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Je suis nouveau à l'université Identité numérique

Je suis bachelier de l'année - Comment m'inscrire ?

Après avoir validé votre choix pour notre université sur le site Post-Bac, vous allez recevoir un message vous autorisant à vous inscrire. Vous serez alors aiguillé sur notre site, à la rubrique inscription, étape 2.
Après avoir complété votre fiche d'inscription en ligne, vous sera affectée votre identité numérique.

Je ne suis pas bachelier de l'année - Comment m'inscrire ?

Vous devez effectuer une demande préalable correspondant à votre profil, sur le site de l'Université, dans la rubrique inscription (étape 1 préinscription). Si votre demande est acceptée, vous sera envoyer par courrier votre identité numérique qui vous permettra l'accès à votre fiche d'inscription administrative à compléter en ligne (étape 2).

Qu'est-ce qu'une identité numérique ?

L'identité numérique comprend un compte informatique (identifiant + mot de passe) et une adresse mail (de la forme prenom.nom@univ-avignon.fr).

Le compte permet l'accès à votre Environnement Numérique de Travail ainsi qu'à l'ensemble des resources numériques offertes à votre profil (étudiant / administratif / enseignant / partenaire).

Comment obtenir une identité numérique profil administratif ?

Tout personnel administratif de l'UAPV (ici, le terme administratif désigne les personnels non-enseignants) peut obtenir une identité numérique.

Sont considérés comme administratifs de l'UAPV :


- Les administratifs en rémunération principale ou accessoire à l'UAPV :

  • Les administratifs titulaires en poste à l'UAPV (un personnel absent de l'UAPV pour congé parental, congé sabbatique n'est plus considéré comme personnel le temps de son congé).
  • les administratifs contractuels à l'UAPV .


- Les administratifs hébergés à l'UAPV :

  • Ce sont des personnels travaillant à temps plein ou partiel à l'UAPV , mais qui ne sont pas rémunérés par l'UAPV, par exemple des personnels venant de l'INRA, du CNRS , des stagiaires ou autre.

Etape 1 :

L'agent doit être enregistré par la DRH. Pour vérifier si un administratif est enregistré :

  • cliquer ici ,
  • taper le nom de la personne, puis OK. Si ses nom et prénom s'affichent avec la mention OUI dans le champ 'personnel UAPV', l'agent est bien enregistré.

Si l'agent n'est pas enregistré, le responsable administratif de la composante où travaille l'agent fera la demande auprès de la DRH.

L'agent doit avoir signé la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux

Etape 2 :

Lorsque l'agent est enregistré , il doit se rendre auprès de la personne correspondant à son lieu de travail qui lui remettra un document indiquant l'identité numérique (nom d'utilisateur + mot de passe), l'adresse électronique et l'adresse web de l'ENT.

Comment obtenir une identité numérique profil enseignant-chercheur ?

Tout enseignant-chercheur de l'UAPV peut obtenir une identité numérique.

Sont considérés comme enseignants-chercheurs de l'UAPV :
  • Les enseignants-chercheurs titulaires en poste à l'UAPV (un enseignant absent de l'UAPV pour congé parental, congé sabbatique n'est plus considéré comme personnel le temps de son congé).
  • Les enseignants-chercheurs contractuels à l'UAPV (exemple : ATER).
  • Les vacataires d'enseignement  (chargés de cours) extérieurs à l'université.
  • Les enseignants-chercheurs hébergés à l'UAPV. Ce sont des personnels travaillant à temps plein ou partiel à l'UAPV , mais qui ne sont pas rémunérés par l'UAPV, par exemple des personnels venant de l'INRA, du CNRS ou autre.
  • Les professeurs émérites et retraités. Ce sont des enseignants-chercheurs retraités qui continuent à travailler au sein de l'UAPV (encadrement chercheurs ou autre).

Procédure pour les enseignants-chercheurs titulaires, contractuels ou hébergés à l'UAPV :

L'enseignant-chercheur doit être enregistré par la DRH.
  • Pour vérifier si un enseignant-chercheur est enregistré : 
  •  taper le nom de la personne, puis OK. Si ses nom et prénom s'affichent avec la mention OUI dans le champ 'personnel UAPV', le personnel est bien enregistré.
  • Si l'enseignant-chercheur n'est pas enregistré, le responsable administratif de la composante où travaille l'enseignant-chercheur fera la demande auprès de la DRH.
L'enseignant-chercheur doit avoir signé la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux

Lorsque l'enseignant-chercheur est enregistré, il doit se rendre auprès de la personne correspondant à son lieu de travail qui lui remettra un document indiquant l'identité numérique (nom d'utilisateur + mot de passe), l'adresse électronique et l'adresse web de l'ENT.

