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Services numériques Déclaration des services d'enseignants (DSE)

Présentation de DSE (Déclaration des Services d'Enseignements)

DSE permet, à partir des maquettes, de saisir les heures prévisionnelles et celles faites.
 
Il existe deux phases à cette saisie :
 
 1- La phase des heures prévisionnelles : elle consiste à établir les heures prévisionnelles d'une formation en renseignant les intervenants (enseignants et vacataires) avec leurs nombres d'heures CM / TD / TP prévues.
 2- La phase des heures réalisées : elle consiste pour un responsable d'année ou de formation, dès lors que la première phase est clôturée, à déclarer les heures réellement faites par l'intervenant.
 
L'application https://dse.univ-avignon.fr permet à n'importe quel intervenant, possédant une identité numérique, de voir son état de service prévisionnel puis le service fait dans l'ensemble des composantes.

Que faire en cas de problème ou de demandes sur DSE ?

Pour toute demande fonctionnelle ou pour remonter un problème technique sur DSE, merci de faire une demande d'intervention DSE et de spécifier votre demande.

À quoi servent les données de DSE ?

DSE permet :
 
le pilotage de sa formation
d'établir les états de liquidation pour la mise en paiement des heures
de réutiliser les données du service définitif  de l'année passée pour l'intégrer dans le prévisionnel de l'année en cours

Les étapes et le calendrier de DSE

L'enchaînement des étapes
Notes
Gr : nombre de groupes issu des maquettes
Gp : modifiable seulement par les responsables de composantes
Lors des clôtures des inscriptions pédagogiques (octobre et février), Gr est actualisé avec les effectifs des inscriptions pédagogiques
Gd : valeur définitive de Gp lorsque tous les services faits d'un diplôme sont validés
 
TODO
 Reprendre le workflow et faire apparaître le rôle des cadre verts (autorisations pour saisir)
 Harmoniser le vocabulaire (responsable de formation/d'année/de mention) sur les questions et dans DSE
 Validation définitive des services faits :
   - dans DSE aujourd'hui : responsable de formation/composante
   - est-ce qu'on pérennise ?
 
Le calendrier (partiel)
 

Droits et permissions au sein de DSE

 autorisation_dse_v3.2
 
Responsable d'UFR
Responsable de la composante (donnée spécifiée dans le SI RH)
 
Vice-doyen aux études de composante (anciennement dénommé Directeur des études)
Il coordonne l‘ensemble de l’activité pédagogique de sa composante (donnée spécifiée dans le SI RH)

Délégué d'UFR
C'est un rôle propre à l'application DSE. Ce rôle est attribué à n'importe quel utilisateur par les utilisateurs ayant un rôle le permettant (cf. matrice ci-dessus). Le délégué a des droits de saisie similaires à ceux des responsables d'UFR (cf. matrice ci-dessus).
 
Responsable de service
Responsable d'un service (donnée spécifiée dans le SI RH)
 
Responsable de département
Il exerce les attributions relatives à la gestion du département telle qu’elles sont définies par le statut ou le règlement intérieur de l’UFR. La direction du département implique notamment la gestion des services d’enseignement des enseignants-chercheurs du département et des affectations des services d’enseignement au sein des formations. Le directeur de département est chargé de vérifier les services d’enseignement des enseignants et de valider leurs déclarations de service prévisionnel . Le directeur de département est saisi par les responsables de formation pour toutes propositions d’attribution des volumes horaires aux enseignants dépendants de son département. Lorsque ces attributions incluent également la gestion d’une formation, la fonction de responsable de formation est incluse dans tous les éléments décrits ci-dessus dans celle de responsable de département. (donnée spécifiée dans le SI RH)
 
Responsable d'année
Il coordonne l’ensemble de l’activité pédagogique d'un diplôme spécifique (ex : L1 droit, L2 informatique, etc)

Droits et permission pour la saisie des éléments constitutifs des emplois du temps

1 / Visualisation
Les éléments constitutifs des emplois du temps sont visibles pour toutes personnes une fois connecté.
 
