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PARTAGE - Outils collaboratifs Conférence à distance

Les différents services de conférence

Nous avons plusieurs solutions pour réaliser des conférences à distance.
Les conférences à distance peuvent se tenir en audio, en visio et permettent de partager des présentations.

Les différents services sont :

* RENavisio
Les conférences sont assurées avec du matériel spécifiques visioconférence. Il y a des installations fixes dans des salles dédiées et des installations mobiles. Ces conférences sont aussi possibles grâce à un ordinateur portable préalablement configuré.
Il faut donc réserver à l'avance.
C'est en principe de meilleure qualité et cette configuration est plus adaptée lorsque plusieurs personnes sont physiquement ensemble.
Il est possible de partager l’affichage des documents (powerpoint, pdf, autre….).
 
* web-conférence BBB (Big Blue Button)
Ce service est hébergé et opéré par la DOSI.
Pas besoin de réserver en avance. Possible de diffuser un lien pour organiser un rendez-vous.
Il est plus adapté pour la pédagogie en étant intégré à Moodle, mais il convient très bien pour des réunions de travail.
 
* web-conférence (Jitsi) : AU conférence
Ce service sera arrêté le jeudi 15 juillet 2021, voir ici.
Pour utiliser un service de type Jitsi, vous pouvez toujours utiliser Rendez-Vous.
 
* web-conférence (Jitsi) : Rendez-vous
C'est un service web opéré par RENATER. Pas besoin de réserver en avance. Possible de diffuser un lien pour organiser un rendez-vous.
Les prérequis :
  ** un navigateur web (Chromium ou dérivé tel que Google Chrome, Firefox en dernière version indispensable) avec une caméra, un micro et casque (enceintes déconseillées à cause des problèmes de retour de son). Cela nécessite une petite prise en main de l'interface web (simple) et quelques réglages du matériel. Ensuite c'est très facile à utiliser et vous êtes en autonomie complète pour l'organisation.
  ** alternative au point précédent : une application sur smartphone (Android ou iPhone) avec casque et micro, la partie réglage est grandement simplifiée et les fonctionnalités sont quasi identiques. Idem : très facile à utiliser et autonomie.

* Conférence téléphonique, audioconférence
Lorsque l'audio est suffisant, la DOSI fourni un poste téléphonique adapté pour capter les voix de plusieurs personnes réunies dans une salle. Les autres correspondant ont eux aussi besoin d'un simple téléphone.
Pas de partage de document possible.

Demander l'organisation d'une conférence à distance

Vous devez faire une demande d'assistance. Dans la demande d'intervention, veuillez préciser :
  • la date de l’intervention,
  • le lieu,
  • décrire vos besoins et le service souhaité,
  • donner les informations techniques transmises par le site distant ou fournir le n° de téléphone et/ou le mail de la personne à contacter.

Remarque importante :

  • Prévoir 2 semaines de délai entre la demande et la mise en œuvre afin de pouvoir procéder à des tests permettant de garantir le bon fonctionnement de la solution avec les sites distants

Cas des visioconférences organisées dans le cadre des Comités de sélection à AU :

  • Si vous êtes membre d'un Comité de Sélection organisé par l'Université d'Avignon, merci de prendre connaissance de ce protocole. Vous devrez aussi obligatoirement joindre ce formulaire dûment complété à votre demande d'Assistance.
  • Si vous  êtes candidat à un Comité de Sélection organisé par un autre établissement, merci de joindre ce formulaire dûment complété à votre demande d'Assistance.

Organiser une conférence de type RENavisio

Quatre salles de visioconférence sont à votre disposition (cf. ci-dessous leurs noms respectifs et un lien vers la documentation correspondante des systèmes qui y sont installés).

Sur le campus Hannah Arendt :

Sur le campus Jean-Henri Fabre :
L’université dispose également de deux systèmes mobiles sur Hannah Arendt (cf. notice Polycom Real Presence 500 et notice Aver SVC 100) et d'un sur Jean-Henri Fabre (cf. notice Aver SVC 100).

