PARTAGE - Outils collaboratifs Conférence à distance

• la date de l’intervention,
• le lieu,
• décrire vos besoins et le service souhaité,
• donner les informations techniques transmises par le site distant ou fournir le n° de téléphone et/ou le mail de la personne à contacter.

Remarque importante :

• Prévoir 2 semaines de délai entre la demande et la mise en œuvre afin de pouvoir procéder à des tests permettant de garantir le bon fonctionnement de la solution avec les sites distants

Cas des visioconférences organisées dans le cadre des Comités de sélection à AU :

Quatre salles de visioconférence sont à votre disposition (cf. ci-dessous leurs noms respectifs et un lien vers la documentation correspondante des systèmes qui y sont installés).

Sur le campus Hannah Arendt :

• Salle des thèses (cf. notice Aver SVC 100)
• Salle 0e34 (cf. notice Polycom 7000 HD)

• Salle réunion LIA (cf. notice Polycom 7000 HD)
• Salle conseil UFR STS (cf. notice Polycom Real Presence 500)

Ces systèmes permettent :

• de faire une visioconférence en point à point (jusqu'à points distants pour le système de la salle des thèses) et en haute définition,
• le partage d'écran d'ordinateur (présentation, PDF , etc.).

Mise en place d'une visioconférence :

Pour une demande d'utilisation d'un de ces systèmes vous devez tout d'abord faire une demande d'intervention. Vous noterez que la mise en place d'une visioconférence nécessite :

• d'avoir les coordonnées d'un contact technique sur le⋅s site⋅s distant⋅s,
• d'organiser des tests préalables pour vérifier la compatibilité des matériels.

Consulter la documentation utilisateur pour connaître toutes les possibilités d'utilisation.

Exemple de réglages par l'hôte de la conférence : protection de l'accès par mot de passe, micro/caméra coupé par défaut, mettre tout le monde muet.

Pour rejoindre une conférence à laquelle vous avez été invité⋅e : copier/coller dans la barre d'adresse de votre navigateur le lien qui vous a été communiqué.

Pour créer une conférence RENdez-vous

Se rendre sur https://rendez-vous.renater.fr
S'authentifier,
Saisir le nom désiré de la conférence (si une conférence de ce nom existe déjà, vous la rejoindrez). Utiliser un nom long et/ou aléatoire pour le rendre non devinable,
Communiquer le lien de votre conférence aux personnes à inviter.

Si le pare-feu de votre ordinateur, réseau ou entreprise nécessite une autorisation explicite pour accéder au service de conférence, les ports à autoriser sont :

- 80, 443 en TCP
- la plage 10000 à 20000 en UDP

Pour utiliser cette solution sur téléphone, il suffit d'installer l'application "Jitsi Meet" disponible dans les magasins d'applications "Playstore" ou "AppStore".

Une fois installée, vous devez entrer dans la page des préférences du logiciel pour :

1. Spécifier un pseudo
2. Votre adresse mail de l'université
3. Entrer l'adresse du serveur à utiliser : https://rdv.rendez-vous.renater.fr/
                                                          ou https://rdv1.rendez-vous.renater.fr/
                                                          ou https://rdv2.rendez-vous.renater.fr/
                                                          ou https://rdv3.…
   

Pour mettre en œuvre une audioconférence, vous avez le choix entre 2 services.

1. Le service "Renavisio" de RENATER

pour des conférences jusqu'à vingt personnes (cf. https://renavisio.renater.fr/user_guide).

Pour cela vous devez :

• vous rendre sur la page web du service (cf. https://renavisio.renater.fr/ ),
• vous identifier à l'aide de vos identifiants de l'Université,
• demander à créer une nouvelle conférence et dans son formulaire de création, définir "audio" comme type de conférence.

2. Le "téléphone" ci-dessous

Ce système est adapté à :

• jusque 7/8 participants dans une même salle ;
• fonctionne sur une ligne téléphonique analogique standard.

Ces téléphones sont à votre disposition dans la salle de visioconférence "0E34" pour le campus Hannah Arendt et dans la salle de réunion du LIA pour le campus Jean-Henri Fabre.

Pour une aide à la mise en œuvre de l'une ou l'autre des ces solutions, vous devez faire une demande d'intervention.

En alternative, la DOSI recommande et offre du support pour l'utilisation de Rendez-vous, un service offert par RENATER.