Procédure pour les vacataires d'enseignement  (chargés de cours) extérieurs à l'université:

Dans un cadre général

Si l’enseignant vacataire souhaite une identité numérique, il doit le stipuler dans son dossier de recrutement (une case à cocher est prévue à cet effet). Ce dossier de recrutement devra être remis, au plus tard un mois avant le début des interventions, aux secrétaires pédagogiques de la composante concernée.

En cas de première demande, l’enseignant doit avoir signé la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux et la joindre à son dossier de recrutement.

Une fois la recevabilité administrative du dossier établie par la DRH, l’arrêté de recrutement sera édité et l’identité numérique sera créée.

Dans les situations urgentes

Les identités numériques peuvent être créées au sein des composantes, rapprochez-vous de la secrétaire pédagogique de la composante concernée par vos enseignements.

Dans tous les cas

L’enseignant sera averti de la création de son identité numérique et un document indiquant le nom d'utilisateur + mot de passe, l'adresse électronique et l'adresse web de l'ENT, lui sera remis par la personne en charge des identités numériques dans sa composante.


Procédure pour les professeurs émérites et retraités:

La procédure officielle pour les retraités de l'UAPV est de demander au président d'être invité. Cette invitation doit être reconduite chaque année universitaire. Il suffit d'un mail du président.


Comment obtenir mon identité numérique profil étudiant ?

Lors de votre première inscription à l'Université, après saisie de votre fiche d'inscription administrative en ligne, votre identité numérique est activée dès le lendemain si vous vous inscrivez après le 1er septembre. Si vous vous inscrivez avant cette date, vous disposer de cette identité mais elle ne sera active qu'au 1er septembre, vous ne pourrez donc pas en attendant accéder aux différents services numériques (ENT, PARTAGE, etc.).
Elle vous sera également remise le jour où vous vous présenterez au Services des Etudes et de la Scolarité pour votre inscription définitive.

L'utilisation d'une identité numérique suppose d'avoir signé la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux.

Mon identité numérique est-elle permanente tout au long de mon cursus ?

Oui.
Vous conservez la même identité numérique pour l'ensemble de votre cursus à l'Université.

Elle est valide jusqu'au 29 novembre de votre dernière année d'inscription (31 décembre pour les doctorants).

Que faire si je ne suis pas étudiant mais auditeur libre ?

Le Service des Etudes et de la Scolarité fournira, lors de l'inscription de l'auditeur, l'identité numérique (profil invité/auditeur) qui lui permettra d'accéder aux ressources pour l'année universitaire. L'ensemble des ressources accessibles par un auditeur est cependant bien plus réduit qu'avec un statut étudiant.

Comment obtenir une identité numérique profil invité ?

Un invité est un partenaire extérieur qui n'est ni administratif, ni enseignant, ni étudiant.

Toute personne travaillant au sein de l'UAPV même très momentanément ne peut pas être invitée, elle doit être référencée à la DRH pour obtenir une identité numérique (IN) de personnel (y compris stagiaire, chercheur partenaire, etc.)

Cadre du compte invité : Participant colloque, congrés, manifestation culturelle.

Une identité numérique profil invité permet SEULEMENT l'accès au réseau de l'Université d'Avignon.

Ouverture d'un compte individuel pour une journée :

Tout personnel de l'UAPV peut ouvrir sous sa responsabilité un compte pour une journée à partir du menu outils de son ENT.

La durée du compte expirera au lendemain soir de la saisie.

Ouverture de comptes pour un groupe d'invités (congrès, séminaire, etc.) :

Procédure :

1. Faire une une demande d'assistance informatique en précisant le nom de l'évènement, le nombre de participants et la période.

2. Faire signer par les invités la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux, à remettre au secrétariat de la DOSI.

3. La DOSI transmettra par mail au demandeur la liste des comptes ouverts. Les talons avec le nom des invités pour chaque compte remis sont à retourner à la DOSI, les tickets avec les identifiants et mot de passe, à remettre aux participants.

Responsablité :

Le personnel ouvrant un compte invité, le fait sous sa responsabilité, c'est à dire : l'ouverture du compte doit respecter le cadre de la charte informatique, l'invité doit avoir pris connaissance de la charte, en cas de problème touchant la sécurité informatique, la responsabilité incombe au fraudeur.