Salle du centre ville

Ces systèmes permettent :

  • de faire une visioconférence en point à point (jusqu'à points distants pour le système de la salle des thèses) et en haute définition,
  • le partage d'écran d'ordinateur (présentation, PDF , etc.).

Mise en place d'une visioconférence :

Pour une demande d'utilisation d'un de ces systèmes vous devez tout d'abord faire une demande d'intervention. Vous noterez que la mise en place d'une visioconférence nécessite :

  • d'avoir les coordonnées d'un contact technique sur le⋅s site⋅s distant⋅s,
  • d'organiser des tests préalables pour vérifier la compatibilité des matériels.

Arrêt de l'instance Jitsi-AU conférence de l'université (https://conference.univ-avignon.fr)

Le service de web-conférence https://conference.univ-avignon.fr/ a été mis en place par la DOSI en mars 2020 avec les premières mesures de la crise Covid-19. Il s'agit de la même technologie (Jitsi) que celle utilisée par le service RENdez-vous https://rendez-vous.renater.fr/ gérée par RENATER.
 
Par la suite, un autre service de web-conférence avec des fonctionnalités plus adaptées pour la pédagogie a été lancé par la DOSI. Il s'agit de la technologie BBB (Big Blue Button) : https://bbb.univ-avignon.fr/
 
La DOSI ne pouvant pas maintenir ces deux plateformes à terme, le service de web-conférence Jitsi sera arrêté le jeudi 15 juillet 2021, soit la veille de la fermeture estivale 2020/2021.

Seul le service BBB par la DOSI est maintenu à terme https://bbb.univ-avignon.fr/
 
Pour continuer d'utiliser Jitsi, seule l'instance RENdez-vous restera disponible https://rendez-vous.renater.fr/

Ces 2 services sont accessibles via votre ENT > Raccourcis / Menu Outils > PARTAGE - Outils collaboratifs > Conférence à distance.

Participer à/organiser une web-conférence Rendez-Vous (type Jitsi)

Le service de web-conférence RENdez-vous par RENATER est utilisable sur votre poste de travail avec un navigateur web. Il est fortement recommandé d'utiliser Chromium ou ses dérivés (par exemple Google Chrome ou Opera) et d'éviter Firefox. Il est aussi possible d'utiliser cette solution avec un smartphone (voir question suivante).
 
Seules les personnes ayant une identité numérique peuvent créer une conférence. N'importe quelle personne sur Internet peut participer à une conférence existante.
Pour être dans les meilleures conditions, nous vous conseillons d'utiliser :
 - un casque et un micro (le "kit oreillettes" de votre téléphone suffit),
 - être équipé d'une webcam est également un plus.
 

Consulter la documentation utilisateur pour connaître toutes les possibilités d'utilisation.

Exemple de réglages par l'hôte de la conférence : protection de l'accès par mot de passe, micro/caméra coupé par défaut, mettre tout le monde muet.

Pour rejoindre une conférence à laquelle vous avez été invité⋅e : copier/coller dans la barre d'adresse de votre navigateur le lien qui vous a été communiqué.

Pour créer une conférence RENdez-vous

Se rendre sur https://rendez-vous.renater.fr
S'authentifier,
Saisir le nom désiré de la conférence (si une conférence de ce nom existe déjà, vous la rejoindrez). Utiliser un nom long et/ou aléatoire pour le rendre non devinable,
Communiquer le lien de votre conférence aux personnes à inviter.

 
====
 
Vous pouvez faire une demande d'assistance pour obtenir une aide à sa mise en œuvre.

