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PARTAGE - Outils collaboratifs Messagerie

Ai-je une adresse électronique à l'Université ?

A l'Université d'Avignon, vous disposez d'une adresse de la forme prenom.nom@univ-avignon.fr si vous êtes personnel, prenom.nom@alumni.univ-avignon.fr si vous êtes étudiant.

Cette adresse électronique est votre adresse officielle.

Elle a pour vocation de faciliter vos échanges dans le cadre de votre profession ou de vos études.
Vérifiez dans la rubrique Mes Infos, Mes coordonnées de votre Environnement Numérique de Travail (ENT) l'orthographe exacte de cette adresse qui peut varier selon l'existence d'éventuels homonymes.

Tant que vous appartenez à la communauté universitaire, vous disposez d'une boîte aux lettres de l'Université proposée parmi nos outils collaboratifs PARTAGE. Pour cela, rendez vous sur votre Environnement numérique de Travail : http://ent.univ-avignon.fr, bouton PARTAGE / Outils collaboratifs ou directement sur https://partage.univ-avignon.fr

Pensez à consulter régulièrement cette boîte aux lettres afin de ne pas passer à côté d'informations importantes.
Suggestion pratique : utiliser et synchroniser PARTAGE en mobilité.

Puis-je rediriger mes mails vers une adresse personnelle ?

Non, l'Université d'Avignon décide de suivre les préconisations de l'ANSSI : la messagerie professionnelle ne doit pas être confiée à des opérateurs ne pouvant garantir la confidentialité des échanges.

La possibilité de redirection vers une adresse personnelle, qui persistait pour les étudiants, est supprimée en 2017-2018.

Cela permet non seulement d'assurer la confidentialité des messages mais également de partager une plate-forme professionnelle commune d'outils collaboratifs.

Par ailleurs, cela nous permet de remédier aux différents problèmes de non réception dans les boîtes aux lettres des fournisseurs d'offre de messagerie (mises en liste noire intempestives, anti-spams, filtres de message, etc.).

Cela évite aussi des réponses où l'adresse de l'expéditeur, parfois fantaisiste, ne permet pas de l'identifier.

Que devient mon adresse d'étudiant quand je quitte l'Université ?


A l'issue de vos études, vous disposerez encore de votre boîte PARTAGE jusqu'au 1er janvier de l'année suivant votre dernière année universitaire (31 janvier si vous avez au moins une préinscription pour l'année courante). A partir de cette date, votre boite aux lettres PARTAGE ne sera plus accessible et tous les mails adressés à votre adresse @alumni.univ-avignon.fr arriveront sur votre boîte personnelle, à l'adresse que vous nous avez confiée lors de votre inscription. Votre adresse @alumni.univ-avignon.fr est donc utilisable à vie.

Vous pouvez modifier votre adresse mail personnelle dans la rubrique Mes Infos, Mes coordonnées de votre Environnement Numérique de Travail (ENT). Vous recevrez alors à cette adresse une demande de confirmation. Cliquez sur le lien contenu dans ce mail pour valider cette adresse.

Comment créer et utiliser des dossiers ?

En plus des dossiers Réception, Envoyés, Spam, Corbeille, vous pouvez également créer des dossiers personnalisés dans n’importe quel dossier parent, afin d'organiser votre correspondance :
  • clic-droit sur "Dossiers" dans la colonne de gauche
  • choisir un nom de dossier
  • choisir l'emplacement du dossier
Vous pourrez alors déposer des mails dans ce dossier par un simple glisser-déposer avec la souris, ou automatiser le rangement des mails en utilisant les filtres.

Comment partager un dossier de messagerie ?

Tous les dossiers de messagerie (Réception, Envoyés, etc.) peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs :
  • faire un clic-droit sur le dossier à partager
  • cliquer sur "Partager dossier"
  • renseigner les champs

Les personnes invitées au partage recevront un message les invitant à accepter celui-ci. Le dossier apparaîtra ensuite dans la liste de leurs propres dossier.

