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Services numériques Parapheur / Signature électronique

Que permet l'application parapheur.univ-avignon.fr ?

https://parapheur.univ-avignon.fr est une application web qui propose un espace utilisateur permettant :

  • d’envoyer des documents à la signature
  • de signer
  • de démarrer des processus prédéfinis
  • de remplir des documents en ligne

L'outil prend en charge les fonctions suivantes :

  • signature de tout type de document sauf le format word / odt (avec plusieurs niveaux de signature),
  • gestion de circuits de signatures (parapheur électronique),
  • gestion des délégations et des alertes mails,
  • contrôle de validité de documents signés,
  • import et export de documents.

Vous allez pouvoir créer des circuits de signature et signer des documents avec 3 niveaux de signature :

  • Visa
  • Signature calligraphique
  • Signature électronique

Lors des circuits de signatures, le visa sera utile pour permettre à une personne de viser et donc de s'assurer qu'elle a bien pris connaissance du document.

La signature calligraphique ne s'applique qu'aux documents PDF. Elle permet d'apposer une image de la signature (configurée au niveau du profil utilisateur) sur un document. Ce n'est pas une signature électronique avec certificat. 

La signature électronique nécessite soit la présence d'un keystore dans le profil utilisateur, soit de disposer d'une clé cryptographique matérielle (dans l'interface on distinguera donc "signature électronique et signature avec clé matérielle"). Ce niveau de signature n'est accessible qu'à certaines personnes de l'établissement.

Comment ajouter / supprimer des signatures caligraphiques et / ou électroniques à mon profil ?

En cliquant sur votre nom en haut à droite puis sur "Modifier mes paramètres" vous pouvez configurer vos signatures calligraphiques en envoyant une image (scan) de votre signature ou en la dessinant directement dans le cadre blanc.

Attention, il est nécessaire que votre scan soit au format image pour être correctement pris en charge par l'outil.

Vous pouvez supprimer les signatures si besoin.

Vous pouvez aussi modifier la configuration concernant les alertes mail tout en bas de cet écran.

Pour les personnes concernées, il est aussi possible de charger un magasin de certificats (keystore) au format PKCS12 (fichier .p12) pour pourvoir effectuer des signatures électroniques par la suite sur ce même écran.

Comment auto signer un document ?

Pour signer un document présent sur votre poste, vous pouvez utiliser le bouton "Auto signature" :

Vous pourrez choisir un document et un type de signature parmi "Signature calligraphique, signature électronique, signature avec clé matérielle"  :

Le mode "Signature calligraphique" ne fonctionne que pour les document PDF

Lorsque vous validez la demande, vous créer une nouvelle demande et vous êtes redirigé au niveau de l'interface de signature

Comment demander une signature ?

Lorsque vous avez besoin de faire signer un document, vous pouvez utiliser le bouton "Demander une signature" présent sur l'interface principale

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs document(s) et choisir un type de signature.

Dans le cas où vous avez plusieurs documents, le système va se comporter comme un parapheur. La demande comportera plusieurs onglets correspondants à chaque document. Au moment de la création, vous pourrez choisir d'imposer la signature à tous les documents (dans ce cas si un document est refusé, tout le parapheur le sera aussi)

Vous devrez aussi saisir le nom du/des signataire(s) (adresses emails pour les personnes non présentes dans l'annuaire). 

Vous pourrez saisir plusieurs noms. Dans ce cas une option s'affiche "Tous les participants doivent-il signer ?"  :

- Oui : Tous les participants doivent obligatoirement signer

- Non : la signature d'une des personnes est suffisante

Attention, veuillez cliquer sur "Placer des champs de signature ou annoter" et insérer un emplacement de signature avant d'envoyer la demande.

Enfin vous pouvez envoyer directement la demande.

Que retrouve t-on dans la partie "Tableau de bord" ?

Le tableau de bord vous permet d'avoir une vue globale sur toutes les demandes vous concernant.

Les demandes visibles dans le tableau de bord :

  • A signer
  • Mes demandes envoyées (les demandes que vous avez créées en attente de signature)
  • Mes demandes signées (les demandes que vous avez créées, signées par le/les destinataire(s))
  • Mes demandes refusées
  • Demandes que j'ai signées
  • Demandes que j'ai refusées
  • Signées en délégation (les demandes que vous avez signées en tant que délégué(e) du signataire d'origine)

Comment mettre en place une délégation de signature ?