Comment choisir un mot de passe ?

Vous accédez aux différents services informatiques et réseaux de l'Université en utilisant un compte utilisateur personnel, protégé par un mot de passe.

Ce mot de passe protège la confidentialité de vos informations. En outre, puisque vous êtes responsable de l'usage qui est fait de votre compte (cf. la charte), il vous protège d'une utilisation abusive de votre compte par une personne mal intentionnée.
C'est pourquoi chaque utilisateur a le devoir de choisir un mot de passe sûr pour son compte et de le garder secret.
Sur l'Internet, des personnes mal intentionnées cherchent à découvrir le mot de passe d'autres utilisateurs, pour pouvoir utiliser leurs comptes. Pour celà, ils utilisent des programmes puissants, des dictionnaires de plusieurs langues et parfois des éléments de votre vie privée ou professionnelle.

Pour s'en défendre au mieux, tâchez de suivre les règles suivantes :
- ne choisissez pas un mot du dictionnaire (qu'il soit écrit à l'envers ou à l'endroit),
- choisissez un mot qui ne vous soit pas associé de manière évidente : excluez votre nom, celui de votre conjoint, de vos enfants ou de vos animaux domestiques, les numéros de téléphone ou de sécu, les dates spéciales (anniversaires, fêtes, etc.), etc.,
- renoncez aux mots de passe courts (au-moins 7 caractères) et variez les caractères utilisés (lettres minuscules, majuscules, chiffres, ponctuation, etc.),
- assurez-vous que si votre mot de passe a un "sens" pour vous (de façon à vous en rappeler), il n'en aucun pour une autre personne.

Vous pouvez utilisez quelques astuces de mémorisation. Par exemple :
- "Marseille" pourra être transformé en "M4r$ei11e",
- "Je sers la science et c'est ma joie" donnerait "jSlS,ecmJ" en utilisant la première lettre de chaque mot de la phrase, avec une majuscule pour les mots les plus importants

Comment garder mon mot de passe secret ?

Le mot de passe vous est strictement personnel. Personne d'autre ne doit le connaître, vous ne devez pas le partager.

Il est donc essentiel de suivre les règles suivantes :
- n'écrivez pas votre mot de passe ni sur un post-it "habilement" caché sous votre clavier, ni dans un fichier sur votre ordinateur;
- ne le donnez à personne, sous aucun prétexte : aucune raison de service ni technique ne le justifie. Vous noterez que des solutions techniques existent si, pour des raisons de service, des courriels doivent être consultés par plusieurs personnes;
- si vous recevez un courriel de l'administrateur de messagerie vous demandant votre mot de passe, il provient en réalité d'un pirate.

Comment changer mon mot de passe ?

Dans votre ENT, rubrique Mes infos / Mon mot de passe.


Il est vivement conseillé de modifier le mot de passe initial fourni par l'administration, à la fois pour des raisons de mémorisation et de confidentialité.

Que faire si j'ai oublié / perdu mon mot passe étudiant ?

Munissez-vous de votre carte étudiant ! Puis présentez-vous au Service des Etudes et de la Scolarité (Bâtiment Nord - campus Hannah Arendt).

ATTENTION! cette procédure doit rester exceptionnelle. Il vous appartient de conserver précieusement votre mot de passe car il vous sera utile tout au long de votre scolarité à l'UAPV.

Si vous n'êtes pas sur place pour vos études, dans le cadre d'un échange avec l'étranger par exemple, vous pouvez faire une demande sur http://scola.univ-avignon.fr.

Que faire si j'ai oublié / perdu mon mot de passe personnel ?

En cas de perte de mot de passe, se rendre auprès de la personne qui vous a précédemment fourni le mot de passe.

Quels sont mes droits et mes devoirs en tant qu'utilisateur (Charte de l'Université) ?

Lors de votre première inscription à l'Université, vous signez la Charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux.

Vous êtes prié de lire attentivement ce document vous engageant à respecter chacun des articles le constituant.

A quels services mon identité numérique me donne-t-elle accès ?

Elle vous permettra l'accès à l'ensemble des ressources proposées par la DOSI : postes des salles informatiques, accès au réseau nomade, environnement numérique de travail, prêt de matériel, etc.

Comment accéder aux applications de gestion ?

Votre responsable de service doit faire une demande dans la rubrique assistance de votre Environnement Numérique de Travail en précisant le profil d'utilisation souhaité ainsi que les données auxquels vous pourrez accéder.