Si le pare-feu de votre ordinateur, réseau ou entreprise nécessite une autorisation explicite pour accéder au service de conférence, les ports à autoriser sont :

- 80, 443 en TCP
- la plage 10000 à 20000 en UDP

Participer à/organiser une visioconférence Rendez-Vous (type Jitsi) depuis votre smartphone

Le service de web-conférence RENdez-vous par RENATER repose sur l'outil Jitsi Meet (cf. Page Wikipedia).

Pour utiliser cette solution sur téléphone, il suffit d'installer l'application "Jitsi Meet" disponible dans les magasins d'applications "Playstore" ou "AppStore".

Une fois installée, vous devez entrer dans la page des préférences du logiciel pour :

    1. Spécifier un pseudo
    2. Votre adresse mail de l'université
    3. Entrer l'adresse du serveur à utiliser : https://rdv.rendez-vous.renater.fr/
                                                             ou https://rdv1.rendez-vous.renater.fr/
                                                             ou https://rdv2.rendez-vous.renater.fr/
                                                             ou https://rdv3.…

Les bonnes pratiques des web-conférences Rendez-Vous (type Jitsi)

Quand vous participez à une web-conférence Rendez-Vous, en fonction de votre statut (organisateur ou participant), il y a un certain nombre de points à vérifier.
 
Quand vous êtes l'organisateur, penser à :
  • Donner un nom long à votre conférence pour le rendre moins prédictible (vous devrez vous authentifier pour que la création soit effective),
  • Donner un code d'accès à votre conférence. Vous devrez alors le communiquer (tout comme le lien d'accès à la conférence) aux participants,
  • Rappeler aux participants de laisser leur micro désactivé. Pour l'activer, quand ils prennent la parole, il leur suffit d'appuyer sur la barre "Espace" de leur clavier (la relâcher coupera à nouveau leur micro – fonction "Appuyer et parler") ou d'utiliser la touche M comme un interrupteur,
  • Rappeler l'existence de la fonction de messagerie instantanée disponible dans l'application.
Que vous soyez l'organisateur ou simple participant, penser à :
  • Utilisez un navigateur web tel que Chromium et ses dérivés plutôt que Firefox,
  • Mettre à jour votre identité de sorte que les autres participants vous identifient (menu Plus d'actions -> Votre nom),
  • En fonction de la qualité de votre connexion Internet, pensez à adapter la qualité vidéo de votre appel (Plus d'actions -> Ajuster la qualité vidéo) voire même à couper votre caméra si la qualité de la transmission est trop dégradée,
  • Utiliser la fonction de partage d'écran si vous avez besoin de partager un document avec l'ensemble des participants,
  • Laisser votre micro coupé et à appuyer sur la barre "Espace" de votre clavier pour l'activer quand vous devez prendre la parole (Relâche la barre "Espace" le coupera automatiquement).

Organiser une audioconférence

Pour mettre en œuvre une audioconférence, vous avez le choix entre 2 services.

1. Le service "Renavisio" de RENATER

pour des conférences jusqu'à vingt personnes (cf. https://renavisio.renater.fr/user_guide).

Pour cela vous devez :

  • vous rendre sur la page web du service (cf. https://renavisio.renater.fr/ ),
  • vous identifier à l'aide de vos identifiants de l'Université,
  • demander à créer une nouvelle conférence et dans son formulaire de création, définir "audio" comme type de conférence.
2. Le "téléphone" ci-dessous




Ce système est adapté à :

  • jusque 7/8 participants dans une même salle ;
  • fonctionne sur une ligne téléphonique analogique standard.

Ces téléphones sont à votre disposition dans la salle de visioconférence "0E34" pour le campus Hannah Arendt et dans la salle de réunion du LIA pour le campus Jean-Henri Fabre.

Pour une aide à la mise en œuvre de l'une ou l'autre des ces solutions, vous devez faire une demande d'intervention.

Utilisation de Skype

À la question de savoir si la DOSI peut installer le logiciel SKYPE sur les postes de travail, la réponse est non. Il en va de même pour "Skype for the web" qui nécessite obligatoirement l'installation d'un client léger (via un msi) sur votre poste. Vous trouverez ci-dessous les raisons qui motivent cette réponse.

