Stockage cloud et édition collaborative Cloud : partager fichier et dossier

Lorsqu'on vous partage des fichiers ou dossiers, ceux-ci se positionnent par défaut à la racine de votre arborescence.

 

Vous pouvez paramétrer un dossier de destination par défaut pour que ces fichiers et dossiers soit ranger automatiquement dans ce dossier paramétré.

 

Pour cela, rendez-vous sur https://cloud.univ-avignon.fr :

   - Cliquer sur vos initiales en haut à droite

   - Cliquer sur "Paramètres personnels"

   - Dans le menu de gauche, cliquer sur "Partage"

   - Dans la partie "Partage", cliquer sur le champ "Définir le dossier par défaut pour les partages acceptés"

   - Choisir un dossier existant cible ou en créer un nouveau en cliquant sur le "+"

   - Cliquer sur "Choisir"

 

Voici un gif explicatif

 

 

S'il est déjà partagé, la Mention « Partagé » apparaît

 

Le menu de partage s'affiche à droite.

 

On peut également saisir un groupe (comme une structure : service, pôle, …)

 

Le lien est copié automatiquement lorsqu'on clique sur le bouton.

 

Notez que ce lien ne fonctionnera que pour les collègues ayant déjà les autorisations sur le fichier. On peut le vérifier avec le menu Autres utilisateurs ayant accès.

 

On peut procéder de 2 façons différentes
* partager avec une adresse mail
* partager par un lien

 

 

Dans le menu du partage à supprimer (université ou hors université), cliquer sur Ne plus partager. Il peut être nécessaire de faire défiler le menu, voir exemple ci-dessous.

 

Récapitulatif visuel des fonctionnalités de partage de documents.

 

 

Il est possible de partager un document ou un dossier avec une personne ou un groupe de personnes, que ceux-ci disposent ou non d'une identité numérique au sein de l'établissement.

 

 

* Dans le menu qui s'ouvre à droite, cherchez le nom de la personne ou du groupe auquel partager dans le champ "Nom ou adresse e-mail" puis cliquez dessus. Si le destinataire ne dispose pas d'un compte Avignon Université, saisir ici son adresse de courrier électronique.

* Son nom (ou son adresse) apparaît en dessous. Cliquez sur le bouton détails et vérifiez le réglage des droits attribués à cet utilisateur.ice ou groupe.

 

* Il est possible d'autoriser ou interdire la création, la modification, la suppression, le repartage des fichiers, ainsi que limiter ce partage dans le temps et d'écrire une message pour le destinataire du partage.

 

* Si le destinataire est une adresse de courrier électronique, il est possible de protéger le partage par un mot de passe. Il est recommandé de le faire, car ce type de partage est accessible avec un lien unique

 

Destinataire interne :

 

 

Destinataire externe :

 

 

* Le destinataire est prévenu par courrier électronique de la réception d'un partage.

 

NB : Il est possible de désigner un dossier qui recevra par défaut tous les partages reçus d'autres utilisateurs. Cliquez sur l'icône portant vos initiales en haut, à droite, puis Paramètres -> Partage -> Définir le répertoire par défaut pour les partages acceptés.

Les groupes structurels (composante/institut, service, laboratoires, équipes, etc ...) sont utilisables depuis le cloud pour partager des documents. Ils sont basés sur le référentiel RH et sont mis automatiquement à jour lorsque les données du référentiel changent. Il est fortement recommandé de s'en servir lorsque c'est adapté.

 

Pour les autres usages (par exemple groupe de travail ou projet) il est possible de créer manuellement des groupes grâce à la fonctionnalité "Cercles".

 

Allez dans l'onglet Contacts, puis Cercles.

 

L'icône + permets de créer un Cercle.

 

Choisissez ensuite un nom, puis cliquez sur Ajouter des membres. Une adresse de courrier électronique peut être membre d'un Cercle.

 

Plusieurs options sont disponibles afin d'augmenter ou limiter la visibilité de ce cercle ainsi que la possibilité pour un utilisateur de demander spontanément à le rejoindre.

 

Le Cercle est ensuite utilisable avec son nom lors du partage d'un fichier ou d'un dossier.

