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Services numériques Catalogue d'activités

Présentation du catalogue d'activités
Ce que le catalogue d'activités n'est *PAS*
Rôles : responsables de l’activité – MOA – MOE
Types Projet et Exploitation
Modèles Run et Build
Cycle de vie d’une activité
Autres champs d'une activité
Activités transverses
Permissions des utilisateurs
Fiche méthodologique : Création d'une activité
Validation d'une activité

Présentation du catalogue d'activités

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
L’application Catalogue AU (Catalogue d’Avignon Université) est une application permettant de recenser les activités des services de l'établissement.
 
Il est accessible là : https://activites.univ-avignon.fr/
 
Ce catalogue permet de visualiser les activités (en cours, à venir, en retard, etc.), d’améliorer la visibilité de l’activité des services afin de prioriser et mieux coordonner les différents intervenants.
 
Elle distingue 2 types d’activités :
- Les exploitations : le travail récurrent et habituel
- Les projets : ce qui nécessite un travail pour un sujet particulier et qui se termine, ils peuvent impacter et modifier le cadre habituel de travail (build) ou ne pas modifier les processus métiers (run)
 

Ce que le catalogue d'activités n'est *PAS*

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
L'application Catalogue AU est une application de catalogue d'activités et non pas une application de gestion de projets.
 
 
La différence entre un catalogue d'activités et une application de gestion de projets:
 
- Un catalogue d'activités est une application qui permet de visualiser les activités (en cours, à venir, en retard, etc.),      d’améliorer la visibilité de l’activité des services et de permettre à la direction de l’université de mieux planifier le futur.
 
- Une application de gestion de projets est une application ayant pour objectif de faciliter la gestion d’un projet et d’ordonnancer les tâches afin de faire le suivi de projet.

Rôles : responsables de l’activité – MOA – MOE

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
Pour chaque activité, on identifie 3 rôles.
 
Responsable de l'activité
Il s'agit de la personne qui maîtrise le sujet et ses enjeux, qui en a la vision globale. C'est elle qui met à jour la fiche de l'activité et qui communique auprès des participants en cas de besoin.
 
C'est par exemple cette personne qui a qualifié un projet pour le définir et le faire arbitrer dans le futur.
On ne peut définir qu'une seule personne.
Concernant une exploitation, cette personne va généralement être impliquée dans la maîtrise d'œuvre (MOE) ou la maîtrise d'ouvrage (MOA).
 
MOA
La ou les personnes qui sont les commanditaires, définissent les besoins, les objectifs et son calendrier. Elles définissent les fonctionnalités et représentent (ou seront) les utilisateurs du produit. Elles n'ont pas nécessairement les compétences techniques pour la mise en œuvre.
 
MOE
La ou les personnes en charge de la conduite opérationnelle du travail, coûts, délais et des choix techniques. Dans notre contexte, ces mêmes personnes effectuent les travaux, pilotent les prestations ou gèrent les appels d'offre, et conçoivent le projet.

Types Projet et Exploitation

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
L'application distingue les activités en 2 types différents
 
Exploitation
Ce qui est fait au fil de l’eau, en continu, dans un cadre connu qui évolue peu, sans besoin de réflexion pour modifier les finalités des processus traitant les données.
Le modèle d'une exploitation est toujours RUN.
 
Projet
Organisation du travail pour réaliser des actions qu’on ne fait pas d’habitude ou qui doivent être faites sur une période de temps qu’on veut identifier, nécessite de la réflexion en amont et de la planification.
Le modèle d'un projet peut être run ou build.

Modèles Run et Build

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
Les activités sont réparties en 2 "modèles".
 
Run
Tout le travail nécessaire pour la maintenance en condition opérationnelle, garder les services disponibles, assurer les mises à jour. Les processus métiers restent inchangés ou sont modifiés à la marge.
Toutes les exploitations sont du run.
 
Build
Pour démarrer des services afin de proposer des usages nouveaux, des outils nouveaux, enrichir les processus et les données exploitables par les systèmes d’information. Les processus métiers sont changés, par exemple en exploitant des nouvelles informations.
Les projets peuvent être du run ou du build.

