Services numériques Catalogue d'activités

L’application Catalogue AU (Catalogue d’Avignon Université) est une application permettant de recenser les activités des services de l'établissement.

 

Il est accessible là : https://activites.univ-avignon.fr/

 

Elle distingue 2 types d’activités :

 

 

 

 

 

- Une application de gestion de projets est une application ayant pour objectif de faciliter la gestion d’un projet et d’ordonnancer les tâches afin de faire le suivi de projet.

Pour chaque activité, on identifie 3 rôles.

 

Il s'agit de la personne qui maîtrise le sujet et ses enjeux, en a la vision globale.

C'est par exemple cette personne qui a qualifié grossièrement un projet pour le créer et le faire démarrer dans le futur, et qui peut servir de référent pour les projets futurs en cas d'arbitrage.

On ne peut définir qu'une seule personne.

 

La ou les personnes qui sont les commanditaires, définissent les besoins, les objectifs et son calendrier. Elles définissent les fonctionnalités et représentent (ou seront) les utilisateurs du produit. Elles n'ont pas nécessairement les compétences techniques pour la mise en œuvre.

 

La ou les personnes en charge de la conduite opérationnelle du travail, coûts, délais et des choix techniques. Dans notre contexte, ces mêmes personnes effectuent les travaux, pilotent les prestations ou gèrent les appels d'offre, et conçoivent le projet.

L'application distingue les activités en 2 types différents

 

Ce qui est fait au fil de l’eau, en continu, dans un cadre connu qui évolue peu, sans besoin de réflexion pour modifier les finalités des processus traitant les données.

Les exploitations sont toujours de type run.

 

Organisation du travail pour réaliser des actions qu’on ne fait pas d’habitude ou qui doivent être faites sur une période de temps qu’on veut identifier, nécessite de la réflexion en amont et de la planification.

Un projet peut être de type run ou build.

Les activités sont réparties en 2 "modèles".

 

Tout le travail nécessaire pour la maintenance en condition opérationnelle, garder les services disponibles, assurer les mises à jour. Les processus métiers restent inchangés ou sont modifiés à la marge.

Toutes les exploitations sont du run.

 

Pour démarrer des services afin de proposer des usages nouveaux, des outils nouveaux, enrichir les processus et les données exploitables par les systèmes d’information. Les processus métiers sont changés, par exemple en exploitant des nouvelles informations.

Les projets peuvent être du run ou du build.

 

Certains états dépendent d'une action manuelle.

- en attente de validation : passage obligé dès qu'une activité est créée, elle doit ensuite être validée manuellement

- futur, en attente de démarrage : après qu'une activité ait été créée et validée, elle est future (sauf si la date de début est arrivée), elle doit à nouveau être validée pour devenir en cours.

- en cours, en retard, futur : dépendent de la date du jour et des dates de début* et fin*

- stand-by, abandonné, terminé : l'entrée et la sortie d'une activité dans ces états dépendent d'une action manuelle

 

* les dates de début et fin ne sont obligatoires que pour un projet

 

 

Par exemple, si la date de fin d'une activité arrive à échéance, elle passera de "en cours" à "en retard" tant que sa date de fin ne soit pas mise à jour ou que son état soit défini "terminé".

 

 

Il y a quelques restrictions sur les actions.

- création : tout le monde ayant une identité numérique peut créer une activité ; elle doit être rattachée à un service dit validateur.

- validation : une fois créée, une activité ne sera "activée" (en cours, en retard ou futur) qu'après validation ; la validation n'est faisable que pas les(s) validateur(s) du service à laquelle l'activité est rattachée

- modification : faisable par toute personne du service validateur (service à laquelle l'activité est rattachée)