Comment fonctionne la corbeille ?

La corbeille n'est pas un dossier comme les autres. Il ne faut pas y déposer de messages que vous ne souhaitez pas perdre.

Tout message mis à la corbeille y reste pendant 30 jours avant d'être supprimé.
Pendant cette période, si besoin, vous pouvez à tout moment le sortir de la corbeille pour le remettre dans l'un de vos dossiers.
Après ces 30 jours, il n'est plus dans la corbeille mais il est encore possible de le restaurer pendant 30 jours supplémentaires, en faisant un clic-droit sur la corbeille et en choisissant "Restaurer objets supprimés".

Les messages supprimés de la corbeille manuellement (ou par vidage de la corbeille) sont également récupérables par la même méthode dans un délai de 30 jours.

Attention, au-delà de ces 30 jours supplémentaires, il n'est plus possible de récupérer un message.

Comment créer des filtres ?

Pour définir des filtres, rendez-vous dans Préférences > Filtres.

La taille d'un message électronique est-elle limitée ?

Oui, la taille de chaque message électronique est limitée à 100 Mo.

Lors de l'envoi d'un mail avec pièce jointe, il faut compter le poids du mail, de la pièce jointe et ajouter un tiers de ce total pour l'encodage.
Ainsi, la taille limite d'une pièce jointe est d'environ 73Mo.

Par ailleurs, si un message passe par une liste de diffusion, sa taille peut alors être limitée beaucoup plus fortement (selon les listes). Par exemple, sur la liste 'expression', la taille des messages est limitée à 200 Ko : un message de 200 Ko distribué dans les boites aux lettres des 1500 abonnés occupe 300 Mo sur les serveurs.

Les échanges d'informations volumineuses doivent se faire en utilisant un autre service que le courriel, comme par exemple l'outil FileSender de transfert de fichiers, disponible sur votre Environnement Numérique de Travail (ENT), dans l'onglet "Outils".


Enfin, dans le cas particuliers de documents scannés et transmis par mail directement depuis un photocopieur de l'université, la taille maximale prise en charge est de 50Mo par message.

Pourquoi les messages contiennent des caractères bizarres ?

Parfois, les messages contiennent des caractères étranges, dans le sujet et/ou le corps.
Il s'agit d'un problème d'encodage lorsqu'un message transite depuis l'émetteur jusqu'à sa destination finale.
Pendant son trajet, un message passe d'une machine à l'autre et toutes les machines ne connaissent pas forcément les mêmes jeu de caractères, ce qui aboutit à des caractères étranges.
À l'Université, cela est particulièrement fréquent dans le sujet des messages distribuées par les listes car le serveur de listes commence à se faire vieux. Ce problème est connu et sera résolu lorsque le serveur de listes sera mis à jour.

La taille de ma boite aux lettres électronique est-elle limitée ?

Oui. L'espace qui vous est alloué s'appelle un quota.

Vous pouvez connaitre ce quota et la part utilisée :
- en amenant votre souris (sans cliquer) au-dessus de votre nom, en haut à droite de votre espace PARTAGE. La fine barre sous votre nom représente l'utilisation de votre quota. La part utilisée y figure en vert s'il n'y a pas de problème, ou en orange puis en rouge lorsque vous approchez de la limite.
- dans la page d'accueil de votre ENT.

Il vous revient d'être vigilants sur l'occupation de votre quota, car losrque la limite est atteinte, les nouveaux mails ne pourront plus être distribués.

Vous pouvez consulter les indicateurs PARTAGE montrant l'espace disque consommé globalement.

Comment récupérer de la place dans ma boite à lettres ?

