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PARTAGE - Outils collaboratifs Transition vers PARTAGE

Transition vers PARTAGE

Pendant la période de transition entre notre ancienne plateforme de messagerie et l'environnement d'outils collaboratifs PARTAGE, certains se poseront des questions liées au changement. Les questions les plus courantes et leurs réponses seront répertoriées ci-dessous.
Cette rubrique disparaitra après cette période de transition.

Comment récupérer ses contacts ?

Pour récupérer ses contacts il faut les exporter de Thunderbird, supprimer les guillemets (") du fichier exporté, puis importer le fichier dans PARTAGE.
 
Export contact de Thunderbird : 
Menu : Outils > Carnets d'adressess
Dans la nouvelle fenêtre, menu : Outils > Exporter
Choisir le format CSV avec les valeurs séparées par des virgules, choisir un nom de fichier. Ce fichier sera utilisé dans PARTAGE.
 
Suppression des guillemets (")
Ouvrir Libreoffice Writer (ne pas ouvrir directement le fichier sinon il s'ouvrira dans calc)
Ouvrir le fichier et aller dans le menu Édition : choisir Cherche et remplacer.
Dans le champ « Rechercher », saisir un guillemet ("), s'assurer que le champ « Remplacer par » reste vide.
Cliquer sur « Remplacer tout ».
Tous les guillemets du fichier sont supprimés.
Sauvegarder le fichier.
 
Import dans PARTAGE :
Allez dans « Préférences » puis « Importer/Exporter ». Dans l’encart « Importer », sélectionnez le fichier, la détection automatique puis le carnet d’adresses de destination de l’import. Validez par OK.
 
Note :
Vous pouvez importer des carnets d’adresses en provenance d’autres outils. PARTAGE accepte les Formats CSV, Windows Live, Outlook, Thunderbird, Outlook 2003, Yahoo!
Toutefois, la DOSI n'assure pas d'assistance pour ces opérations.
 

Comment récupérer ses "dossiers locaux" de Thunderbird ?

[En cours de rédaction]

Certains utilisateurs ont des mails dans les "dossiers locaux" de leur Thunderbird. Comme leur nom l'indique, ces "dossiers locaux" sont sur le poste de travail, et pas sur le serveur de messagerie. Ils ne sont donc pas accessibles depuis PARTAGE.

Bien sûr, il est toujours possible d'accéder à ces mails dans Thunderbird. Toutefois, il sera préférable de transférer ces dossiers locaux vers Zimbra Desktop (voir "Comment archiver des dossiers localement sur mon ordinateur ?") car ils seront alors dans le même espace de travail que les autres outils PARTAGE (vos mails sur le serveur, vos contacts, agendas, etc.).

Nous mettrons prochainement en ligne ici une documentation pour le transfert des dossiers locaux de Thunderbird vers Zimbra Desktop.

Attention, nous attirons votre attention sur le fait que les dossiers locaux, précédemment dans Thunderbird ou désormais dans Zimbra Desktop, ne bénéficient pas des sauvegardes régulières faites sur les serveurs. Il est préconisé de conserver la totalité des mails importants sur les serveurs. Evidemment, cela suppose de veiller au volume des mails conservés car la taille devotre boite à lettres n'est pas illimitée (voir "La taille de ma boite aux lettres électronique est-elle limitée ?" et "Comment récupérer de la place dans ma boite à lettres ?").

Comment récupérer les "étiquettes" de mes mails ?

Si vous étiez utilisateur des étiquettes dans Thunderbird, généralement associées à des couleurs, ces étiquettes ne sont pas perdues !
Par contre, vous devrez redéfinir le nom de votre choix pour chaque étiquette et, éventuellement leur réassocier une couleur.

Dans PARTAGE, les étiquettes s'appellent des tags (ou libellés).
Vous retrouverez les étiquettes que vous aviez apposées sur vos mails dans l'entête de chaque mail, mais leur nom est devenu $label1, $label2, etc. et elles n'ont plus de couleur associée.

Pour redéfinir les noms et couleurs à votre convenance :
1. créez un nouveau 'tag' avec un clic-droit sur "Tags (libellés)" dans la colonne de gauche
2. choisissez pour le nom du tag créé "$label1" (ou "$label2", etc.) et associez-lui la couleur de votre choix
3. à cette étape, tous vos mails taggés $label1 ont le tag de la couleur choisie
4. éventuellement, vous pouvez opter pour colorer les message taggés en cochant "Message Color" dans Onglet |Préférences| > Mail > Affichage des mails (il sera peut-être nécessaire de "recharger la page" pour que la modification des préférences soit visible)
5. pour nommer le tag selon vos besoin, développez les tags (triangle à gauche de [Tags (libellés)]), et clic-droit sur un tag, puis 'Renommer tag'

Comment récupérer et utiliser mes modèles de mails ?

