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PARTAGE - Outils collaboratifs Messagerie

Ai-je une adresse électronique à l'Université ?

A l'Université d'Avignon, vous disposez d'une adresse de la forme prenom.nom@univ-avignon.fr si vous êtes personnel, prenom.nom@alumni.univ-avignon.fr si vous êtes étudiant.

Cette adresse électronique est votre adresse officielle.

Elle a pour vocation de faciliter vos échanges dans le cadre de votre profession ou de vos études.
Vérifiez dans la rubrique Mes Infos, Mes coordonnées de votre Environnement Numérique de Travail (ENT) l'orthographe exacte de cette adresse qui peut varier selon l'existence d'éventuels homonymes.

Tant que vous appartenez à la communauté universitaire, vous disposez d'une boîte aux lettres de l'Université proposée parmi nos outils collaboratifs PARTAGE. Pour cela, rendez vous sur votre Environnement numérique de Travail : http://ent.univ-avignon.fr, bouton PARTAGE / Outils collaboratifs ou directement sur https://partage.univ-avignon.fr

Pensez à consulter régulièrement cette boîte aux lettres afin de ne pas passer à côté d'informations importantes.
Suggestion pratique : utiliser et synchroniser PARTAGE en mobilité.

Puis-je rediriger mes mails vers une adresse personnelle ?

Non, l'Université d'Avignon décide de suivre les préconisations de l'ANSSI : la messagerie professionnelle ne doit pas être confiée à des opérateurs ne pouvant garantir la confidentialité des échanges.

La possibilité de redirection vers une adresse personnelle, qui persistait pour les étudiants, est supprimée en 2017-2018.

Cela permet non seulement d'assurer la confidentialité des messages mais également de partager une plate-forme professionnelle commune d'outils collaboratifs.

Par ailleurs, cela nous permet de remédier aux différents problèmes de non réception dans les boîtes aux lettres des fournisseurs d'offre de messagerie (mises en liste noire intempestives, anti-spams, filtres de message, etc.).

Cela évite aussi des réponses où l'adresse de l'expéditeur, parfois fantaisiste, ne permet pas de l'identifier.

Que devient mon adresse d'étudiant quand je quitte l'Université ?


A l'issue de vos études, vous disposerez encore de votre boîte PARTAGE jusqu'au 31 janvier de l'année suivant votre dernière année universitaire. A partir de cette date, tous les mails adressés à l'adresse alumni arriveront sur votre boîte personnelle à l'adresse que vous nous avez confiée lors de votre inscription. Votre adresse @alumni.univ-avignon.fr est donc utilisable à vie.

Vous pouvez modifier votre adresse mail personnelle dans la rubrique Mes Infos, Mes coordonnées de votre Environnement Numérique de Travail (ENT). Vous recevrez alors à cette adresse une demande de confirmation. Cliquez sur le lien contenu dans ce mail pour valider cette adresse.

Comment créer et utiliser des dossiers ?

En plus des dossiers Réception, Envoyés, Spam, Corbeille, vous pouvez également créer des dossiers personnalisés dans n’importe quel dossier parent, afin d'organiser votre correspondance :
  • clic-droit sur "Dossiers" dans la colonne de gauche
  • choisir un nom de dossier
  • choisir l'emplacement du dossier
Vous pourrez alors déposer des mails dans ce dossier par un simple glisser-déposer avec la souris, ou automatiser le rangement des mails en utilisant les filtres.

Comment partager un dossier de messagerie ?

Tous les dossiers de messagerie (Réception, Envoyés, etc.) peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs :
  • faire un clic-droit sur le dossier à partager
  • cliquer sur "Partager dossier"
  • renseigner les champs

Les personnes invitées au partage recevront un message les invitant à accepter celui-ci. Le dossier apparaîtra ensuite dans la liste de leurs propres dossier.

Comment fonctionne la corbeille ?

La corbeille n'est pas un dossier comme les autres. Il ne faut pas y déposer de messages que vous ne souhaitez pas perdre.