Pour faire du ménage très efficacement dans votre boite, suivez ces conseils :

1. Recherchez les gros mails :
Eliminer un seul mail de 10Mo est aussi efficace qu'éliminer 1000 mails sans pièces jointes de 10Ko !
- cliquez sur la loupe dans la zone de recherche (en haut à droite de la fenêtre PARTAGE)
- cliquez sur « Taille…/est plus grand que » et donnez une taille mini des mails à rechercher, par exemple 3000Ko qui est une bonne base
- validez, et la liste des gros mails s’affiche, recherchés simultanément dans TOUS vos dossiers
- c’est une bonne idée d’enregistrer cette recherche (bouton [Enregistrer] en haut à droite), en lui donnant un nom (par exemple « Gros mails »). Cela créera un dossier dynamique dont le contenu sera à tout moment le résultat de la recherche enregistrée

2. Faites du ménage parmi les gros mails
- choisissez (si ce n'est pas déjà le cas) un affichage avec le "panneau de lecture en bas", par le bouton [Affichage] en haut, à droite
- faites afficher la taille de vos mails (si ce n'est pas déjà le cas) par un clic-droit sur la ligne des titres de colonnes et en cochant « Taille »
- ordonnez par taille la liste des gros mails en cliquant sur le titre de la colonne des tailles
- éliminez les gros mails qui peuvent l’être
- ce qui occupe de la place, ce sont les pièces jointes (PJ). Si vous souhaitez conserver un mail mais pas forcément ses PJ, vous pouvez détacher ces PJ en les supprimant du mail, ou en les téléchargeant pour les archiver sur le disque dur de votre poste de travail. Des liens « Télécharger » et « Supprimer » sont disponibles pour ça à côté de chaque PJ.

Une très bonne idée est aussi de s’intéresser tout particulièrement au dossier "Envoyé" qui collecte systématiquement par défaut une copie de chaque mail que vous envoyez.
C’est dans certains cas très utile, mais dans le cas des mails avec des PJ de taille importante, il est inutile de conserver dans ce dossier les documents volumineux que vous avez vous-même envoyés, et dont vous avez de toutes façons l’original stocké sur votre disque dur.
L’expérience a montré qu’un bon ménage dans le dossier "Envoyé", en s’intéressant en premier lieu aux mails volumineux de ce dossier (en affichant les mails triés par taille), était très "rentable".

Comment archiver des dossiers localement sur mon ordinateur ?

Zimbra Desktop permet d'archiver vos messages localement sur votre ordinateur via une interface unique reprenant l'ergonomie de l'interface web PARTAGE.

Remarque 1 : comme son installation n'est pas compatible avec toutes les configurations, la DOSI devra d'abord valider qu'elle est possible sur votre poste.

Remarque 2 : les messages archivés localement ne seront plus disponibles via l'interface web PARTAGE et ne seront pas sauvegardés par la DOSI.

Il existe des versions pour Windows, Mac et Linux disponibles à http://www.zimbra.com/downloads/zimbra-desktop

La configuration est la suivante :

  • Type de compte : Zimbra
  • Nom du compte : Au choix
  • Adresse mail : Votre adresse e-mail sous la forme prenom.nom@univ-avignon.fr
  • Entrer votre mot de passe (identique à votre ENT)
  • Serveur entrant : partage.univ-avignon.fr
  • Port: 443
  • Sécurité SSL

Une fois configuré, il faut faire un clic droit sur "Dossiers locaux" dans le menu de gauche puis "Nouveau Dossier". Il faut ensuite renseigner un nom puis "OK".

Vous pouvez alors glisser-déposer les mails que vous voulez archiver vers ce dossier local du menu de gauche.

Utilisation des adresses génériques

Une adresse générique est une adresse électronique qui n'est pas celle d'une personne, mais plutôt celle d'un service ou d'une fonction, comme par exemple cellule-juridique@univ-avignon.fr ou dir-dosi@univ-avignon.fr.

Les mails envoyés à de telles adresses sont redirigés vers une ou plusieurs adresses de personnes.

