PARTAGE - Outils collaboratifs Stockage cloud et édition collaborative

Le service Cloud est basé sur les logiciels libres Nextcloud et OnlyOffice, hébergés et exploités par l'Université. Il permet de stocker des documents, de les partager et de les synchroniser facilement sur plusieurs appareils.

 

 

 

L'espace disponible par utilisateurs est de 6 Go (cette valeur évoluera avec l'extension du service).

 

 

* Accessible partout, y compris hors de l'Université, sans nécessiter de connexion VPN

* Utilisation depuis Windows, Linux, MacOS, Android, iOS avec installation ou dans un navigateur web sans installation

* Synchronisation automatique du contenu stocké sur vos différents appareils

* Partage de fichiers et dossiers en toute autonomie, en lecture seule ou écriture

* Possibilité de partager avec quelqu'un ne disposant pas d'une identité numérique Avignon Université

* Édition collaborative en ligne des fichiers Microsoft Office, Open Office, Libre Office

 

L'accès au service se fait :

 

* Dans un navigateur web à l'adresse https://cloud.univ-avignon.fr

* Par le client de synchronisation

* Par le client pour smartphone Android et iOS

 

Si votre ordinateur est géré par la DOSI, l'installation se fait par une demande d'intervention.

 

Sinon, téléchargez le client de synchronisation :

 

* Windows

* Linux

* MacOS 10.12 et +

 

Au lancement, cliquez sur Se connecter à Nextcloud

 

 

Entrez l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr

 

 

Un écran vous demande de confirmer que vous souhaitez bien accéder à votre compte depuis votre ordinateur avec le client de synchronisation (Desktop Client).

 

Cliquez sur Se connecter.

 

 

Si vous n'avez pas déjà ouvert de session aujourd'hui, faites le comme habituellement dans le navigateur.

 

Un second écran vous demande de confirmer l'accès à votre compte.

 

Cliquez sur Autoriser l'accès.

 

 

Enfin, vous pouvez choisir l'emplacement sur votre ordinateur du dossier qui se synchronisera avec le cloud.

 

Par défaut, ce dossier est nommé Nextcloud et il est situé à la racine de votre répertoire personnel.

 

Pour le changer, cliquer sur le bouton situé sous Dossier local.

 

Toutes les autres options doivent être laissées par défaut.

Sous Windows, il est déconseillé d'utiliser les dossier virtuels, cette option pourra être activée ultérieurement si nécessaire.

 

Version Windows du client :

 

 

Version Linux du client :

 

 

Le dossier est désormais synchronisé automatiquement tant que cet ordinateur est connecté à internet.

Télécharger le logiciel Nextcloud depuis le magasin d'application (Play Store ou App Store).

 

 

* Android

* iOS

 

Attention ! Ce n'est pas l'application Nextcloud Talk !

 

A l'ouverture de l'application, cliquez sur Se Connecter.

 

 

Entrez ensuite l'adresse du service : cloud.univ-avignon.fr et validez.

 

 

Identifiez vous avec vos identifiants habituels.

 

 

L'application mobile ne synchronise aucun fichier ou dossier par défaut. Pour synchroniser automatiquement un fichier ou un dossier sur le smartphone, cliquez sur le menu "3 point" au niveau du fichier ou du dossier, puis sur Synchroniser.

 

L'édition collaborative est la possibilité d'ouvrir en écriture un même document à plusieurs et d'y apporter des modifications simultanément. Toute modification effectuée par l'un des éditeurs est instantanément visible des autres.

 

Cette fonctionnalité est fournie par le logiciel libre OnlyOffice pour les fichiers de type document (.docx), classeur/tableur (.xlsx) et présentation (.pptx).

 

Important : l'édition collaborative utilise des licences serveur limitées tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document dans ce mode que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.

Pour des documents non partagés ou dont l'édition est généralement faite par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office).

Voir la question Les limites de l'édition collaborative pour davantage d'informations.

 

 

* Depuis le navigateur, en cliquant sur un fichier dont le format est pris en charge, celui est ouvert dans OnlyOffice en mode collaboratif.