En alternative, la DOSI recommande et offre du support pour l'utilisation de Rendez-vous, un service offert par RENATER.

Le Secrétariat Général de la Défense et de la Sécurité Nationale a émis la circulaire n°2328/SGDN/DCSSI du 9 août 2005 que vous pouvez consulter ici : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_1289.pdf ou http://www.circulaires.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_1289.pdf.

Cette circulaire a été complétée par une note du Haut Fonctionnaire de Défense du Ministère (MENESR) de l'époque (B. Vors) en date du 10 août 2005 adressée à tous les présidents d'université et aux Fonctionnaires de Sécurité de Défense, note que l'on ne peut reproduire car classée, qui concluait que l'utilisation du logiciel SKYPE était à proscrire.

En complément, voici la position du CNRS : https://aresu.dsi.cnrs.fr/spip.php?article161

SKYPE est un logiciel de téléphonie sur le réseau (voix IP). Son utilisation est gratuite pour les appels d'ordinateur à ordinateur.

SKYPE présente toutefois un certain nombre de risques techniques qui ont conduit l'Éducation Nationale à interdire son utilisation.

  • comme tout logiciel, SKYPE présente régulièrement des failles de sécurité,
  • ces failles sont aggravées par l'opacité des protocoles de transports de données
  • consommation très élevée de bande passante, pas pour les communications elles mêmes mais à l'usage de l'infrastructure SKYPE qui utilise les machines avec une bande passante importante comme nœud de communication. Extrait des conditions générales d'utilisation :

    Afin de bénéficier des avantages offerts par le logiciel SKYPE, vous donnez par les présentes au logiciel SKYPE l'autorisation d'utiliser le processeur et la bande passante de votre ordinateur avec pour objectif limité de faciliter les communications entre les utilisateurs du logiciel SKYPE.

Installer SKYPE sur son poste revient donc à mettre les ressources de l'établissement à disposition du réseau SKYPE, pour l'intérêt du réseau SKYPE, sans que l'établissement n'ait aucun droit de regards sur les données transitant sur le réseau SKYPE.

Le tout se situe dans le cadre d'une insécurité juridique sur la réglementation applicable à vos données et vos communications. Extrait des conditions générales d'utilisation :

Les informations vous concernant peuvent être enregistrées et traitées dans tout pays dans lequel SKYPE et le groupe eBay possèdent des installations, y compris en dehors de l'UE.

Or (toujours extrait des conditions générales d'utilisation) :

Sauf dispositions contraires ci-dessous, SKYPE ne vendra, ni ne louera, n'échangera ou ne transférera des données personnelles et/ou de trafic ou du contenu de communication à des tiers sans votre autorisation expresse, sauf dispositions légales ou ordonnances contraires par les autorités compétentes.

La combinaisons de ces deux articles, implique que vos données peuvent relever de la règlementation d'états plus laxistes que les pays européens en matière de confidentialité des données. Ceci fait peser, du point de vue du ministère de la défense, un risque sérieux sur la confidentialité des données des établissements.

Comme beaucoup d'autre outils Internet d'utilisation "gratuite" (à ne pas confondre avec les "logiciels libres" ou "open source"), SKYPE présente des risques techniques et juridiques qui ont conduit l'éducation nationale à interdire son utilisation.

De plus, il a été montré que le logiciel SKYPE accède à certaines données personnelles (http://blog.delacelle.com/post/2009/02/02/skype-le-scandale/ ou http://yro.slashdot.org/story/07/08/26/1312256/skype-linux-reads-password-and-firefox-profile).