L'utilisation des adresses génériques à la place d'adresses personnelles permet de rendre transparents les changements de personnes pour une fonction ou dans un service : il suffit de redéfinir les destinataires, et l'adresse générique est toujours pertinente. C'est particulièrement appréciable lorsque l'adresse générique a été publiée sur des plaquettes imprimées, par exemple.

Un autre intérêt des adresses génériques est la possibilité de définir plusieurs destinataires pour assurer le traitement des messages reçus même lorsque le destinataire principal n'est pas en mesure de répondre (absence, ...).

Afin d'en tirer profit, il est indispensable de prendre l'habitude de les utiliser systématiquement pour toutes les correspondances liées à la fonction ou au service.

De plus, il est nécessaire de pouvoir choisir l'adresse d'expéditeur utilisée pour chaque mail à envoyer. En effet, si vous écrivez avec votre adresse personnelle, votre correspondant répondra à votre adresse personnelle, dérogeant ainsi à la règle de l'utilisation de l'adresse générique. Ainsi, vous devez envoyer vos mails à titre personnel avec votre adresse personnelle comme adresse d'expéditeur, et vos mails liés à une fonction avec l'adresse générique de cette fonction.

Il est expliqué ici comment configurer votre messagerie PARTAGE vous pouvoir choisir l'adresse d'expéditeur de chacun de vos mails.

Comment choisir l'adresse d'expéditeur lorsqu'on envoie un message ?

Si vous devez envoyer des messages émanant d'adresses d'expéditeurs variables, par exemple pour envoyer un message avec une adresse générique plutôt que votre adresse nominative, votre compte doit avoir été été configuré pour y être autorisé. Pour cela, il faut faire une demande d'intervention (dans votre ENT > Assistance) en précisant la (ou les) adresse(s) d'expéditeur que vous souhaitez pouvoir utiliser.

Lorsque vous êtes autorisé(e) à utiliser une autre adresse que la vôtre comme adresse d'expéditeur, vous pouvez choisir cette adresse dans la liste déroulante du champ "Expéditeur" lors de la rédaction de votre mail.

Il est également possible de définir un avatar dans "Préférences > Comptes", auquel vous aurez associé l'adresse d'expéditeur voulue et éventuellement une signature spécifique, qui sera automatiquement utilisée lorsque vous choisirez cet avatar pour rédiger un nouveau mail. Les adresses d'expéditeur qu'il vous est possible d'associer à un avatar figurent dans une liste déroulante. L'intérêt de définir un avatar est de pouvoir y associer une signature spécifique et/ou un nom présenté spécifique et/ou une adresse de réponse spécifique (répondre à). Il est également possible d'automatiser l’utilisation de cet avatar dans certains contextes.

Comment filtrer les spams ?

Nos mails passent par un service antispam qui rejette l'immense majorité des spams indésirables.

Les spams que nous recevons malgré tout ont généralement été marqués comme spam probable, mais sont quand même distribués afin de ne pas rejeter des messages potentiellement légitimes.

Un filtre permet d'automatiser le déplacement des spams probables dans le dossier 'Spam' pour qu'ils n'encombrent pas votre boîte de réception. Ce filtre est activable/désactivable dans votre ENT, rubrique Mes Infos > Mes données, en cochant/décochant la case « Filtrer les spams » du paragraphe Messagerie.

Le filtrage est fait grâce à un filtre appelé "Filtrer les spams".
On consulte les filtres actifs dans : webmail PARTAGE > Préférences > Filtres > Filtres actifs (liste de gauche).

Attention, aucun antispam n'est infaillible et certains mails indésirables pour certains peuvent être considérés comme légitimes par d'autres.
 
Il est donc fortement recommandé de contrôler périodiquement votre dossier 'Spam' pour vérifier qu'il n'y a pas de mails légitimes.