Tout message mis à la corbeille y reste pendant 30 jours avant d'être supprimé.
Pendant cette période, si besoin, vous pouvez à tout moment le sortir de la corbeille pour le remettre dans l'un de vos dossiers.
Après ces 30 jours, il n'est plus dans la corbeille mais il est encore possible de le restaurer pendant 30 jours supplémentaires, en faisant un clic-droit sur la corbeille et en choisissant "Restaurer objets supprimés".

Les messages supprimés de la corbeille manuellement (ou par vidage de la corbeille) sont également récupérables par la même méthode dans un délai de 30 jours.

Attention, au-delà de ces 30 jours supplémentaires, il n'est plus possible de récupérer un message.

Comment créer des filtres ?

Pour définir des filtres, rendez-vous dans Préférences > Filtres.

La taille d'un message électronique est-elle limitée ?

Oui, la taille de chaque message électronique est limitée à 100 Mo.

Lors de l'envoi d'un mail avec pièce jointe, il faut compter le poids du mail, de la pièce jointe et ajouter un tiers de ce total pour l'encodage.
Ainsi, la taille limite d'une pièce jointe est d'environ 73Mo.

Par ailleurs, si un message passe par une liste de diffusion, sa taille peut alors être limitée beaucoup plus fortement (selon les listes). Par exemple, sur la liste 'expression', la taille des messages est limitée à 200 Ko : un message de 200 Ko distribué dans les boites aux lettres des 1500 abonnés occupe 300 Mo sur les serveurs.

Les échanges d'informations volumineuses doivent se faire en utilisant un autre service que le courriel, comme par exemple l'outil FileSender de transfert de fichiers, disponible sur votre Environnement Numérique de Travail (ENT), dans l'onglet "Outils".


Enfin, dans le cas particuliers de documents scannés et transmis par mail directement depuis un photocopieur de l'université, la taille maximale prise en charge est de 50Mo par message.

Pourquoi les messages contiennent des caractères bizarres ?

Parfois, les messages contiennent des caractères étranges, dans le sujet et/ou le corps.
Il s'agit d'un problème d'encodage lorsqu'un message transite depuis l'émetteur jusqu'à sa destination finale.
Pendant son trajet, un message passe d'une machine à l'autre et toutes les machines ne connaissent pas forcément les mêmes jeu de caractères, ce qui aboutit à des caractères étranges.
À l'Université, cela est particulièrement fréquent dans le sujet des messages distribuées par les listes car le serveur de listes commence à se faire vieux. Ce problème est connu et sera résolu lorsque le serveur de listes sera mis à jour.

La taille de ma boite aux lettres électronique est-elle limitée ?

Oui. L'espace qui vous est alloué s'appelle un quota.

Vous pouvez connaitre ce quota et la part utilisée :
- en amenant votre souris (sans cliquer) au-dessus de votre nom, en haut à droite de votre espace PARTAGE. La fine barre sous votre nom représente l'utilisation de votre quota. La part utilisée y figure en vert s'il n'y a pas de problème, ou en orange puis en rouge lorsque vous approchez de la limite.
- dans la page d'accueil de votre ENT.

Il vous revient d'être vigilants sur l'occupation de votre quota, car losrque la limite est atteinte, les nouveaux mails ne pourront plus être distribués.

Comment récupérer de la place dans ma boite à lettres ?

Pour faire du ménage très efficacement dans votre boite, suivez ces conseils :

1. Recherchez les gros mails :
Eliminer un seul mail de 10Mo est aussi efficace qu'éliminer 1000 mails sans pièces jointes de 10Ko !
- cliquez sur la loupe dans la zone de recherche (en haut à droite de la fenêtre PARTAGE)
- cliquez sur « Taille…/est plus grand que » et donnez une taille mini des mails à rechercher, par exemple 3000Ko qui est une bonne base
- validez, et la liste des gros mails s’affiche, recherchés simultanément dans TOUS vos dossiers
- c’est une bonne idée d’enregistrer cette recherche (bouton [Enregistrer] en haut à droite), en lui donnant un nom (par exemple « Gros mails »). Cela créera un dossier dynamique dont le contenu sera à tout moment le résultat de la recherche enregistrée