2 / Modification des éléments constitutifs des emplois du temps
Voici les différents droits concernant la modification.
(Vous pouvez retrouver la définition des différentes fonctions ici : https://dosi.univ-avignon.fr/faq/declaration-des-services-d-enseignants-dse#16089 )
 
 
 
Fonctions
Modification des éléments constitutifs des emplois du temps
Enseignant
Modification de ses propres vœux (Dans chaque diplôme auxquels il participe )
Responsable d'UE
Modification des vœux de tous les enseignants associé à ses UE
Responsable d’année (Exemple : responsable de L1 histoire)
 
Modification des vœux de tous les enseignants pour son année. (Exemple L1 histoire)
Responsable de département
Modification des vœux de tous les enseignants pour tous les diplômes de son département 
Responsable d'UFR
Vice-doyen aux études
Modification des vœux de tous les enseignants pour tous les diplômes de sa composante 
 
3 / Contrôler et Valider les éléments constitutifs des emplois du temps (Voir le point 4 de cette question : https://dosi.univ-avignon.fr/faq/declaration-des-services-d-enseignants-dse#16082)
C'est au responsable d'année de valider les éléments constitutifs des emplois du temps via le bouton "Valider et bloquer les éléments constitutifs"

Étape de saisie des heures prévisionnelles (DSE)


N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer les modifications" pour valider les changements.

La saisie des heures prévisionnelles

a. Le bilan de vos heures prévisionnelles
 
 
Dès lors que vous vous connectez à l'application DSE, vous retrouvez toutes les heures de votre service.
 
Vous retrouvez ici le nombre d'heures prévisionnelles présentées par diplôme.
A chaque unité d'enseignement correspond le nombre d'heures prévisionnelles par type de cours (CM / TD / TP) et le type de formation (Continue / Initiale)
 
À la fin de la page, vous retrouvez également le bilan des heures totales.
 
b. La saisie des heures prévisionnelles
En tant que responsable de composante / département / année, vous pouvez saisir les heures prévisionnelles en cliquant sur l'onglet "Gestion des services".
Vous pourrez alors sélectionner un diplôme et son semestre en filtrant par "UFR" > "Filière".
 
 

 
 
En tant que responsable d'UFR, de filière ou d'année :
 
 - Si les maquettes ne sont pas importées dans l'application, cliquez sur le lien "Importer" pour récupérer les maquettes de Neige.
Vous pouvez alors récupérer les données de l'année précédente grâce au bouton en haut à droite "récupérer les heures faites de l'année précédentes"
 
 - Dès lors que la période de saisie des heures prévisionnelles est encore ouverte, vous pouvez éditer les heures de la formation en cliquant directement sur les cellules des tableaux pour chaque enseignant.

Pour ajouter un enseignant, cliquez sur l’icône "personne" dans la colonne "Actions".
 
Vous pouvez alors rechercher un enseignant par UFR et par son NOM ou le début de son NOM, puis l'ajouter en cliquant sur l’icône "personne" sur la gauche.
 
Pour ajouter un vacataire ou un personnel administratif, procéder de la même façon mais cocher au préalable "Afficher tous".

Si le nom du vacataire ne vous est pas proposé, vous pouvez toutefois le saisir en texte libre en cliquant sur le bouton du bas "Ajouter une zone libre".
vous pourrez ensuite saisir son nom en cliquant sur "Entrer un nom".

Si le vacataire n'est pas identifié à date, cliquez simplement sur le bouton "VACATAIRE INCONNU".

Notez cependant que les heures associées à un nom saisi en texte libre n'apparaitront pas dans la fiche enseignant."
 
De même, il est possible de supprimer un intervenant d'une UE en cliquant sur l’icône "personne" à côté de l'enseignant.
 
Attention, les UEs mutualisées ne sont éditables que par la composante à qui est rattachée l'unité d'enseignement.
 