Si le filtre "Filtrer les spams" est activé comme indiqué ci-dessus, mais :
 - il y a un message légitime dans votre dossier 'Spam' : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Pas du spam] situé au-dessus de la liste de vos mails
 - il y a un spam dans votre boîte de Réception : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Spam] situé au-dessus de la liste de vos mails

Le message ira dans le dossier voulu ('Spam' ou 'Réception', selon le cas), et le système antispam prendra en compte votre action pour apprendre à mieux filtrer les mails. Voir aussi la question "Des mails légitimes vont dans mon dossier 'Spam', que faire ?"

Des mails légitimes vont dans mon dossier 'Spam', que faire ?

Le filtre "Filtrer les spams" mis en place par défaut (voir "Comment filtrer les spams ?") dirige dans le dossier 'Spam' tous les mails marqués par le service antispam soit comme spam, soit comme UCE (Unsollicited Commercial Email). Parmi ces mails se trouvent notamment les publipostages, dont les newsletters.

Bien sûr, certaines des newsletters que vous recevez sont légitimes, et vous préfèreriez qu'elles ne soient pas dirigées dans le dossier 'Spam'. Chacun devra adapter la configuration de son compte pour répondre à ses besoins et convenances.

Outre la solution radicale (déconseillée) de désactiver le filtre "Filtrer les spams", vous pouvez traiter le problème plus finement en créant un filtre supplémentaire, appelons-le "Liste blanche", qui permettra d'énumérer les expéditeurs que vous souhaitez voir épargnés par le filtre antispam.

Voici un exemple de configuration d'un tel filtre, destiné à préserver du filtrage antispam les mails en provenance de l'adresse machin@domaine.tld, de toutes les adresses du domaine univ-bidule.fr, et de toutes les adresses se terminant par cnrs.fr :

========
PARTAGE > Préférences > Filtres > Définir un filtre

Nom du filtre :   Liste blanche            X  Actif

Si      [l'une des conditions]  suivantes est/sont satisfaite(s) :
        [De]  [correspond exactement]                             machin@domaine.tld   [tout]
        [De]  [correspond exactement]                             univ-bidule.fr              [nom de domaine]
        [De]  [correspond aux caractères de substitution]  *cnrs.fr                       [tout]

Exécuter les actions suivantes :
        [Conserver dans la Boite de réception]

X  Ne pas appliquer d'autres filtres
========

Le filtre "Liste blanche" devra impérativement être positionné AVANT le filtre "Filtrer les spams". Pour cela, vous pouvez le déplacer dans la liste de vos filtres à l'aide des boutons [Ascendant] et [Descendant].

Plus de détails à propos du filtrage des spams

Le filtre "Filtrer les spams" exploite les entêtes cachés(*) des mails, parmi lesquels le service antispam a pu déposer des marquages de classification. Pour information seulement, il est défini ainsi :

Nom du filtre :   Filtrer les spams            X  Actif

Si     [l'une des conditions]  suivantes est/sont satisfaite(s) :
        [En-tête nommé]  X-UCE-Status           [existe]
        [En-tête nommé]  X-Renater-Spam-Status  [correspond exactement]         YES

Exécuter les actions suivantes :
        [Transférer vers un dossier]  [Spam]


(*) On peut voir les entêtes cachés d'un mail en faisant :
- clic-droit sur le mail
- choisir "Montrer l'original"

Les entêtes concernant le spam, sont (pas forcément présents, et pas forcément interprétables) :
X-Spam-Flag
X-Spam-Score
X-Spam-Level
X-Spam-Status
X-UCE-Status
X-UCE-Type
X-Renater-Spam-Status
X-Renater-SpamState
X-Renater-SpamScore
X-Renater-SpamCause

UCE signifie Unsollicited Commercial Email. Les UCE sont considérés à part des spams, et peuvent de type :
PCE: Professional Commercial Emails - ce sont les emails commerciaux envoyés par des sociétés spécialisées bien connues
MCE: Miscellaneous Commercial Emails - ce sont les publicités envoyées directement par les sociétés concernées
DCE: Dirty Commercial Emails - ce sont les emails commerciaux qui flirtent avec la limite (qui peuvent basculer dans le spam et vice-versa). Cette dernière catégorie de message se voit attribuer une note de spam > 100 (Spam Low).