2. Faites du ménage parmi les gros mails
- choisissez (si ce n'est pas déjà le cas) un affichage avec le "panneau de lecture en bas", par le bouton [Affichage] en haut, à droite
- faites afficher la taille de vos mails (si ce n'est pas déjà le cas) par un clic-droit sur la ligne des titres de colonnes et en cochant « Taille »
- ordonnez par taille la liste des gros mails en cliquant sur le titre de la colonne des tailles
- éliminez les gros mails qui peuvent l’être
- ce qui occupe de la place, ce sont les pièces jointes (PJ). Si vous souhaitez conserver un mail mais pas forcément ses PJ, vous pouvez détacher ces PJ en les supprimant du mail, ou en les téléchargeant pour les archiver sur le disque dur de votre poste de travail. Des liens « Télécharger » et « Supprimer » sont disponibles pour ça à côté de chaque PJ.

Une très bonne idée est aussi de s’intéresser tout particulièrement au dossier "Envoyé" qui collecte systématiquement par défaut une copie de chaque mail que vous envoyez.
C’est dans certains cas très utile, mais dans le cas des mails avec des PJ de taille importante, il est inutile de conserver dans ce dossier les documents volumineux que vous avez vous-même envoyés, et dont vous avez de toutes façons l’original stocké sur votre disque dur.
L’expérience a montré qu’un bon ménage dans le dossier "Envoyé", en s’intéressant en premier lieu aux mails volumineux de ce dossier (en affichant les mails triés par taille), était très "rentable".

Comment archiver des dossiers localement sur mon ordinateur ?

Zimbra Desktop permet d'archiver vos messages localement sur votre ordinateur via une interface unique reprenant l'ergonomie de l'interface web PARTAGE.

Remarque 1 : comme son installation n'est pas compatible avec toutes les configurations, la DOSI devra d'abord valider qu'elle est possible sur votre poste.

Remarque 2 : les messages archivés localement ne seront plus disponibles via l'interface web PARTAGE et ne seront pas sauvegardés par la DOSI.

Il existe des versions pour Windows, Mac et Linux disponibles à http://www.zimbra.com/downloads/zimbra-desktop

La configuration est la suivante :

  • Type de compte : Zimbra
  • Nom du compte : Au choix
  • Adresse mail : Votre adresse e-mail sous la forme prenom.nom@univ-avignon.fr
  • Entrer votre mot de passe (identique à votre ENT)
  • Serveur entrant : partage.univ-avignon.fr
  • Port: 443
  • Sécurité SSL

Une fois configuré, il faut faire un clic droit sur "Dossiers locaux" dans le menu de gauche puis "Nouveau Dossier". Il faut ensuite renseigner un nom puis "OK".

Vous pouvez alors glisser-déposer les mails que vous voulez archiver vers ce dossier local du menu de gauche.

Utilisation des adresses génériques

Une adresse générique est une adresse électronique qui n'est pas celle d'une personne, mais plutôt celle d'un service ou d'une fonction, comme par exemple cellule-juridique@univ-avignon.fr ou dir-dosi@univ-avignon.fr.

Les mails envoyés à de telles adresses sont redirigés vers une ou plusieurs adresses de personnes.

L'utilisation des adresses génériques à la place d'adresses personnelles permet de rendre transparents les changements de personnes pour une fonction ou dans un service : il suffit de redéfinir les destinataires, et l'adresse générique est toujours pertinente. C'est particulièrement appréciable lorsque l'adresse générique a été publiée sur des plaquettes imprimées, par exemple.

Un autre intérêt des adresses génériques est la possibilité de définir plusieurs destinataires pour assurer le traitement des messages reçus même lorsque le destinataire principal n'est pas en mesure de répondre (absence, ...).

Afin d'en tirer profit, il est indispensable de prendre l'habitude de les utiliser systématiquement pour toutes les correspondances liées à la fonction ou au service.

De plus, il est nécessaire de pouvoir choisir l'adresse d'expéditeur utilisée pour chaque mail à envoyer. En effet, si vous écrivez avec votre adresse personnelle, votre correspondant répondra à votre adresse personnelle, dérogeant ainsi à la règle de l'utilisation de l'adresse générique. Ainsi, vous devez envoyer vos mails à titre personnel avec votre adresse personnelle comme adresse d'expéditeur, et vos mails liés à une fonction avec l'adresse générique de cette fonction.

