Cloud, stockage de données et travail collaboratif Cloud : partager fichiers et dossiers

Lorsqu'on vous partage des fichiers ou dossiers, ceux-ci se positionnent par défaut à la racine de votre arborescence.

 

Vous pouvez paramétrer un dossier de destination par défaut pour que ces fichiers et dossiers soit ranger automatiquement dans ce dossier paramétré.

 

Pour cela, rendez-vous sur https://cloud.univ-avignon.fr :

   - Cliquer sur vos initiales en haut à droite

   - Cliquer sur "Paramètres personnels"

   - Dans le menu de gauche, cliquer sur "Partage"

   - Dans la partie "Partage", cliquer sur le champ "Définir le dossier par défaut pour les partages acceptés"

   - Choisir un dossier existant cible ou en créer un nouveau en cliquant sur le "+"

   - Cliquer sur "Choisir"

 

Voici un gif explicatif

 

 

S'il est déjà partagé, la Mention « Partagé » apparaît

 

Le menu de partage s'affiche à droite.

 

Pour ajouter un dossier en favori il suffit de se rendre dans les options du dossier ou du fichiers : les 3 petits points "..."

En cliquant dessus, un menu déroulant apparaît, c'est la première option :

 

 

 

On peut retrouver l'ensemble des fichiers et dossiers partagés dans le menu de gauche "Favoris", sur la page principal de cloud.univ-avignon.fr

 

On peut également saisir un groupe (comme une structure : service, pôle, …)

Il est possible de renvoyer vers un fichier en particulier sans refaire un partage spécifique, voir Partage avec lien interne.

Lorsqu'on a déjà partagé un ensemble de fichiers avec des personnes ou un groupe de l'université (Partager fichier ou dossier avec des personnes), on a parfois besoin de désigner un fichier particulier (dans un mail par exemple). Au lieu de partager explicitement ce fichier une 2ème fois, il suffit d'utiliser le lien interne (la 1ère fois étant le partage de l'ensemble de fichiers).

Pour cela, ouvrir le panneau de partage en cliquant sur l'icône "Partage" sur le dossier/fichier voulu :

 

Puis :

 

 

Le lien est copié automatiquement lorsqu'on clique sur le bouton.

 

Notez que ce lien ne fonctionnera que pour les collègues ayant déjà les autorisations sur le fichier. On peut le vérifier avec le menu Autres utilisateurs ayant accès.

Les partages peuvent être paramétrés afin, entre autres, de :

* choisir les actions possibles des destinataires des partages (lecture seule, modification, repartage, etc.)

* choisir une date d'expiration pour éviter d'oublier de supprimer le partage

 

Pour accéder aux paramètres, il faut passer par le menu des 3 petits points du partage correspondant :

 

 

 

On arrive ensuite dans le menu de personnalisation du partage :

 

 

On peut procéder de 2 façons différentes
* partager avec une adresse mail
* partager par un lien

 

 

 

Après avoir saisi l'adresse mail de votre correspondant, on arrive sur un formulaire qui permet, entre autre, de :

* modifier les permissions à donner à ce correspondant

* choisir un libellé

* protéger l'accès avec un mot de passe

* paramétrer une date d'expiration (fortement recommandée)

* supprimer le partage après avoir été créé (enregistré)

Ce formulaire est accessible à tout moment par la suite.

 

 

Le lien est dès lors copié, il ne reste qu'à le coller dans le message à destination des personnes devant accéder au fichier/dossier.

 

Plus tard, pour récupérer l'adresse du lien, utilisez le bouton suivant.

 

 

Si un partage par lien existe déjà, passer par le menu d'un lien existant, cliquer sur Ajouter un autre lien.

 

On peut choisir les paramètres du partage avec le menu Personnaliser le lien, en particulier une date d'expiration ou les permissions d'accès aux fichiers. Voir Partage avec une adresse mail pour le détail des paramètres.

 

Voir aussi Détails d'un partage ci-dessous.

Dans le menu du partage à supprimer (université ou hors université), cliquer sur Ne plus partager.

 

Récapitulatif visuel des fonctionnalités de partage de documents.

 

 

Il est possible de partager un document ou un dossier avec une personne ou un groupe de personnes, que ceux-ci disposent ou non d'une identité numérique au sein de l'établissement.

 

 

* Dans le menu qui s'ouvre à droite, cherchez le nom de la personne ou du groupe auquel partager dans le champ "Nom ou adresse e-mail" puis cliquez dessus. Si le destinataire ne dispose pas d'un compte Avignon Université, saisir ici son adresse de courrier électronique.

* Son nom (ou son adresse) apparaît en dessous. Cliquez sur le bouton détails et vérifiez le réglage des droits attribués à cet utilisateur⋅rice ou groupe.

 

* Il est possible d'autoriser ou interdire la création, la modification, la suppression, le repartage des fichiers, ainsi que limiter ce partage dans le temps et d'écrire une message pour le destinataire du partage.

 

* Si le destinataire est une adresse de courrier électronique, il est possible de protéger le partage par un mot de passe. Il est recommandé de le faire, car ce type de partage est accessible avec un lien unique. Voir Partage avec une adresse mail.

 

Destinataire interne :

 

 

Destinataire externe :

 

 

* Le destinataire est prévenu par courrier électronique de la réception d'un partage.

 

NB : Il est possible de désigner un dossier qui recevra par défaut tous les partages reçus d'autres utilisateurs. Cliquez sur l'icône portant vos initiales en haut, à droite, puis Paramètres -> Partage -> Définir le répertoire par défaut pour les partages acceptés.