Qu'est-ce que le hameçonnage (phishing) ?

Cette question est traitée ici.

Que sont les "rançongiciels" ?

Cette question est traitée ici.

Puis-je personnaliser ma messagerie, par exemple définir une signature automatique ?

Il est possible de définir une signature qui sera apposée automatiquement dans chaque mail envoyé, dans Préférences > Signatures.
D'autres possibilités de personnalisation sont accessibles dans Préférences > Mail.

Que devient mon adresse professionnelle si je quitte l'Université ?

Si vous perdez votre statut de personnel de l'Université (départ à la retraite, changement d'établissement, fin de contrat...), vous recevez un message vous informant que votre identité numérique et donc votre compte de courrier électronique seront supprimés après un délai de six mois, pour vous laisser le temps de vous organiser.

Toutefois, si votre situation évolue et que vous recouvrez le statut de personnel de l'Université (en signant un nouveau contrat, par exemple) avant le terme des six mois, votre identité numérique ne sera pas supprimée.

Dans le cas contraire, vous pouvez demander à ce que les messages qui arriveront à votre adresse de l'Université soient redirigés vers l'adresse de votre choix. Ce service de redirection sera alors valable durant 1 an maximum. Pour cela, veuillez faire une demande d'assistance via votre Environnement Numérique de Travail (ENT), onglet "Assistance", puis "Demande d'intervention Informatique".

Information : évolution de la politique de filtrage des spams

Initialement, le filtrage des spams parvenant jusqu'à votre boite à lettres était à votre initiative (voir Comment filtrer les spams ?).

Nous traversons une période (printemps 2016) où les attaques par rançongiciels (voir Que sont les "rançongiciels" et comment s'en prémunir ?) sont nombreuses et ont déjà fait plusieurs victimes dans notre communauté, avec des dégâts très importants (perte de toutes les données non-sauvegardées).

Or, il s'avère que dans tous les cas rencontrés à ce jour, les mails malveillants avaient été reconnus comme des spams par notre service antispam. Ils auraient donc pu être écartés par le filtrage que nous proposons, mais ne l'ont pas été car aucune des victimes n'avait activé ce filtrage, malgré l'information que nous avons diffusée à ce sujet.

Nous choisissons d'activer désormais par défaut le filtrage des spams sur l'ensemble des boites à lettres, à l'exception de celles des utilisateurs qui ont précédemment activé eux-mêmes ce filtrage puis, par la suite, l'ont délibérément désactivé pour des raisons qui leur sont propres. Cette mesure prend effet le 20 juin 2016.

Il n'est pas exclu que certains messages vus comme des spams n'en soient pas, d'autant que certains mails indésirables pour certains peuvent être considérés comme légitimes par d'autres.

Il est donc fortement recommandé de contrôler périodiquement votre dossier 'Spam' pour vérifier qu'il n'y a pas de mails légitimes.

Bien sûr, chacun garde la possibilité de désactiver ce filtrage s'il ne lui convient pas et en toute connaissance de cause. De même, il sera possible de le réactiver à tout moment (voir Comment filtrer les spams ?).

Comment créer un message de réponse automatique pendant mes absences/déplacements ?

À l'occasion de vacances ou de déplacements, on veut parfois que nos correspondants soient automatiquement avertis de notre absence.

PARTAGE dispose d'une fonctionnalité spécifique pour répondre à ce besoin à laquelle on accède en cliquant sur :

"Préférences" (onglet) -> "Hors du bureau".

Là, il ne reste plus qu'à activer la réponse automatique après avoir écrit son message personnalisé et avoir éventuellement défini la période d'absence pour que la mise en place soit automatique (facultatif).