Le Secrétariat Général de la Défense et de la Sécurité Nationale a émis la circulaire n°2328/SGDN/DCSSI du 9 août 2005 que vous pouvez consulter ici : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_1289.pdf ou http://www.circulaires.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_1289.pdf.

Cette circulaire a été complétée par une note du Haut Fonctionnaire de Défense du Ministère (MENESR) de l'époque (B. Vors) en date du 10 août 2005 adressée à tous les présidents d'université et aux Fonctionnaires de Sécurité de Défense, note que l'on ne peut reproduire car classée, qui concluait que l'utilisation du logiciel SKYPE était à proscrire.

En complément, voici la position du CNRS : https://aresu.dsi.cnrs.fr/spip.php?article161

SKYPE est un logiciel de téléphonie sur le réseau (voix IP). Son utilisation est gratuite pour les appels d'ordinateur à ordinateur.

SKYPE présente toutefois un certain nombre de risques techniques qui ont conduit l'Éducation Nationale à interdire son utilisation.

• comme tout logiciel, SKYPE présente régulièrement des failles de sécurité,
• ces failles sont aggravées par l'opacité des protocoles de transports de données
• consommation très élevée de bande passante, pas pour les communications elles mêmes mais à l'usage de l'infrastructure SKYPE qui utilise les machines avec une bande passante importante comme nœud de communication. Extrait des conditions générales d'utilisation :

  Afin de bénéficier des avantages offerts par le logiciel SKYPE, vous donnez par les présentes au logiciel SKYPE l'autorisation d'utiliser le processeur et la bande passante de votre ordinateur avec pour objectif limité de faciliter les communications entre les utilisateurs du logiciel SKYPE.

Installer SKYPE sur son poste revient donc à mettre les ressources de l'établissement à disposition du réseau SKYPE, pour l'intérêt du réseau SKYPE, sans que l'établissement n'ait aucun droit de regards sur les données transitant sur le réseau SKYPE.

Le tout se situe dans le cadre d'une insécurité juridique sur la réglementation applicable à vos données et vos communications. Extrait des conditions générales d'utilisation :

Les informations vous concernant peuvent être enregistrées et traitées dans tout pays dans lequel SKYPE et le groupe eBay possèdent des installations, y compris en dehors de l'UE.

Or (toujours extrait des conditions générales d'utilisation) :

Sauf dispositions contraires ci-dessous, SKYPE ne vendra, ni ne louera, n'échangera ou ne transférera des données personnelles et/ou de trafic ou du contenu de communication à des tiers sans votre autorisation expresse, sauf dispositions légales ou ordonnances contraires par les autorités compétentes.

La combinaisons de ces deux articles, implique que vos données peuvent relever de la règlementation d'états plus laxistes que les pays européens en matière de confidentialité des données. Ceci fait peser, du point de vue du ministère de la défense, un risque sérieux sur la confidentialité des données des établissements.

Comme beaucoup d'autre outils Internet d'utilisation "gratuite" (à ne pas confondre avec les "logiciels libres" ou "open source"), SKYPE présente des risques techniques et juridiques qui ont conduit l'éducation nationale à interdire son utilisation.

De plus, il a été montré que le logiciel SKYPE accède à certaines données personnelles (http://blog.delacelle.com/post/2009/02/02/skype-le-scandale/ ou http://yro.slashdot.org/story/07/08/26/1312256/skype-linux-reads-password-and-firefox-profile).

Références :

• http://wiki.unice.fr/plugins/viewsource/viewpagesrc.action?pageId=26181652
• circulaire 2328 /SGDN/DCSSI de la Direction centrale de la sécurité des systèmes d'information du 9 août 2005
• Skype interdit dans l'éducation nationale : http://www.zdnet.fr/actualites/internet/0,39020774,39267873,00.htm
• Skype déconseillé aux entreprises : http://www.zdnet.fr/actualites/telecoms/0,39040748,39361540,00.htm
• Skype : gérer le risque : http://blogs.gartner.com/john_pescatore/2009/01/07/lawrence-orans-on-containing-the-risk-of-using-skype/
• Skype et les écoutes téléphoniques en Autriche : http://www.heise-online.co.uk/news/Speculation-over-back-door-in-Skype--/111170
• Skype sur Wikipédia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Skype