Cycle de vie d’une activité

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
Cycle de vie d'une activité
 
 
1. Une activité est créée par le membre d'un service.
2. L'activité est dans son état initial : En attente.
    Dans cette étape, les activités sont en attente que les ressources nécessaires leur soient attribuées.
    Le démarrage (passage de l'état En attente à l'état Actif) n'est faisable que par le(s) validateur(s) du service.
    Idem pour le redémarrage (passage de l'état Interrompu à l'état Actif) qui n'est faisable que par le(s) validateur(s) du service.
    Si une activité démarre, elle devient Active, sinon elle reste dans cette étape, ou sinon elle peut être supprimée.
3. Dans l'état En attente, le gestionnaire FDRN peut basculer l'activité dans la FDRN si l'activité est un projet.
4. L'état Actif regroupe les 3 états En cours, Futur, En retard. Ces 3 états dépendent de la date du jour et des dates de début* et de fin*
5. Une fois Active, une activité peut être
     - rebasculée en état Interrompu si on lui retire ses ressources, elle devra être validée à nouveau pour redevenir Active
     - basculée dans l'état Terminé ou Abandonné

Certains états dépendent d'une action manuelle, d'autres dépendent des dates.

- En attente : passage obligé dès qu'une activité est créée, elle attend qu'on lui donne le départ par les validateurs du service ou qu'elle soit supprimée.
- En cours, En retard, Futur : dépendent de la date du jour et des dates de début* et fin*. Dans un de ces 3 états, l'activité est Active, c-à-d qu'elle consomme les ressources d'un ou plusieurs services (activité transverse).
- Interrompu : l'activité a démarré, puis on lui a retiré ses ressources, c'est le même état que En attente à la différence que l'activité a déjà été Active.
- Abandonné, Terminé : l'entrée et la sortie d'une activité dans ces états dépendent d'une action manuelle.
 
* Les dates de début et fin ne sont obligatoires que pour un projet.
 
Par exemple, si la date de fin d'une activité arrive à échéance, elle passera de En cours à En retard. Dès lors, il convient d'ajuster sa date de fin ou son état doit être changé pour Terminé ou Abandonné.
 
Permissions
Il y a quelques restrictions sur les actions.
- création : tout le monde ayant une identité numérique peut créer une activité ; elle doit être rattachée à un service dit validateur.
- En attente : une fois créée, une activité ne sera Active (En cours, En retard ou Futur) qu'après validation ; seuls les validateurs des services à laquelle l'activité est rattachée peuvent valider
- modification : faisable par toute personne des services validateurs (services auxquels l'activité est rattachée)

Autres champs d'une activité

Question destinée à : Etudiant, Administratif, Enseignant / Chercheur, Partenaire, ?
Ces champs ne sont pas obligatoires, mais ils permettent de mieux qualifier les activités et de les trier ou filtrer plus efficacement quand on consulte les tableaux de bord.

Domaine
Précise le domaine fonctionnel, la finalité, le périmètre de l'activité

Structures
Précise les groupes de gens concernés par l'activité, il vaut mieux utiliser les structures en-dessous des services si on sait.

Criticité
Pertinent pour les exploitations. Permet de déterminer les exploitations importantes et celles qui le sont moins.

Priorité du service
Permet de faire un classement des activités au sein du service. Par exemple pour prioriser les projets en cours ou à venir.

Activités transverses

Question destinée à : Etudiant, Administratif, Enseignant / Chercheur, Partenaire, ?
Une activité peut être transverse, c'est-à-dire qu'elle a plusieurs services validateurs. C'est pertinent dans les cas où la MOA et MOE sont partagées par différents services (les SI métiers par exemple).
 
Dans ce cas :
* l'activité apparaît dans les tableaux de bord de chaque service
* il n'y a toujours qu'un seul responsable de l'activité
* chaque service doit valider l'activité après avoir été ajoutée
* l'activité ne peut être supprimée que si elle ne possède plus qu'un seul service validateur
 
La somme des activités transverses de chaque service est donc supérieure au total des activités transverses de l'établissement (comptées une seule fois).

Permissions des utilisateurs

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
Chaque utilisateur a des permissions au sein de l'application en fonction de ses rôles. Les différents rôles possibles avec leur permissions sont listés ici.
 
• Utilisateur par défaut
  - ce sont les permissions pour tous les utilisateurs,
  - consulter toutes les activités de l’établissement,
  - ajouter et modifier des activités de son service/structure,
  - consulter la liste des utilisateurs,
  - consulter la page FdRN (feuille de route du numérique).
 
• Validateur
  - tous les responsables de structure ont ce rôle,
  - seul un responsable de structure peut donner ce rôle à une autre personne de son service,
  - possède les permissions de l'utilisateur par défaut,
  - valider les activités de son service,

• Gestionnaire FdRN
  - ce rôle est donné par l'administrateur,
  - possède les permissions de l'utilisateur par défaut,
  - modifier les activités de type FdRN quelque soit son service

• Administrateur
  - ce rôle est donné par un autre administrateur,
  - ce rôle a toutes les permissions, sur les utilisateurs et les activités de tous les services
 

Fiche méthodologique : Création d'une activité

Question destinée à : Etudiant, Administratif, Enseignant / Chercheur, Partenaire, ?

