Achats, SAV et Cycle de vie Achats de matériels

C'est une demande de la Présidence.

Cette procédure mise en place en janvier 2014 doit permettre de s'assurer que tous les achats de matériel informatique et de télécommunication respectent les règles de l'Université (devis, bon de commande, service fait, etc.).

Nous restons à l'écoute de toute idée ou suggestion (compatible avec la directive de la Présidence) qui viserait à l'alléger.

Préalable

Tout ordinateur doit être acheté par l'intermédiaire des fournisseurs retenus.

En ce qui concerne les ordinateurs et leurs accessoires, l'Université adhère au marché informatique national "Matinfo".

Il s'agit des sociétés :

1. Dell pour les ordinateurs type PC (fixes et portables) et les serveurs,
2. Econocom (France Systèmes) pour les équipements Apple.

Procédure d'achat de matériel hors budget DOSI

1. Établir un devis auprès de l'un de nos fournisseurs (vous pouvez solliciter l'assistance de la DOSI via une demande d'intervention (Catégorie "Systèmes d'information").

2. Établir un bon de commande en précisant bien le nom du bénéficiaire et l'une des 2 adresses de livraison suivantes (en cas d'erreur : cf. procédure DFCG pour la modification de l'adresse de livraison) :
   
   */  (pour le centre-ville) Université d'Avignon - Campus Hannah Arendt - DOSI - Bureau 2w26 - 74 rue Louis Pasteur - 84029 Avignon cedex
   
   */  (pour Agroparc) Université d'Avignon - Campus Jean-Henri Fabre - DOSI - UFR-ip Sciences, Technologies, Santé - 301 rue Baruch de Spinoza - BP 21239 - 84916 Avignon Cedex 9
   
   
3. Le devis et le bon de commande signés par l'ordonnateur sont à transmettre à la DOSI via une demande d'intervention (Catégorie "Systèmes d'information").
   
   
4. La DOSI valide la conformité de la demande,
   
   
5. transfère à la Présidence pour validation,après validation de la Présidence,
   
   
6. se charge de passer la commande, du suivi, de la réception et de la mise à disposition des matériels et du bon de livraison.
   
   
7. le directeur de la DOSI atteste du service fait sur le bon de livraison et / ou la facture le cas échéant et le(s) transmet à la composante ou au service lors de la mise à disposition des matériels pour validation du service fait par le gestionnaire SIFAC,
   
   
8. Si la livraison ne peut se faire avant une période de fermeture (Fin d'année, Été, ...) alors ajouter sur le bon de commande (en dessous de l'adresse) le commentaire : "Livraison impérative à partir du xx/xx/xxxx".

Se connecter au site de notre fournisseur, puis :

1. Cliquer sur « Créer mon compte » ou connectez-vous si vous en possédez déjà un.
2. Cliquer sur "Produits" pour voir le catalogue.
3. Pour passer la commande, merci de suivre la procédure "Comment acheter du matériel informatique hors budget DOSI ?"

Depuis le 1er juillet, DELL est notre fournisseur d'ordinateur de PC portables (toutes ces informations sont consultables sur le site Matinfo).

Pour faire une demande de devis, il suffit de se connecter au site de notre fournisseur puis :

1. cliquer sur « créer mon compte » ou connectez-vous si vous en possédez un.
2. cliquer sur produit pour obtenir le catalogue.
3. pour passer commande, merci de suivre la procédure "Comment acheter du matériel informatique hors budget DOSI ?"

Et donc depuis le 1er juillet 2017 HP n'est plus notre fournisseur d'ordinateurs PC portables.

Le catalogue n'est plus accessible pour commander des pièces et accessoires HP. Contacter l'assistance DOSI pour savoir chez quel fournisseur commander des pièces et accessoires HP.

Le support technique reste accessible dans les conditions habituelles. 

Pour passer commande référez-vous au paragraphe ci-dessus : Comment acheter du matériel informatique hors budget DOSI ?

Contact suivi des commandes et problèmes de livraison : 09 6932 2097 choix 2 ou commanderecherche@hp.com 

Contact commercial : 09 69 32 20 97 choix 1 ou groupement-recherche@hp.com

1. Se connecter au site de notre fournisseur https://sourcing.econocom.com (si vous n'avez pas d'identifiants, voir ci-dessous la partie "Obtenir ses identifiants").
2. L'onglet "Catalogue Produits" permet d'accéder à l'ensemble des configurations.
3. Pour obtenir un devis, cliquer sur le bouton "Obtenir un devis pour ce panier".

Les ordinateurs Apple sont garantis 1 an sur site avec un délai d'intervention J+1 et matériel de remplacement en cas de blocage de plus de 3 jours. Cette garantie sera automatiquement étendue à 3 ans lors de l'établissement du devis par Econocom. Pour passer commande référez-vous au paragraphe ci-dessus : Comment acheter du matériel informatique hors budget DOSI ?

• Ouvrir un ticket d'assistance ("ENT" -> Onglet "Assistance" -> "Assistance" -> "Systèmes d'information") pour demander les codes d'accès Econocom du marché Matinfo4.
• Une fois les codes obtenus, cliquer sur l'onglet "Mon compte" -> "Créer un compte", renseigner le code d'accès et le mot de passe du marché.

Matériel de la marque DELL

Pour bénéficier des modèles présents au marché il faut demander l’accès au site du PARES pour y faire votre devis en envoyant un courriel à support-matinfo@dell.com.

Matériel de la marque APPLE

Se connecter au site de notre fournisseur https://sourcing.econocom.com pour obtenir un devis (voir détails à la question "Comment acheter du matériel Apple ?").

Pour pouvoir bénéficiez des conditions Matinfo 4 pour un achat personnel, il faut accepter que l'adresse de facturation soit votre adresse professionnelle (ex: Université d'Avignon pour M. .....). Le règlement se fait par chèque à la commande.

L'adresse de livraison peut être une adresse personnelle.

Vous devrez préciser dans sa demande de devis sur le site internet qu'il s'agit d'une commande personnelle.

La garantie pour les achats personnels est uniquement AppleCare Protection Plan.

Une participation au frais de port est demandée.

Pour les matériels hors marché de type périphériques informatiques divers, tablettes, ..., vous devez :

1. établir qu'il n'y a pas d'équivalent dans nos marchés (rappel : consulter le site Matinfo pour le détail) ;
2. expliquer la nécessité de cet achat hors-marché (ex : pc pilotage de machine-outil, poste d'acquisition de mesures pour projet recherche, ...) ;
3. demander un devis auprès de l'un de nos fournisseurs (vous pouvez solliciter la DOSI  -> ticket d'assistance catégorie "Informatique"),

Cette demande doit suivre la procédure d'achat d'un matériel acheté hors-budget DOSI (décrite ici).

Lorsqu'on doit passer par un achat hors-marché, une bonne idée est de vérifier si on peut trouver le matériel sur l'UGAP. L'avantage de l'UGAP est qu'elle est soumise aux obligations en matière de publicité et de mise en concurrence qui dispense l'acheteur public de telles procédures quel que soit le montant de son achat.