 
Attention ! Pour les ajouter une heure du type "3h30", l'application ne prendre en compte que le format "3.5"

Étape de saisie des éléments constitutifs des emplois du temps (DSE)

Les éléments constitutifs des emplois du temps permettent aux enseignants d'exprimer les disponibilités qu'ils souhaitent voir prises en compte lors de la création des emplois du temps par le BEE. La constitution des emplois du temps est un processus très complexe avec de multiples contraintes, ces éléments constitutifs d'emploi du temps ne peuvent impliquer une obligation de résultat.
 
Les éléments constitutifs des emplois du temps doivent être renseignés au plus tard avant la date de fermeture indiquée en haut à gauche. (Cadre Rouge sur la deuxième photo ci dessous)
 
Processus pour renseigner les éléments constitutifs des emplois du temps :
1. Saisir les services prévisionnels dans DSE à partir de la date communiquée.
2. Lorsque la saisie est complète, il faut ouvrir la saisie des éléments constitutifs des emplois du temps pour les enseignants de la formation et de l'année concernées (bouton vert) :

3. Les enseignants de la formation et de l'année déclarés dans DSE et appartenant à la base RH (intervenants en bleu ET non en rouge dans DSE) ET possédant une identité numérique recevront alors un mail sur leur adresse de l’université les prévenant qu'ils peuvent saisir les éléments constitutifs des emplois du temps.
 
Cette saisie se fait sur cette page :
 
 
 
Mutualisation :
Les mutualisations des maquettes sont automatiquement reprises dans la saisie des éléments constitutifs des emplois du temps.
Toutefois, les enseignants ont la possibilité de renseigner les mutualisations "hors maquettes" au niveau de la saisie des éléments constitutifs des emplois du temps.
 
4. Contrôle de la saisie de éléments constitutifs des emplois du temps par le responsable d'année:
 
Cette fonctionnalité permet au responsable d'année de contrôler la saisie des éléments constitutifs des emplois du temps à un instant T. ( Via le bouton vert sur l'image ci dessous )
A la date de fermeture de l'application, si le contrôle n'a pas été effectué, un mail sera envoyé au responsable d'année, au responsable de formation, copie au vice doyen aux études.
 
 
 

Étape de validation des heures prévisionnelles (DSE)


 Dès lors que vous vous connectez à l'application DSE, vous retrouvez toutes les heures de votre service.   
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer les modifications" pour valider les changements.

La validation des heures prévisionnelles

Dès lors que la période de saisie des heures prévisionnelles est fermée, la saisie des heures dans les maquettes (comme ci-dessus) est impossible.
 
Seul les responsables de composante ont autorité pour valider les heures faites.
Pour accéder à la fiche d'un enseignant, vous pouvez cliquer directement sur son nom depuis les maquettes ou bien le rechercher depuis l'onglet "Gestion des services", via l'onglet "Enseignant"
 
 
 
Vous pouvez alors soit :
 - "Déclarer les heures ci-contre": c'est à dire valider comme faites les heures prévisionnelles
 - "Modifier avant de déclarer" : modifier les heures faites sur cette UE

Comment donner les droits d'édition à un délégué d'UFR ?

Seul le responsable d'UFR peut déléguer les droits (saisie et validation) sur son UFR.
 
Via le menu "Configuration > Configurer des droits d'accès", le responsable peut ajouter autant de personnes souhaitées.
Pour que ces personnes apparaissent dans la liste de choix, elles doivent obligatoirement avoir une identité numérique.
 
 
Attention, les personnes saisies auront les mêmes droits que le responsable d'UFR, c'est-à-dire qu'elles pourront éditer l'ensemble des maquettes de l'UFR.

Que faire si je n'ai pas assez d'heures renseignées dans DSE ?

Il faut vous rapprocher du responsable de formation/d'année concernée dans laquelle vous intervenez.
 
Le responsable de votre formation dans DSE est indiqué à côté du nom du diplôme lorsque vous êtes sur une maquette

Que faire si je ne vois pas apparaître ma décharge dans DSE ?

