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Je suis nouveau à l'université Identité numérique

Présentation

 
La Direction Opérationnelle des Systèmes d'Information (DOSI) a pour missions :
 

- de participer à la définition et au pilotage stratégique des politiques de développement et de valorisation du numérique,

- le développement et l'accompagnement opérationnel des axes stratégiques du Système d’Information (SI) et de l’ensemble des services numériques, et en assure la maîtrise d’œuvre.

La DOSI est composée des pôles Assistance et DevOps.

 

Qu'est-ce qu'une identité numérique ?

L'identité numérique comprend un compte informatique (identifiant + mot de passe) et une adresse mail (de la forme prenom.nom@univ-avignon.fr).

Le compte permet l'accès à votre Environnement Numérique de Travail ainsi qu'à l'ensemble des resources numériques offertes à votre profil (étudiant / administratif / enseignant / partenaire).

Je suis bachelier de l'année - Comment m'inscrire ?

Après avoir validé votre choix pour notre université sur le site Post-Bac, vous allez recevoir un message vous autorisant à vous inscrire. Vous serez alors aiguillé sur notre site, à la rubrique inscription, étape 2.
Après avoir complété votre fiche d'inscription en ligne, vous sera affectée votre identité numérique.

Je ne suis pas bachelier de l'année - Comment m'inscrire ?

Vous devez effectuer une demande préalable correspondant à votre profil, sur le site de l'Université, dans la rubrique inscription (étape 1 préinscription). Si votre demande est acceptée, vous sera envoyer par courrier votre identité numérique qui vous permettra l'accès à votre fiche d'inscription administrative à compléter en ligne (étape 2).

Comment obtenir une identité numérique profil personnel ?

Tout personnel d'Avignon Université (AU) peut obtenir une identité numérique.
 

Sont considérés comme personnels d'AU :

- Les personnels en rémunération principale ou accessoire à AU :

  • Les administratifs titulaires.
  • les administratifs contractuels.
  • Les enseignants et enseignants-chercheurs titulaires.
  • Les enseignants et enseignants-chercheurs contractuels.
  • Les vacataires d'enseignement (chargés de cours) extérieurs à l'université.
- Les personnels hébergés à AU :
 
  • Les administratifs et chercheurs hébergés. Ce sont des personnels travaillant à temps plein ou partiel à AU, mais qui ne sont pas rémunérés par AU (par exemple des personnels venant de l'INRA, du CNRS ou autre).
  • Les professeurs émérites. Ce sont des enseignants-chercheurs retraités qui continuent à travailler au sein d'AU (encadrement chercheurs ou autre).
L'agent doit être enregistré dans le SI RH et avoir signé charte pour l'usage des systèmes d'information et des services numériques. Il doit se présenter auprès de la personne autorisée à créer une identité numérique qui lui remettra un document indiquant l'identité numérique (nom d'utilisateur + mot de passe), l'adresse électronique et l'adresse web de l'ENT. Pour les personnels titulaires et contractuels, la DRH délivrera ce document lors de la prise de poste.
 
Procédure particulière pour les vacataires d'enseignement  (chargés de cours) extérieurs à l'université :
Si l’enseignant vacataire souhaite une identité numérique, il doit le stipuler sur la plateforme de recrutement (une case à cocher est prévue à cet effet). Ce dossier de recrutement devra être déposé, au plus tard un mois avant le début des interventions.

Comment obtenir mon identité numérique profil étudiant ?

Lors de votre première inscription à l'Université, après saisie de votre fiche d'inscription administrative en ligne, votre identité numérique est activée dès le lendemain si vous vous inscrivez après le 1er septembre. Si vous vous inscrivez avant cette date, vous disposez de cette identité mais elle ne sera active qu'au 1er septembre, vous ne pourrez donc pas en attendant accéder aux différents services numériques (ENT, PARTAGE, etc.).
Elle vous sera également remise le jour où vous vous présenterez au Services des Etudes et de la Scolarité pour votre inscription définitive.

L'utilisation d'une identité numérique suppose d'avoir signé la charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux.

Mon identité numérique est-elle permanente tout au long de mon cursus ?

Oui.
Vous conservez la même identité numérique pour l'ensemble de votre cursus à l'Université.

Elle est valide jusqu'au 30 janvier suivant votre dernière année d'inscription.

Que faire si je ne suis pas étudiant mais auditeur libre ?

Le Service des Etudes et de la Scolarité fournira, lors de l'inscription de l'auditeur, l'identité numérique (profil invité/auditeur) qui lui permettra d'accéder aux ressources pour l'année universitaire. L'ensemble des ressources accessibles par un auditeur est cependant bien plus réduit qu'avec un statut étudiant.