 

* Depuis le logiciel OnlyOffice pour ordinateurs, dans l'option Se connecter à un cloud puis Ajouter cloud, saisir l'adresse cloud.univ-avignon.fr. L'ouverture d'un document se fera en mode collaboratif.

 

L'éditeur OnlyOffice, qu'il soit utilisé dans le navigateur ou comme logiciel, est très similaire à votre suite bureautique habituelle.

 

Les formats pris en charge pour l'édition collaborative sont :

 

* Les fichiers Microsoft OpenXML (Microsoft Office : .doc, .docx, .xls, .xlsx)

* Les fichiers CSV et RTF

 

Les fichiers issus de LibreOffice et OpenOffice doivent être convertis pour être compatibles avec l'édition collaborative, via le menu trois pointspuis "Convertir avec ONLYOFFICE".

Ce service est en mode expérimental ET en cours de finalisation.

 

Nous sommes notamment limités à 20 usagers en édition simultanée et il reste encore quelques bugs à corriger.

 

Important : l'édition collaborative utilise une licence tant qu'un document est ouvert. Prenez soin de n'ouvrir un document (docx, xlsx ou pptx) dans l'interface web que lorsque nécessaire et de refermer le document après édition.

 

Pour contourner cette limitation, vous pouvez :

* pour des documents non partagés ou dont l'édition n'est généralement faite que par une seule personne, il est recommandé de les ouvrir avec votre logiciel habituel (OnlyOffice, LibreOffice ou Microsoft Office) lorsque les fichiers sont synchronisés sur votre poste de travail,

* pour des documents avec mise en forme simple, utiliser le format texte (format https://fr.wikipedia.org/wiki/Markdown), pas d'utilisation de licence pour l'édition en ligne.

 

Vous pouvez consulter ce tableau de bord cloud pour connaître le nombre d'éditions collaboratives simultanées.

Il est possible de partager un document ou un dossier avec une personne ou un groupe de personnes, que ceux-ci disposent ou non d'une identité numérique au sein de l'établissement.

 

 

* Dans le menu qui s'ouvre à droite, cherchez le nom de la personne ou du groupe auquel partager dans le champ "Nom ou adresse e-mail" puis cliquez dessus. Si le destinataire ne dispose pas d'un compte Avignon Université, saisir ici son adresse de courrier électronique.

* Son nom (ou son adresse) apparaît en dessous. Cliquez sur le bouton détails et vérifiez le réglage des droits attribués à cet utilisateur.ice ou groupe.

 

* Il est possible d'autoriser ou interdire la création, la modification, la suppression, le repartage des fichiers, ainsi que limiter ce partage dans le temps et d'écrire une message pour le destinataire du partage.

 

* Si le destinataire est une adresse de courrier électronique, il est possible de protéger le partage par un mot de passe. Il est recommandé de le faire, car ce type de partage est accessible avec un lien unique

 

Destinataire interne :

 

 

Destinataire externe :

 

 

* Le destinataire est prévenu par courrier électronique de la réception d'un partage.

 

NB : Il est possible de désigner un dossier qui recevra par défaut tous les partages reçus d'autres utilisateurs. Cliquez sur l'icône portant vos initiales en haut, à droite, puis Paramètres -> Partage -> Définir le répertoire par défaut pour les partages acceptés.

Les groupes fonctionnels (service, composante, etc ...) ne sont pas encore accessibles depuis le cloud pour les partages.

 

Dans l'attente, ou pour d'autres usages (groupe de travail, par exemple) il est possible de créer manuellement des groupes grâce à la fonctionnalité "Cercles".

 

Allez dans l'onglet Contacts, puis Cercles.

 

L'icône + permets de créer un Cercle.

 

Choisissez ensuite un nom, puis cliquez sur "Ajouter des membres". Une adresse de courrier électronique peut être membre d'un Cercle.

 

Plusieurs options sont disponibles afin d'augmenter ou limiter la visibilité de ce cercle et la possibilité pour un utilisateur de demander spontanément à le rejoindre.

 

Le Cercle est ensuite trouvable par son nom lors du partage d'un fichier ou d'un dossier.

 

NB : Un Cercle peut être membre d'un autre Cercle afin de faciliter la gestion de multiples groupes d'utilisateurs dont une partie est commune.