Il est expliqué ici comment configurer votre messagerie PARTAGE vous pouvoir choisir l'adresse d'expéditeur de chacun de vos mails.

Comment choisir l'adresse d'expéditeur lorsqu'on envoie un message ?

Si vous devez envoyer des messages émanant d'adresses d'expéditeurs variables, par exemple pour envoyer un message avec une adresse générique plutôt que votre adresse nominative, il faut que votre compte ait été configuré à cet effet. Pour cela, il faut faire une demande d'intervention (dans votre ENT > Assistance) en précisant la (ou les) adresse(s) d'expéditeur que vous souhaitez pouvoir utiliser.

Lorsque vous êtes autorisé(e) à utiliser une autre adresse que la vôtre comme adresse d'expéditeur, vous pouvez choisir cette adresse dans la liste déroulante du champ "Expéditeur" lors de la rédaction de votre mail.

Il est également possible de définir un avatar dans "Préférences > Comptes", auquel vous aurez associé l'adresse d'expéditeur voulue et éventuellement une signature spécifique, qui sera automatiquement utilisée lorsque vous choisirez cet avatar pour rédiger un nouveau mail. Les adresses d'expéditeur qu'il vous est possible d'associer à un avatar figurent dans une liste déroulante.

Comment filtrer les spams ?

Nos mails passent par un service antispam qui rejette l'immense majorité des spams indésirables.

Les spams que nous recevons malgré tout ont généralement été marqués comme spam probable, mais sont quand même distribués afin de ne pas rejeter des messages potentiellement légitimes.

Un filtre permet d'automatiser le déplacement des spams probables dans le dossier 'Spam' pour qu'ils n'encombrent pas votre boîte de réception. Ce filtre est activable/désactivable dans votre ENT, rubrique Mes Infos > Mes données, en cochant/décochant la case « Filtrer les spams » du paragraphe Messagerie.

Le filtrage est fait grâce à un filtre appelé "Filtrer les spams".
On consulte les filtres actifs dans : webmail PARTAGE > Préférences > Filtres > Filtres actifs (liste de gauche).

Attention, aucun antispam n'est infaillible et certains mails indésirables pour certains peuvent être considérés comme légitimes par d'autres.
 
Il est donc fortement recommandé de contrôler périodiquement votre dossier 'Spam' pour vérifier qu'il n'y a pas de mails légitimes.

Voir la question ci-dessous pour plus de détails à propos du filtrage des spams.

Plus de détails à propos du filtrage des spams

Les filtres antispam ne sont pas infaillibles et le caractère 'spam' de certains messages peut être relatif.
Il est donc recommandé de contrôler périodiquement le dossier 'Spam' pour s'assurer qu'il n'y a pas des mails légitimes.

Si le filtre "Filtrer les spams" est activé comme indiqué ci-dessus, mais :
 - il y a un message légitime dans votre dossier 'Spam' : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Pas du spam] situé au-dessus de la liste de vos mails
 - il y a un spam dans votre boîte de Réception : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Spam] situé au-dessus de la liste de vos mails
Le message ira dans le dossier voulu ('Spam' ou dans la boîte de Réception), et le système antispam prendra en compte votre action pour apprendre à mieux filtrer les mails.

Pour information seulement, le filtre "Filtrer les spams" est défini ainsi :

Nom du filtre :   Filtrer les spams            X  Actif

Si     [l'une des conditions]  suivantes est/sont satisfaite(s) :
        [En-tête nommé]  X-UCE-Status           [existe]
        [En-tête nommé]  X-Renater-Spam-Status  [correspond exactement]         YES

Exécuter les actions suivantes :
        [Transférer vers un dossier]  [Spam]


(*) On peut voir les entêtes cachés d'un mail en faisant :
- clic-droit sur le mail
- choisir "Montrer l'original"

Les entêtes concernant le spam, sont (pas forcément présents, et pas forcément interprétables) :
X-Spam-Flag
X-Spam-Score
X-Spam-Level
X-Spam-Status
X-UCE-Status
X-UCE-Type
X-Renater-Spam-Status
X-Renater-SpamState
X-Renater-SpamScore
X-Renater-SpamCause

UCE signifie Unsollicited Commercial Email. Les UCE sont considérés à part des spams, et peuvent de type :
    PCE: Professional Commercial Emails - ce sont les emails commerciaux envoyés par des sociétés spécialisées bien connues
    MCE: Miscellaneous Commercial Emails - ce sont les publicités envoyées directement par les sociétés concernées
    DCE: Dirty Commercial Emails - ce sont les emails commerciaux qui flirtent avec la limite (qui peuvent basculer dans le spam et vice-versa). Cette dernière catégorie de message se voit attribuer une note de spam > 100 (Spam Low).