Comment obtenir une identité numérique profil invité ?

Un invité est un interlocuteur qui n'est ni administratif, ni enseignant, ni étudiant.

Toute personne travaillant au sein de l'UAPV même très momentanément ne peut pas être invitée, elle doit être référencée à la DRH pour obtenir une identité numérique (IN) de personnel (y compris stagiaire, chercheur partenaire, etc.). Voir procédure partenaire extérieur ci-dessus.

Cadre du compte invité : Participant colloque, congrés, manifestation culturelle.

Une identité numérique profil invité permet SEULEMENT l'accès au réseau de l'Université d'Avignon.

Ouverture d'un compte individuel pour une journée :

Tout personnel de l'UAPV peut ouvrir sous sa responsabilité un compte pour une journée à partir du menu outils de son ENT.

La durée du compte expirera au lendemain soir de la saisie.

Ouverture de comptes pour un groupe d'invités (congrès, séminaire, etc.) :

Procédure :

1. Faire une une demande d'assistance informatique en précisant le nom de l'évènement, le nombre de participants et la période.

2. Faire signer par les invités la charte pour l'usage des systèmes d'information et des services numériques, à remettre au secrétariat de la DOSI.

3. La DOSI transmettra par mail au demandeur la liste des comptes ouverts. Les talons avec le nom des invités pour chaque compte remis sont à retourner à la DOSI, les tickets avec les identifiants et mot de passe, à remettre aux participants.

Responsablité :

Le personnel ouvrant un compte invité, le fait sous sa responsabilité, c'est à dire : l'ouverture du compte doit respecter le cadre de la charte informatique, l'invité doit avoir pris connaissance de la charte, en cas de problème touchant la sécurité informatique, la responsabilité incombe au fraudeur.

Quels sont mes droits et mes devoirs en tant qu'utilisateur (Charte de l'Université) ?

Lors de votre première inscription à l'Université, vous signez la Charte de l'Université d'Avignon pour le bon usage de l'informatique et des réseaux.

Vous êtes prié de lire attentivement ce document vous engageant à respecter chacun des articles le constituant.

A quels services mon identité numérique me donne-t-elle accès ?

Elle vous permettra l'accès à l'ensemble des ressources proposées par la DOSI : postes des salles informatiques, accès au réseau nomade, environnement numérique de travail, prêt de matériel, etc.

Comment accéder aux applications de gestion ?

Votre responsable de service doit faire une demande dans la rubrique assistance de votre Environnement Numérique de Travail en précisant le profil d'utilisation souhaité ainsi que les données auxquels vous pourrez accéder.

Pour Appig/NEIGE (menus de la rubrique Administration de l'ENT : Gestion des études, des congés, etc.):

Le responsable peut consulter la liste des comptes créés pour son service, dans le menu Administration/paramétrage de l'onglet Administration de l'ENT, avec la description des profils de chacun.

Chaque personnel a également accès à la description de son propre profil mais il ne doit pas faire directement de demande s'il n'est pas responsable de service.

Pour les administratifs, le profil est défini en fonction de leurs missions.

Pour les enseignants-chercheurs, seuls ceux ayant une responsabilité administrative auront un profil autre que le profil mininum. Les responsables pédagogiques ont un compte automatiquement créé à partir du moment où leur responsabilité de formation ou de parcours est enregistrée au Service des Etudes et de la Scolarité.

Pour les autres applications administratives (Gestion RH, Finances, etc.) :

Consulter le paragraphe de la page Gestion administrative correspondant à l'application concernée avant de procéder à la demande d'assistance.

Je ne suis plus dans la base de données des personnels

Voir la question « Mon contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon » ci-dessous.

Mon contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon

Cette question vous concerne si vous avez reçu un mail ou un message sur votre ENT vous informant que votre contrat est terminé ou n'est pas encore renouvelé à l'Université d'Avignon.
Cela arrive probablement parce que vous avez quitté l'Université, ou parce que votre contrat est arrivé à son terme.
Concernant les enseignants vacataires, votre contrat est valide durant l'année universitaire (du 1er septembre au 31 août) et doit être renouvelé chaque année universitaire.

Si vous continuez à intervenir  à l'Université, vous devez déposer votre dossier de recrutement auprès du secrétariat dont vous dépendez. Après réception du dossier, votre situation sera régularisée dans les meilleurs délais.