 

NB : Un Cercle peut être membre d'un autre Cercle afin de faciliter la gestion de multiples groupes d'utilisateurs dont une partie est commune.

Le dossier de groupe n'est rattaché à aucun compte personnel, il n'utilise donc pas le quota des utilisateurs et les données associées ne seront pas supprimées comme ce serait le cas avec un dossier partagé par quelqu'un en particulier.

Il permet de partager des documents avec un groupe de personnes comme on le ferait avec un lecteur réseau de service, mais avec la facilité des fonctionnalités de cloud.
 
Pour disposer d'un dossier de groupe, vous devez faire une demande d'intervention à la DOSI en précisant :
 
* le nom souhaité du dossier de groupe,
* la structure (un service, un labo, une équipe, un institut, un pôle, une équipe, …) ou la liste des personnes qui doivent accéder au dossier,
* les personnes référentes qui géreront les droits internes du dossier, il vaut mieux en avoir plusieurs (voir la question Comment gérer les droits à l'intérieur d'un dossier de groupe ?)

Dans l'interface, un dossier partagé apparait via cette icône :

 

Un dossier de groupe apparait avec cette icône :

En tant que référents, vous pouvez modifier les droits à l'intérieur du dossier partagé de service.

Pour cela cliquez sur l'icone de partage du dossier concerné entouré en rouge ci-dessous :

 

 

Puis cliquez sur "ajouter une règle d'autorisation avancée" comme ci dessous

 

 

En général, deux cas se pose :

   - 1er cas : Je veux interdire à tout le monde sauf quelques personnes

         Ajouter le(s) groupe(s) correspondant au dossier en interdisant les opérations souhaité (Écriture, Création, Supprimer, Partager)

         Ajouter une nouvelle règle pour chaque personnes autorisées en autorisant les opérations interdite au groupe ci dessus

 

 

   - 2éme : Je veux autoriser à tout le monde sauf quelques personnes

Partager un fichier ou un répertoire à quelqu'un est très simple et très pratique. Mais concrètement, cela peut générer des cas conflictuels qui ne peuvent être résolus que par des comportements qui pourraient paraître contre-intuitifs.

 

 

Considérons l'exemple 1 :

* Sonia possède le fichier plante_bourgeon.

* Elle partage le fichier avec Martin, il voit donc un fichier plante_bourgeon qui est partagé avec lui.

* Sonia renomme le fichier en plante_fleur. Ce changement de nom ne sera pas visible par Martin.

 

À partir de là

* les 2 voient le fichier avec les mêmes données à l'intérieur

* toute modification est visible par les 2

* le nom de ce fichier diffère en fonction de l'utilisateur (plante_bourgeon pour Martin, plante_fleur pour Sonia)

Réciproquement, si c'est Martin qui renomme le fichier, Sonia continuera de voir le fichier avec son nom originel.

 

 

Considérons l'exemple 2 :

* Sonia partage à Martin son répertoire Projets

* Quelques temps plus tard, Émilie partage à Martin son répertoire qui s'appelle aussi Projets

* Martin devrait voir 2 répertoires qui s'appellent Projets dans ce qui est partagé avec lui.

    * Mais cela est impossible car les systèmes informatiques ne peuvent pas gérer au même endroit 2 objets avec le même nom

    * Il y a un conflit entre les 2 répertoires qui portent le même nom

 

À partir de là, il y a plusieurs possibilités

* Martin aurait pu déplacer le répertoire de Sonia ailleurs que l'emplacement qui reçoit ce qui est partagé avec lui

    * en effet, il est possible de déplacer des fichiers/répertoires partagés avec soi pour les organiser à son goût (voir la question paramétrer un dossier de destination par défaut pour les dossiers et fichiers partagés)

    * cela aurait empêcher le conflit de nom, donc pas de problème

* Martin aurait pu renommer le répertoire de Sonia, par exemple en Projets_de_Sonia

    * ce type de conflit est géré automatiquement pour que Martin reçoive quand même le partage d'Émilie

    * le premier répertoire que Martin a "reçu" de Sonia va être automatiquement renommé Projets (2)

    * le répertoire partagé d'Émilie est donc "reçu" tel quel, et visible par Martin avec le nom choisi par Émilie