Qu'est-ce que le phishing et comment s'en prémunir ?

Des pirates tentent régulièrement d'obtenir nos identifiants, et surtout nos mots de passe, pour réaliser des actes de malveillance avec les comptes ainsi dérobés. Cela s'appelle du phishing, ou hameçonnage.

Les conséquences

Elles peuvent être graves pour les personnes ayant donné leur mot de passe malgré eux, car la responsabilité leur incombe de ce qui est fait avec le compte.

Les conséquences peuvent aussi être lourdes pour l'ensemble de notre communauté. Généralement, les comptes ainsi piratés sont utilisés pour émettre des spams en masse. Les serveurs de mail de l'Université sont alors très rapidement identifiés comme nuisibles dans le monde entier, et mis sur "liste noire", ce qui compromet largement le bon fonctionnement de notre service de courrier électronique.

Les bonnes pratiques :

  • vous ne devez JAMAIS donner votre mot de passe à qui que ce soit, même s'il se fait passer pour un personnel de la DOSI (nous n'avons absolument jamais besoin de connaître votre mot de passe)
  • vous devez être très vigilants et suspicieux lorsque vous recevez un mail semblant provenir de nos services, vous alertant d'un problème avec votre compte : il peut s'agir d'une tentative de vous extorquer votre mot de passe, soit directement en vous demandant ce mot de passe en réponse par mail, soit indirectement en vous demandant de cliquer sur un lien qui vous conduira vers une page web où votre mot de passe vous sera demandé
Les indices pour identifier les messages malveillants, ils peuvent :
  • être émis d'une adresse qui n'est pas de chez nous (ex : info@mail.com) ;
  • comporter un lien vous envoyant sur une page web où vous devez saisir votre mot de passe ;
  • comporter un lien vous envoyant vers une page web qui n'est pas chez nous ;
  • ne pas être en français, ou être écrits dans un français très approximatif (traducteurs automatiques) ;
  • prétendre que votre quota mail est bientôt atteint et que vous ne pourrez plus recevoir de mails ;
  • prétendre qu'une migration de messagerie est en cours et que vous devez faire quelque chose ;
  • etc.

En cas de doute, n'hésitez pas à demander une explication ou une confirmation à la DOSI.

Comment réagir ?

Si vous êtes victime d'une telle tromperie et pensez avoir donné votre mot de passe par erreur, veuillez en informer la DOSI le plus rapidement possible, afin que l'on vous donne un nouveau mot de passe et que l'on puisse prendre les mesures nécessaires pour limiter les conséquences fâcheuses.

Que sont les "rançongiciels" et comment s'en prémunir ?

Les rançongiciels (ou ransomware en anglais) sont des logiciels malveillants qui cryptent les données personnelles d'un utilisateur, les rendant inaccessibles, et lui demandent d’envoyer de l’argent en échange de la clé qui permettrait de les récupérer.

Ces logiciels sont la plupart du temps envoyés par mail, sous forme d'une pièce jointe (souvent un fichier .zip), et c'est l'utilisateur cible lui-même qui provoque le processus de cryptage des fichiers en cliquant sur la pièce jointe pour l'ouvrir.

Les dégâts peuvent être considérables : une fois le mal fait, il est souvent impossible de décrypter les documents affectés, et il n'est pas envisageable de jouer le jeu des rançonneurs.