Références :

Organiser un cours en web-conférence (type BBB)

BigBlueButton (abrégé BBB) est un système de web-conférence disposant de fonctionnalités adaptées à l'enseignement : diffusion d'un diaporama (au format Open Office / Libre Office) ou d'un document PDF, mode écoute seulement (sans micro) pour les étudiants, notes partagées, enregistrement natif, intégration dans la plateforme e-uapv (Moodle).
 
BBB est compatible avec Firefox, Chrome, Chromium et Safari. Assurez vous cependant de disposer d'une version récente du navigateur. Les version tablettes et smartphone de ces navigateurs sont également compatibles.
 
La création d'une salle n'est possible qu'en disposant d'une identité numérique et se fait de 2 façons :
 
- depuis la plateforme e-uapv, ajoutez à votre cours une activité BigBlueButtonBN
- depuis le site bbb.univ-avignon.fr
 
Attention: ces deux méthodes d'accès offrent les mêmes fonctionnalités, mais les salles et enregistrements créées dans l'une des interfaces ne sont pas visibles dans l'autre !
 
Pour utiliser cette plateforme dans les meilleures conditions, il est recommandé :
 
- de disposer d'un micro casque (les haut parleurs sont à proscrire)
- de disposer d'une webcam
- que les documents à présenter soient d'une taille inférieure à 300 Mo
 
Pour des informations détaillées sur l'utilisation de BigBlueButton et les bonnes pratiques dans le cadre pédagogique, contactez la mission APUI.
 
Si le pare-feu de votre ordinateur, réseau ou entreprise nécessite une autorisation spécifique pour accéder au service de conférence, les ports à autoriser sont :
 
- 80, 443 en TCP
- 16384 à 32768 en UDP
 
Attention: les PDF générés avec LaTeX posent de gros problèmes avec BBB et sont particulièrement déconseillés. Si il n'est pas possible de se passer de LaTeX, il faut utiliser le paquet lmodern afin de forcer l'utilisation de polices vectorielles.
 
 

Comment organiser un cours en web-conférence à plus de 300 visionneurs ?

Pour répondre aux besoins des cours à distance suivis par plus de 300 étudiants, la DOSI a mis en place un système diffusant en direct un cours BBB (BigBlueButton) sur notre plateforme vidéo POD.
 
Actuellement, il est possible de diffuser en parallèle 4 cours en direct.
 
Si vous êtes intéressé par cette solution veuillez contacter la Mission APUI : apui@univ-avignon.fr

Participer à un cours en web-conférence (type BBB)

Pour rejoindre une salle sur BigBlueButton, vous pouvez :
 
- Cliquer sur "Entrer dans la session" dans la page du cours sur la plateforme e-uapv
- Copier/coller l'adresse de la salle si elle vous à été communiquée

Enregistrer une session (type BBB)

Rappel
Il y a 2 méthodes pour créer une salle BBB : depuis la plateforme e-uapv ou depuis le site bbb.univ-avignon.fr. Ces deux méthodes d'accès offrent les mêmes fonctionnalités, mais les salles et enregistrements créées dans l'une des interfaces ne sont pas visibles dans l'autre !
 
À propos des enregistrements
 
Ne pas oublier de lancer l’enregistrement au début, et de le couper puis le relancer en cas de pause.
 
Ne pas oublier d'arrêter l'enregistrement puis de cliquer sur “mettre fin à la réunion” pour que l’enregistrement se fasse correctement.
 
Être patient avant l’obtention de l’enregistrement complet : cela prend un certain temps (parfois jusqu’à une journée) alors que le podcast (captation audio uniquement) apparaît rapidement. Les enregistrements ne sont traités que la nuit pour laisser la ressource disponible pour les cours en journée. Ils ne sont donc disponibles que le lendemain, voire le surlendemain.
 
Ne pas faire d’enregistrement la nuit, car c’est le moment où sont faites les sauvegardes sur les serveurs. Sinon c'est prendre le risque d'être interrompu.
 
