien, ce qui génère un lien.
 
Le lien est dès lors copié, il ne reste qu'à le coller dans le message à destination des personnes devant accéder au fichier/dossier. Pour récupérer l'adresse du lien, utilisez le bouton suivant.


Si un partage par lien existe déjà, passer par le menu d'un lien existant, cliquer sur Ajouter un lien. Il peut être nécessaire de faire défiler le menu, voir exemple ci-dessous.


On peut régler les autorisations avec le menu du partage, en particulier une date d'expiration. Voir figure Détails d'un partage ci-dessous.

Supprimer un partage

Dans le menu du partage à supprimer (université ou hors université), cliquer sur Ne plus partager. Il peut être nécessaire de faire défiler le menu, voir exemple ci-dessous.
 

Détails d'un partage

Récapitulatif visuel des fonctionnalités de partage de documents.
 
 

Utiliser les groupes d'utilisateurs

Les groupes structurels (composante/institut, service, laboratoires, équipes, etc ...) sont utilisables depuis le cloud pour partager des documents. Ils sont basés sur le référentiel RH et sont mis automatiquement à jour lorsque les données du référentiel changent. Il est fortement recommandé de s'en servir lorsque c'est adapté.
 
Pour les autres usages (par exemple groupe de travail ou projet) il est possible de créer manuellement des groupes grâce à la fonctionnalité "Cercles".
 
Allez dans l'onglet Contacts, puis Cercles.
 
L'icône + permets de créer un Cercle.
 
Choisissez ensuite un nom, puis cliquez sur Ajouter des membres. Une adresse de courrier électronique peut être membre d'un Cercle.
 
Plusieurs options sont disponibles afin d'augmenter ou limiter la visibilité de ce cercle ainsi que la possibilité pour un utilisateur de demander spontanément à le rejoindre.
 
Le Cercle est ensuite utilisable avec son nom lors du partage d'un fichier ou d'un dossier.
 
NB : Un Cercle peut être membre d'un autre Cercle afin de faciliter la gestion de multiples groupes d'utilisateurs dont une partie est commune.