Lors de la bascule de votre messagerie vers PARTAGE, votre éventuel dossier de modèle a été transféré sous le nom "Templates".
Vous pouvez si vous le souhaitez renommer ce dossier, via un clic-droit sur le nom du dossier, puis "Renommer le dossier".

Pour utiliser un modèle de ce dossier, vous pouvez faire un clic-droit sur le mail-modèle choisi, puis "Modifier comme nouveau mail".
Une fois le mail envoyé, le mail-modèle reste dans le dossier de modèles.

Pourquoi ne peut-on plus utiliser le protocole POP pour la messagerie ?

La DOSI préconise avec insistance d'utiliser les services collaboratifs PARTAGE (messagerie, agenda, contacts, etc.) via votre navigateur web afin de bénéficier au mieux de l'intégration de ces outils.

De plus, cette façon d'accéder à votre messagerie est possible de la même manière, sans configuration nécessaire, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez du moment que vous avez un accès à internet.

L'utilisation de logiciels dédiés (Evolution, Lightning, Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) est toutefois techniquement possible (voir Comment accéder à PARTAGE ?) avec le protocole IMAP. Le protocole POP est depuis plusieurs années de plus en plus délaissé au profit du protocole IMAP pour les raisons suivantes :
  • IMAP permet de conserver l'essentiel de sa messagerie sur le serveur et donc de d'y avoir accès de n'importe où, même si vous n'avez pas avec vous votre porte de travail principal, d'autant que l'espace disponible sur les serveurs a considérablement augmenté ces dernières années
  • vos messages sur le serveur sont sauvegardés de manière régulière, ce qui n'est pas toujours le cas des messages que vous conservez sur votre poste de travail (l'expérience montre que c'est même très rarerment le cas)
  • IMAP permet de faire tout ce que l'on pouvait faire avec POP
  • IMAP permet d'organiser vos messages en dossiers, et de retrouver cette organisation quel que soit le poste de travail utilisé
  • IMAP est bien plus adapté que POP à la mobilité. Par ailleurs, en plus d'IMAP, d'autres solutions existent pour utiliser PARTAGE en mobilité
  • il n'est pas rare que des configurations POP mal maîtrisées lorsque plusieurs postes de travail sont utilisés conduisent à des pertes de mail

Comment récupérer ses listes de destinataires ?

Pour récupérer ses groupes contacts de Thunderbird, il faut exporter les groupes de contacts un par un de Thunderbird, supprimer les guillemets (") du ou des fichier(s) exporté(s), puis importer le ou les fichier(s) dans PARTAGE, puis Créer un groupe de contacts.

 

Export contact de Thunderbird : 

Menu : Outils > Carnets d'adresses

Sélectionner votre groupe à exporter par un simple clic gauche avec la souris.

Dans la nouvelle fenêtre, menu : Outils > Exporter

Choisir un nom pour le fichier (par exemple : le nom du groupe)

Choisir le format CSV avec les valeurs séparées par des virgules, choisir un nom de fichier.

Faire Enregistrer

Ce fichier sera utilisé dans PARTAGE.

 

Suppression des guillemets (")

Ouvrir Libreoffice Writer (ne pas ouvrir directement le fichier sinon il s'ouvrira dans calc)

Ouvrir le fichier et aller dans le menu Édition : choisir Cherche et remplacer.

Dans le champ « Rechercher », saisir un guillemet ("), s'assurer que le champ « Remplacer par » reste vide.

Cliquer sur « Remplacer tout ».

Tous les guillemets du fichier sont supprimés.

Sauvegarder le fichier.

 

Import dans PARTAGE :

Allez dans « Préférences » puis « Importer/Exporter ». Dans l’encart « Importer », sélectionnez le fichier, la détection automatique.

 

Pour créer un nouveau dossier de contact :

En dessous de détection automatique, cliquer sur « Contacts » puis sur « Nouveau », saisir le nom de votre nouveau dossier contacts (par exemple : le nom du groupe), puis faire OK.

 

Créer un groupe de contact :

Allez dans « Contacts » puis dans le dossier précédemment créé.

Sélectionnez tous les contacts du dossier.

Faire un clic droit sur cette liste, puis sélectionnez Groupe > Nouveau Groupe de contacts.

Toutes les adresses sélectionnées seront réunies dans ce groupe.

 

Répéter ces opérations pour tous les groupes de contacts à importer.