 

Contrôler la prise de parole pendant une session (type BBB)

Dans une salle BBB, il est possible d'empêcher l'utilisation du micro et/ou de la caméra par les participants :
* Les modérateurs ne sont pas affectés.
* Les autres participants peuvent interagir uniquement par le chat.
 
La procédure :
* La personne ouvrant la salle à le statut "modérateur".
* Au dessus de la liste des participants, menu "roue dentée", "Verrouiller les spectateurs".
* Cocher pour verrouiller "Partager la webcam" et/ou "Partager le microphone".
* Ces restrictions n'affectent pas les modérateurs: il suffit de donner le statut de modérateur aux personnes concernées.

Comment mettre en place une salle d'attente virtuelle sous BBB ?

Pour l'organisation de soutenances, d'oraux ou d'entretiens vous avez la possibilité de diffuser un lien unique à plusieurs personnes et de valider l'entrée de chacune de ces personnes dans la conférence.
Cette fonctionnalité permet de créer une salle d'attente virtuelle.
 
Pour la mettre en place, il faut :
 
  • Se connecter sur BBB.
  • Sélectionner un salon existant (ou en créer un nouveau) et activer sa propriété "Exiger l'approbation du modérateur avant de rejoindre".
  • La personne qui a reçu le lien et qui va vouloir s'y connecter sera mise en attente et verra le message suivant s'afficher sur la page : "Please wait for a moderator to approve you joining the meeting".
  • Le propriétaire/modérateur de la salle verra alors le nom de l'utilisateur apparaître dans le menu des "Utilisateurs en attente" et devra le sélectionner et l'autoriser explicitement pour qu'il puisse entrer dans la conférence.
  • Procéder de la même manière avec les invités suivants.
Il est conseillé que l'utilisateur invité à rejoindre une conférence ne le fasse pas trop longtemps à l'avance sous peine de voir sa demande devenir caduque et de devoir rafraîchir la page de son navigateur pour la réactualiser.
 
Vous pouvez demander une aide à la mise en place de cette fonctionnalité en ouvrant un ticket d'assistance.

Comment organiser un sondage dans une salle BBB ?

Pendant un cours ou une réunion, il peut être utile de lancer un sondage.
 
BBB offre cette possibilité et pour mettre en place un sondage,  il suffit :
 
  • Poser votre question à l'oral ou de l'écrire sur une des diapositives de votre présentation.
  • Cliquer sur l'icône "+" et choisir l'option "Débuter un sondage".
  • Dans le panneau qui s'ouvre, choisir le type de réponses désiré ou définir un "sondage personnalisé".
  • Les résultats vont s'afficher en continu pour le présentateur qui peut choisir de les publier pour tout le monde quand il le juge opportun.
Attention, un sondage n'offre aucune garantie de confidentialité aux personnes participantes.
 

Comment utiliser les caméras 360° dédiées à la visioconférence ?

La DOSI met à votre disposition des caméras de visioconférence capables de suivre le sujet qui parle à 360° et capables de basculer la prise de vue sur la personne en train de parler.
 
Les caméras que nous prêtons sont de 2 types : Kandao Meeting Pro et Meeting OWL Pro.
 
1. Kandao Meeting Pro
 
En plus d'une vision à 360° et de haut parleurs integrés, ces caméras sont dotées de micros omnidirectionnels qui permettent d'avoir une portée totale d'un rayon de 5,5m. Au-delà de cette distance de 5,5m, le bon fonctionnement de la caméra ne peut plus être garanti.
 
La télécommande permet de sélectionner un mode d'affichage parmi les 5 disponibles.
 
Une notice d'utilisation détaillée est disponible ici.
 
2. Meeting OWL Pro
 
Ces caméras également dotées d'une vision à 360° et de haut parleurs integrés ont des micros qui leur permettent d'avoir une portée totale de 3,5m de rayon.
 
Elles sont conseillées pour des visioconférences jusqu'à 10 participants en présentiel au maximum.