Lorsque votre contrat est terminé, vous ne pouvez plus prétendre à votre identité numérique. C'est l'identité numérique qui vous permet l'usage de votre adresse électronique et de l'accès aux services numériques de l'Université. Néanmoins, vous disposez d'un délai de courtoisie de 6 mois entre la fin de votre contrat et la suppression effective de votre identité numérique, qui interviendra sans nouvel avertissement.
 
Attention : Si vous n'êtes pas dans une situation vous permettant de conserver votre identité numérique, pensez à récupérer en temps utile tout document auquel vous n'aurez plus accès après le délai de courtoisie de 6 mois. En particulier, vérifier que vous n'avez pas dans votre compte PARTAGE de documents que vous aviez partagés avec d'autres personnes (dossiers de mails, calendriers, etc.), car ces documents seront supprimés en même temps que votre identité numérique, les rendant inaccessibles aux personnes avec qui vous les aviez partagés. Mettez également à profit ce délai pour informer vos correspondants que cette adresse ne sera bientôt plus valide.

Si vous quittez définitivement l'université d'Avignon , vous pouvez demander à ce que les messages adressés à votre adresse professionnelle de l'Université (@univ-avignon.fr) soient redirigés vers une adresse électronique de votre choix. Ce service de redirection sera valable durant un an maximum.
Voir "Que devient mon adresse professionnelle si je quitte l'université ?".

Ai-je une adresse électronique à l'Université?

Consulter les informations sur la messagerie PARTAGE.

Service Central d'Authentification

La majorité des services web de l'Université utilisent une authentification unique, par exemple lorsque vous allez sur l'ENT ou sur PARTAGE. Vous trouverez ci-dessous l'aspect visuel de la page du service d'authentification centralisé sur laquelle il faut saisir ses identifiants.

Vous noterez que :
 - Assurez-vous que l'adresse est correcte : https://cas.univ-avignon.fr/...
 - Il es très facile d'imiter une page web
 - L'option « Je suis sur un ordinateur public » est à cocher lorsque que le navigateur web (Firefox, Chrome, Safari, ...) peut être utilisé par plusieurs personne (les informations de la session ne seront pas mémorisés).
 - C'est l'occasion de rappeler à la vigilance contre les tentatives de vol de mots de passe (par hameçonnage / "phishing", https://dosi.univ-avignon.fr/faq/messagerie#15828), et qu'il ne faut jamais fournir ses identifiants, même au service informatique !


Le service d'authentification
Le service d'authentification

Lorsque je me connecte, j'obtiens le message "Interruption de l'authentification"

La DOSI peut être amenée à bloquer temporairement votre compte pour diverses raisons (anomalie constatée, événement lié à votre identité numérique).
Dans ce cas, après saisie de vos identifiants, un message est affiché signifiant qu'une action de votre part est nécessaire, puis vous êtes redirigé vers l'application Mon Compte.

Ce service vous détaille le motif du blocage et ce qu'il faut faire. Vous pouvez choisir de :

 - faire l'action maintenant pour supprimer le blocage immédiatement et pour les connexions futures (on parle aussi de résoudre le blocage). Vous serez redirigé vers un service et pourrez faire l'action demandée. Si le bouton Faire l'action maintenant est absent, vous devez vous présenter à la DOSI avec un document d'identité pour qu'un agent lève le blocage.

- faire l'action plus tard, pour ne pas être immédiatement impacté par le blocage, l'action devra être faite plus tard (on parle aussi de reporter le blocage). Le nombre de reports possibles est indiqué, seule la durée du report en cours est affichée. Dans certains cas, le report n'est pas permis. Attention : si la possibilité de report est prévue pour limiter l'impact du blocage sur vos tâches, elle n'en règle pas la cause !

Lorsqu'une résolution ou un report à été fait pour chaque motif présenté, vous pouvez poursuivre votre navigation en cliquant sur Retour vers le service initial. Il faudra cependant saisir une dernière fois vos identifiants.
 
Prenez garde à ne pas arriver au terme de vos possibilités de report. Les dates et heures de réactivation du blocage sont présentées sur l'interface, pensez à en tenir compte.
 
Lorsque vous avez demandé un report et que ce report est en cours, vous pouvez décider de résoudre la cause du blocage au moment qui vous convient, en allant sur la page ENT > "Mes infos" > "Mon compte", sans attendre que la demande de résolution vous soit de nouveau présentée au terme du report.
 
Note : cette fonctionnalité, développée en interne à la DOSI Avignon Université, a fait l'objet d'une publication aux JRES 2019 à Dijon.