Des efforts sont faits pour éliminer de tels mails en amont (avant même qu'ils ne soient distribués), mais comme pour le spam, il en reste toujours qui passent. Dans ces cas, la très grande vigilance des utilisateurs est le seul rempart. Retenons qu'il faut être très méfiant avant d'ouvrir une pièce jointe provenant d'un utilisateur inconnu, ou figurant dans un mail dont le contenu est "bizarre" (mail sans texte, ou avec un texte en français incorrect, etc.) et, en cas de doute, n'hésitez pas à demander une explication ou une confirmation à la DOSI. L'attitude générale de vigilance et de suspicion vis à vis des mails potentiellement douteux est également de mise pour se préserver du phishing.

Il est à noter que les mails malveillants contenant un rançongiciel sont susceptibles d'être reconnus comme des spams et, à ce titre, peuvent être écartés par le filtre présenté dans "Comment filtrer les spams ?".

Puis-je personnaliser ma messagerie, par exemple définir une signature automatique ?

Il est possible de définir une signature qui sera apposée automatiquement dans chaque mail envoyé, dans Préférences > Signatures.
D'autres possibilités de personnalisation sont accessibles dans Préférences > Mail.

Que devient mon adresse professionnelle si je quitte l'Université ?

Si vous perdez votre statut de personnel de l'Université (départ à la retraite, changement d'établissement, fin de contrat...), vous recevez un message vous informant que votre identité numérique et donc votre compte de courrier électronique seront supprimés après un délai de six mois, pour vous laisser le temps de vous organiser.

Toutefois, si votre situation évolue et que vous recouvrez le statut de personnel de l'Université (en signant un nouveau contrat, par exemple) avant le terme des six mois, votre identité numérique ne sera pas supprimée.

Dans le cas contraire, vous pouvez demander à ce que les messages qui arriveront à votre adresse de l'Université soient redirigés vers l'adresse de votre choix. Ce service de redirection sera alors valable durant 1 an maximum. Pour cela, veuillez faire une demande d'assistance via votre Environnement Numérique de Travail (ENT), onglet "Assistance", puis "Demande d'intervention Informatique".

Information : évolution de la politique de filtrage des spams

Initialement, le filtrage des spams parvenant jusqu'à votre boite à lettres était à votre initiative (voir Comment filtrer les spams ?).

Nous traversons une période (printemps 2016) où les attaques par rançongiciels (voir Que sont les "rançongiciels" et comment s'en prémunir ?) sont nombreuses et ont déjà fait plusieurs victimes dans notre communauté, avec des dégâts très importants (perte de toutes les données non-sauvegardées).

Or, il s'avère que dans tous les cas rencontrés à ce jour, les mails malveillants avaient été reconnus comme des spams par notre service antispam. Ils auraient donc pu être écartés par le filtrage que nous proposons, mais ne l'ont pas été car aucune des victimes n'avait activé ce filtrage, malgré l'information que nous avons diffusée à ce sujet.

Nous choisissons d'activer désormais par défaut le filtrage des spams sur l'ensemble des boites à lettres, à l'exception de celles des utilisateurs qui ont précédemment activé eux-mêmes ce filtrage puis, par la suite, l'ont délibérément désactivé pour des raisons qui leur sont propres. Cette mesure prend effet le 20 juin 2016.

Il n'est pas exclu que certains messages vus comme des spams n'en soient pas, d'autant que certains mails indésirables pour certains peuvent être considérés comme légitimes par d'autres.

Il est donc fortement recommandé de contrôler périodiquement votre dossier 'Spam' pour vérifier qu'il n'y a pas de mails légitimes.

Bien sûr, chacun garde la possibilité de désactiver ce filtrage s'il ne lui convient pas et en toute connaissance de cause. De même, il sera possible de le réactiver à tout moment (voir Comment filtrer les spams ?).

Comment créer un message de réponse automatique pendant mes absences/déplacements ?

À l'occasion de vacances ou de déplacements, on veut parfois que nos correspondants soit automatiquement avertis de notre absence.

PARTAGE dispose d'une fonctionnalité spécifique pour répondre à ce besoin à laquelle on accède en cliquant sur :

"Préférences" (onglet) -> "Hors du bureau".

Là il ne reste plus qu'à activer la réponse automatique après avoir écrit son message personnalisé et avoir éventuellement défini la période d'absence pour que la mise en place soit automatique (facultatif).