But du catalogue d'activités :

Le catalogue d'activités AU permet de définir les objectifs, la portée et les parties prenantes de chaque activité. Il est élaboré avant le démarrage de l'activité et sert de référence tout au long de son cycle de vie. Ce catalogue fournit une compréhension claire des attentes et des responsabilités associées à chaque activité, ce qui permet à toutes les parties impliquées de travailler de manière coordonnée et efficace.

Le catalogue d'activités est essentiel pour obtenir une vision globale des activités de l'établissement et les prioriser en conséquence.

Voici un exemple : https://activites.univ-avignon.fr//service/dashboard/DES/788

 

Nom de l'activité : Il permet d'identifier de manière claire et concise une activité spécifique.

Type : Projet ou Exploitation, se reporter à la question Types Projet et Exploitation

Modèle : Run ou Build, se reporter à la question Modèles Run et Build

Statut : Abandonné, Actifs ou Terminé

Sélection de l'équipe : La sélection de l'équipe en amont est essentielle pour mener à bien l’activité.

Responsable de l'activité : se reporter à la question Rôles : responsables de l’activité – MOA – MOE

Service validateur : Tous les services impactés par l'activité (l'activité devra être validée par tous ces services).

MOA : se reporter à la question Rôles : responsables de l’activité – MOA – MOE

MOE : se reporter à la question Rôles : responsables de l’activité – MOA – MOE

Budget :

Pour une activité de type projet :

Investissement : Cout de l'activité en investissement

Fonctionnement : Cout de l'activité en fonctionnement

Récurrent : Coût à prévoir pour les années suivant la réalisation du projet.

Pour une activité de type exploitation :

Récurrent : Coût à prévoir chaque année

Plan d'actions : Date de début et date de fin de l'activité

Description : Champ libre permettant d'indiquer les éléments essentiels d'une activité pour faciliter la gestion et la priorisation au niveau de l'établissement.

Valorisation : Quels sont les bénéfices pour l'établissement une fois cette activité réalisée ? Par exemple, il peut y avoir des avantages financiers, une amélioration de l'image de l'établissement ou des gains en termes de productivité et d'efficacité du travail.

Énoncé de l'opportunité et du problème : Quels seraient les impacts sur l'établissement ou le service si cette activité n'était pas réalisée ? Veuillez noter qu'il est important de ne pas énumérer les causes du problème ni de formuler de solution à ce stade.

Champ d'application : Déterminer le périmètre d'action et les leviers disponibles pour l'équipe afin de mener à bien cette activité.

Indicateurs clés et objectifs : Déterminer des objectifs réalistes et mesurables en indiquant quelques indicateurs.

Autres champs :

Temps de travail total : Somme des estimations du coût RH par service valideur

Domaine : se reporter à la question Autres champs d'une activité

Structure : se reporter à la question Autres champs d'une activité

Lien de l'application : Lien vers l'activité si c'est une application web

Documentation : Lien vers la documentation utilisateur de l'activité

Documentation interne : lien vers la documentation interne de l'activité

Feuille de route du numérique : Cocher ce champ si l'activité concerne la feuille de route du numérique

Arbitrage : Ce champ est modifiable seulement par les personnes ayant le rôle "Validateur".

Criticité : se reporter à la question Autres champs d'une activité

 

Validation d'une activité

Question destinée à : Administratif, Enseignant / Chercheur, ?
Pour valider une activité, sur la fiche de l'activité, il faut :
* que tous les services valideurs aient validé l'arbitrage
* puis, que l'activité soit validée avec le bouton correspondant

Valider une activité implique de s'être accordé avec les différentes parties prenantes sur les points suivants :
* les parties prenantes : les personnes MOA et MOE, les valideurs des services concernés
* avoir qualifié suffisamment l'activité
    * avoir estimé les ressources nécessaires (temps, argent), avoir estimé la quantité de travail (et pour qui)
    * l'échéance de la mise en œuvre est identifiée

La validation permet aussi de formaliser un engagement de réalisation
* par exemple au sein d'un service ou auprès d'autres services pour des raisons techniques ou contextuelles
* par exemple auprès des utilisateurs de nos services pour offrir de nouvelles possibilités
 
Lorsque la qualification n'est pas complète, par exemple lorsqu'une date de réalisation est impossible à déterminer en l'état, la validation ne peut pas être faite.
 
L'utilisation des priorités des projets en attente permet aussi d'afficher la prise en compte d'un besoin ou de la nécessité de sa réalisation malgré sa qualification incomplète.