Vous avez la possibilité de déléguer vos actions de signature des documents et/ou de saisi des formulaires à une autre personne.

Pour cela, il faut aller dans "Délégation" sur la barre de navigation, puis cliquer sur "Gérer mes délégations"

Vous pourrez alors ajouter des délégations en cliquant sur le bouton bleu "+"

Vous pouvez choisir de tout déléguer ou de déléguer par circuits et/ou formulaires. Il y a 3 trois types de délégations :  

   * Lecture

   * Création

   * Signature

De plus, en fonction de la configuration choisie par l’administrateur, vous pourrez choisir parmi les deux modes de signature suivants :

  • Le délégué signe avec sa propre signature
  • Le délégué signe avec la signature du mandant

Vous devrez ainsi saisir la liste des personnes à qui vous souhaitez déléguer vos droits. (Les dates de début et de fin sont facultatives)

Lorsque vous possédez des droits de signature pour le compte d'une autre personne, son nom s'affiche dans le menu délégation

Si vous cliquez sur le nom de la personne, vous serez alors en "mode délégation". Cela se matérialise par la barre de navigation qui devient hachurée ainsi que par le nom d'utilisateur qui change.

Avoir délégation sur le compte d'un autre utilisateur ne vous permet pas de modifier son profil

Comment signer un document avec un keystore ?

Pour signer un document à l'aide d'un certificat comme celui que l'on peut trouver chez Renater (https://services.renater.fr/tcs/index), il est possible de stocker un keystore dans votre profil esup-signature.

Pour cela, il faut disposer d'un keystore au format PKCS12 puis le charger dans votre profil comme suit:

1- Allez dans "Modifier mes paramètres".

2- Cliquez sur "Parcourir" puis sélectionnez votre fichier .P12.

A tout moment, vous pouvez modifier ou supprimer le keystore de votre profil.

Lors de la signature, le mot de passe de déverrouillage de votre keystore vous sera demandé. De ce fait, personne (ni même un administrateur) ne pourra utiliser votre certificat pour signer.

Si vous ne souhaitez pas utiliser votre profil pour stocker votre keystore, vous avez la possibilité d'utilisé NexU comme lors d'une signature avec support cryptographique (voir ci-dessous)

Comment signer un document avec un support cryptographique

Esup-signature permet la signature avec support cryptographique eIDas (RGS**) sous Linux, Windows et MacOs. Pour cela il faut installer l'application Esup-DSS-Client sur le poste client (poste sur lequel on signe). Voir ici pour les détails techniques : Esup-DSS-Client

Pour effectuer une signature électronique matérielle il faut que le type de signature sélectionne soit "Signature avec clé matérielle". Dès lors, au moment de la signature, une fenêtre vous indiquera si votre poste de travail exécute bien l'application Esup-DSS-Client.

Si Esup-DSS-Client n'est pas détécté :

Vous devrez régler le problème en installant ou démarrant NexU puis en actualisant la page. Voici ce que l'on doit obtenir :

En cliquant sur le bouton "Signer", le processus de signature matérielle va démarrer.

Esup-DSS-Client se lance est vous demande de sélectionner une méthode de signature. Dans la plupart des cas il est conseillé de sélectionner OpenSC qui prendra en charge la plupart des materiels. Sous windows, le "magasin de certificats de windows", devrait fonctionner correctement lui aussi.

A quel moment recevons nous des notifications ?

Lorsqu'une demande est envoyée, les destinataires sont prévenus étape par étape. Chaque fois qu'une étape d'un circuit est validée, les participants de l'étape suivante sont prévenus. A la fin du circuit le créateur de la demande ainsi que les personnes en copie sont notifiés de l'état final de la demande (Signé ou Refusé)

Comment signer un document ?

L'interface de signature vous propose une vue du document à signer dans le cas ou c'est un PDF. Dans le cas contraire (docx, xlsx, zip...) vous aurez juste la possibilité d'en télécharger une copie.
 

Sur la partie gauche on peut suivre l'avancement du circuit de signature. On voir aussi que l'outil propose un système de "Post-it" permettant à chaque étape de saisir un message à destination du participant suivant. De plus, il est possible à tout moment d'ajouter des pièces jointes au document à signer (celle-ci ne seront pas signées).