Pour Appig/NEIGE (menus de la rubrique Administration de l'ENT : Gestion des études, des congés, etc.):

Le responsable peut consulter la liste des comptes créés pour son service, dans le menu Administration/paramétrage de l'onglet Administration de l'ENT, avec la description des profils de chacun.

Chaque personnel a également accès à la description de son propre profil mais il ne doit pas faire directement de demande s'il n'est pas responsable de service.

Pour les administratifs, le profil est défini en fonction de leurs missions.

Pour les enseignants-chercheurs, seuls ceux ayant une responsabilité administrative auront un profil autre que le profil mininum. Les responsables pédagogiques ont un compte automatiquement créé à partir du moment où leur responsabilité de formation ou de parcours est enregistrée au Service des Etudes et de la Scolarité.

Pour les autres applications administratives (Gestion RH, Finances, etc.) :

Consulter le paragraphe de la page Gestion administrative correspondant à l'application concernée avant de procéder à la demande d'assistance.

Je ne suis plus dans la base de données des personnels

Voir la question « Mon contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon » ci-dessous.

Mon contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon

Cette question vous concerne si vous avez reçu un mail ou un message sur votre ENT vous informant que votre contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon.
Cela arrive probablement parce que vous avez quitté l'Université, ou parce que votre contrat est arrivé à son terme.
Concernant les enseignants vacataires, votre contrat est valide durant l'année universitaire (du 1er septembre au 31 août) et doit-être renouvelé chaque année universitaire .

Lorsque votre contrat est terminé vous ne pouvez plus prétendre à votre identité numérique. C'est l'identité numérique qui vous permet l'usage de votre adresse électronique et de l'accès aux services numériques de l'Université. Néanmoins, vous disposez d'un délai de 6 mois entre la fin de votre contrat  et la suppression effective de votre identité numérique.

Si vous continuez à intervenir  à l'Université, vous devez déposer votre dossier de recrutement auprès du secrétariat dont vous dépendez.  Après réception du dossier votre situation sera régularisée dans les meilleurs délais

Si vous quittez définitivement l'université d'Avignon , vous pouvez demander à ce que les messages adressés à votre adresse professionnelle de l'Université (@univ-avignon.fr) soient redirigés vers une adresse électronique de votre choix. Ce service de redirection sera valable durant un an maximum.
Voir "Que devient mon adresse professionnelle si je quitte l'université ?".

A quoi correspond l'adresse mail étudiant @alumni.univ-avignon.fr ?

A l'Université d'Avignon, vous disposez d'une adresse mail valable à vie de la forme prenom.nom@alumni.univ-avignon.fr
Cette adresse est votre adresse officielle d'étudiant.
Elle a pour vocation de faciliter les échanges entre vous, les enseignants et l'administration, y compris après vos études.
Vérifiez dans la rubrique Mes Infos, Mes coordonnées de votre Environnement Numérique de Travail (ENT) l'orthographe exacte de cette adresse qui peut varier selon l'existence d'éventuels homonymes.

En latin, alumni signifie élève. A l'Université d'Avignon, alumni signifie faire partie de la communauté universitaire. Pensez à prévenir tous vos contacts de cette nouvelle adresse, valable même après vos études.

Tout au long de votre cursus à l'Université, vous disposez d'une boîte aux lettres de l'Université proposée parmi nos outils collaboratifs PARTAGE. Pour cela, rendez vous sur votre Environnement numérique de Travail : http://ent.univ-avignon.fr, bouton PARTAGE / Outils collaboratifs ou directement sur https://partage.univ-avignon.fr

L'adresse mail personnelle que vous nous avez confiée ne sera pas utilisée par l'Université pour ses différentes communications avec vous, vous devez donc IMPERATIVEMENT consulter votre boîte PARTAGE à votre adresse alumni.

ATTENTION, le service de redirection vers la boîte personnelle qui pouvait être utilisé jusqu'en 2016-2017 ne sera plus valide à compter de 2017-2018 pour les étudiants en cours de cursus.

A l'issue de vos études, vous disposerez encore de votre boîte PARTAGE jusqu'au 31 janvier de l'année suivant votre dernière année universitaire. A partir de cette date, tous les mails adressés à l'adresse alumni arriveront sur votre boîte personnelle.
Vous pouvez modifier votre adresse mail personnelle dans la rubrique Mes Infos, Mes coordonnées de votre Environnement Numérique de Travail (ENT). Vous recevrez alors à cette adresse une demande de confirmation. Cliquez sur le lien contenu dans ce mail pour valider cette adresse.