Les groupes structurels (composante/institut, service, laboratoires, équipes, etc ...) sont utilisables depuis le cloud pour partager des documents. Ils sont basés sur le référentiel RH et sont mis automatiquement à jour lorsque les données du référentiel changent. Il est fortement recommandé de s'en servir lorsque c'est adapté.

 

Pour les autres usages (par exemple groupe de travail ou projet), la DOSI peut vous créer des groupes qui seront utilisables dans le cloud, vous serez autonome pour gérer les membres de ce groupe. Pour disposer de ce genre de groupe veuillez faire un ticket à la DOSI.

 

Le dossier de groupe n'est rattaché à aucun compte personnel, il n'utilise donc pas le quota des utilisateurs et les données associées ne seront pas supprimées comme ce serait le cas avec un dossier partagé par quelqu'un en particulier.

Il permet de partager des documents avec un groupe de personnes comme on le ferait avec un lecteur réseau de service, mais avec la facilité des fonctionnalités de cloud.
 
Pour disposer d'un dossier de groupe, vous devez faire une demande d'intervention à la DOSI en précisant :
 
* le nom souhaité du dossier de groupe,
* la structure (un service, un labo, une équipe, un institut, un pôle, une équipe, …) ou la liste des personnes qui doivent accéder au dossier,
* les personnes référentes qui géreront les droits internes du dossier, il vaut mieux en avoir plusieurs (voir la question Comment gérer les droits à l'intérieur d'un dossier de groupe ?)

On peut reconnaître les différents type de données (fichiers/dossiers) en fonction des icônes et de l'image à gauche du menu contextuel (les 3 petits points). Voici comment elles apparaissent.

Ses données personnelles
* qui n'ont pas été partagées (1ère ligne, bouton noir pour créer un partage)
* qui ont été partagées (2ème ligne, bouton rouge pour modifier le partage)

On voit l'avatar de la personne nous ayant partagé les fichiers (ici juste les initiales)



Un dossier de groupe

L'icône du dossier est spécifique, aucun partage n'est possible dans cet exemple.

En tant que référent, vous pouvez modifier les droits à l'intérieur du dossier partagé de service.

Pour cela cliquez sur l'icone de partage du dossier concerné entouré en rouge ci-dessous :

 

 

Puis cliquez sur "ajouter une règle d'autorisation avancée" comme ci dessous

 

 

On peut distinguer deux cas :

   - 1er cas : Je veux interdire à tout le monde sauf quelques personnes

         Ajouter le(s) groupe(s) correspondant au dossier en interdisant les opérations souhaitées (Écriture, Création, Supprimer, Partager)

         Ajouter une nouvelle règle pour chaque personne autorisée en autorisant les opérations interdites au groupe ci-dessus

 

 

   - 2ème cas : Je veux autoriser à tout le monde sauf quelques personnes

Partager un fichier ou un répertoire à quelqu'un est très simple et très pratique. Mais concrètement, cela peut générer des cas conflictuels qui ne peuvent être résolus que par des comportements qui pourraient paraître contre-intuitifs.

 

 

Considérons l'exemple 1 :

* Sonia possède le fichier plante_bourgeon.

* Elle partage le fichier avec Martin, il voit donc un fichier plante_bourgeon qui est partagé avec lui.

* Sonia renomme le fichier en plante_fleur. Ce changement de nom ne sera pas visible par Martin.

 

À partir de là

* les 2 voient le fichier avec les mêmes données à l'intérieur

* toute modification est visible par les 2

* le nom de ce fichier diffère en fonction de l'utilisateur (plante_bourgeon pour Martin, plante_fleur pour Sonia)

Réciproquement, si c'est Martin qui renomme le fichier, Sonia continuera de voir le fichier avec son nom originel.

 

 

Considérons l'exemple 2 :

* Sonia partage à Martin son répertoire Projets

* Quelques temps plus tard, Émilie partage à Martin son répertoire qui s'appelle aussi Projets

* Martin devrait voir 2 répertoires qui s'appellent Projets dans ce qui est partagé avec lui.

    * Mais cela est impossible car les systèmes informatiques ne peuvent pas gérer au même endroit 2 objets avec le même nom

    * Il y a un conflit entre les 2 répertoires qui portent le même nom

 

À partir de là, il y a plusieurs possibilités

* Martin aurait pu déplacer le répertoire de Sonia ailleurs que l'emplacement qui reçoit ce qui est partagé avec lui

    * en effet, il est possible de déplacer des fichiers/répertoires partagés avec soi pour les organiser à son goût (voir la question paramétrer un dossier de destination par défaut pour les dossiers et fichiers partagés)

    * cela aurait empêcher le conflit de nom, donc pas de problème

* Martin aurait pu renommer le répertoire de Sonia, par exemple en Projets_de_Sonia

    * ce type de conflit est géré automatiquement pour que Martin reçoive quand même le partage d'Émilie

    * le premier répertoire que Martin a "reçu" de Sonia va être automatiquement renommé Projets (2)

    * le répertoire partagé d'Émilie est donc "reçu" tel quel, et visible par Martin avec le nom choisi par Émilie

Après de nombreuses réflexions et en raison de contraintes techniques, la DOSI a décidé de supprimer la fonctionnalité "Cercle" du cloud AU.

La DOSI contactera les utilisateurs des cercles dans les mois à venir pour les faire migrer vers une autre solution de gestion des groupes : https://dosi.univ-avignon.fr/faq/cloud-partager-fichier-et-dossier#16249