La principale fonction de cet écran est de permettre le positionnement de la signature. Il est donc possible à l'aide de la barre d'outil de tourner les pages, zoomer sur le document ou effectuer des rotations. Pour positionner la signature, vous devez la faire glisser à l'aide de la souris et, au besoin, ajuster ça taille à l'aide de ses boutons de zoom. Les flèches "haut" et "bas" servent à choisir parmi les signatures présentes dans votre profil.

La signature doit faire obligatoirement apparaître le nom du demandeur ainsi que la date et l'heure de la signature.

Lorsque tout est correct vous pouvez valider en cliquant sur le bouton vert et si besoin ajouter un commentaire avant de valider définitivement.

Qu'est ce qu'un "circuit" ?

Il est possible créer des circuits à l'aide de l'interface.

Un circuit est une succession d'étapes comportant les paramètres suivants :

  • la liste des signataires pour l'étape donnée,
  • le type de signature,
  • si tous les signataires doivent signer à cette étape.

Un utilisateur peut construire un circuit, à l'aide de l'assistant, lorsqu'il crée une demande de signature.

Les administrateurs peuvent aussi ajouter des circuits spécifiques avec des paramètres plus poussés (source/destination/des documents, affectation de gestionnaires)

A quoi sert un emplacement de signature ?

Un emplacement de signature va permettre de préparer notre document qui doit être signé. 
 
On va spécifier l'endroit où la signature est attendue. Le signataire n'aura donc pas à choisir l'emplacement de la signature sur le document, le parapheur saura où la placer.
 
Cette étape est importante non seulement pour préparer le document pour le signataire car cela lui évitera des étapes et des erreurs afin que le document ne vous revienne pas, mais aussi pour la signature en masse.
 
En effet, si un document n'a pas d'emplacement de signature, le signataire ne pourra pas effectuer de signature en masse et votre demande vous sera alors retournée.

Comment mettre un emplacement de signature ?

Comme indiqué ci-dessus, il est important de mettre un emplacement de signature pour préparer votre document.Lorsque vous créez une demande ou que vous utilisez un circuit, cliquez sur "Annoter le document" pour continuer votre demande.
 
 
 
Une fois le bouton sélectionné, cela vous ouvre une page avec votre PDF. Vous pouvez alors cliquer sur "Ajouter un emplacement de signature" dans le menu du haut.
 
Vous aurez alors la possibilité d'ajouter le cadre de signature sur votre fichier. Lorsque vous êtes dans un circuit, vous pouvez aussi indiquer l'étape pour laquelle cet emplacement est défini. Par exemple, mon document doit être signé "Etape 1 - par ma gestionnaire", "Etape 2 - par mon directeur". Vous pourrez mettre deux emplacements de signature en spécifiant l'étape concernée.
 
N'oubliez pas d'enregistrer votre emplacement en cliquant sur la disquette verte :
 
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Vous pouvez alors envoyer votre document dans le circuit pour demande de signature en cliquant sur la flèche verte en bas a droite !

L'application me demande un certificat pour signer un document. Que dois-je faire ?

Deux cas peuvent se présenter :

1 . Erreur de configuration de la demande de signature :

La personne qui a soumis la demande a sélectionné "Signature à l'aide d'un certificat XXX" dans le champ "Choisir un type de signature".
Si le document le permet (ce qui est le cas dans la majorité des situations), vous devez sélectionner "Signature calligraphique".

2 . Le document a été signé préalablement avec un certificat numérique

Certains documents provenant de l'extérieur sont signés électroniquement à l'aide d'un certificat numérique.
Dans ce cas, l'application parapheur exige l'utilisation d'un certificat pour signer ces documents.

Actuellement, vous devrez les signer manuellement.

Nous travaillons actuellement sur une solution permettant de contourner cette problématique.
Les utilisateurs du parapheur seront informés dès que cette solution sera disponible.

La signature n'apparaît pas sur le document final, que faire ?

Il arrive parfois que la signature soit visible lors de l'insertion, mais devienne invisible sur le document final.

Ce problème a été signalé aux développeurs de l'application, mais une correction n'est pas encore disponible.
En attendant, vous pouvez essayer les solutions suivantes :

    * Utilisez un autre navigateur.
    * Ajustez les paramètres de la signature. Pour plus d'informations, consultez la vidéo ci-dessous :


Si le problème persiste, veuillez faire un ticket d'assistance à la DOSI.