Sur une fiche individuelle enseignant, la décharge dans DSE découle automatiquement de la RH.
 
Cependant, si aucune décharge n'est indiquée, merci de contacter la DRH via un ticket d'intervention, instance DSE.
 

Que faire si je dispense des heures qui n'apparaissent dans aucune maquette

Il faut faire remonter l'anomalie par une demande d'assistance.
2 cas :
 - décision de créer une nouvelle maquette, la Scolarité doit être informée pour création, vous pourrez saisir
 - décision de ne pas créer de nouvelle maquette, il faut renseigner le nombre d'heures dans la case "observation" sur la fiche de l'enseignant en précisant le nom de l'enseignement

Que faire si mes heures complémentaires n'apparaissent pas ou ne sont pas correctes dans mon service DSE ?

Afin d'avoir de données DSE le plus fiable possible, merci de vous rapprocher du responsable de votre diplôme afin que vos heures soient mises à jour.
 
Cela permettra non seulement la génération d'état de liquidation juste (qui pourra toutefois être modifiable en dehors de DSE), mais aussi d'avoir des données réelles à des fins de pilotage.

Qu'en est-il des enseignements hybrides ?

Pour signaler un dispositif flex'hybride, merci de vous rapprocher de la mission APUI pour la validation du dispositif.
 
Dès lors que la validation sera effective, la DAGAP reportera l'information dans DSE.

Interface de validation des états de liquidation pour les heures complémentaires

Le lien permettant d’accéder à l’interface de validation et de signature manuscrite des états de liquidation pour les heures complémentaires est : https://hcs.univ-avignon.fr

Les personnes qui sont amenées à signer un état de liquidation sont dans l’ordre :

- l’enseignant concerné par cet état de liquidation

- le responsable de service / de composante ou les heures ont été effectués dans certains cas

- l’ordonnateur ou les heures ont été effectués

- le responsable de service / de composante ou l’enseignant est affecté

Lorsque la gestionnaire transmet l’état de liquidation via le bouton « Transmettre » dans la partie administration. Un courriel est généré à l’enseignant pour la validation et la signature électronique « manuscrite » du document. Il contient un lien permettant de se rendre sur l’interface. Ce lien est unique, car il dispose d’un jeton d’authentification pour la validation de l’état de liquidation à cette étape de la validation et de la signature. Le lien amène donc vers l’interface ci-dessous.


L’onglet « A Valider » reprend les informations contenues dans l’état de liquidation avec notamment les différentes heures d’enseignements. L’utilisateur (enseignant, responsable de service ou de composant) peut refuser ou valider cet état.

- S’il refuse, une fenêtre de dialogue s’ouvre alors afin qu’il puisse indiquer le motif de refus.

- S’il valide, une fenêtre de dialogue s’ouvre afin de confirmer la validation et d’accepter les termes et modalités de cette validation selon son rôle.

Le bouton « Voir le document » permet de visualiser le document PDF contentant l’état de liquidation.

Si c’est la première fois qu’il valide un document sur la plateforme, une fenêtre de dialogue va apparaître lui signalant qu’il doit se rendre sur l’onglet « Ma signature » afin de déposer sur la plateforme sa signature électronique « manuscrite ».

L’interface de signature se présente de la manière suivante :

Pour obtenir une signature de meilleure qualité, les utilisateurs peuvent réaliser cette étape avec leur « smartphone ». Les étapes de validation peuvent être également réalisées dessus.

Le bouton plein-écran permet sur un téléphone de pouvoir utiliser plus de surface d’écran afin de réaliser sa signature. Vous devez appuyer sur le bouton « Valider » afin de l’enregistrer sur la plateforme pour de prochaines validations d’état de liquidation.

Le bouton « exemple de signature PDF » permet de voir l’intégration de la signature électronique « manuscrite » dans un document PDF correspondant à un simili d’état de liquidation.

L’onglet « Liste des HCs » permet de visualiser l’ensemble des états de liquidations que vous avez été amené à signer.


Si le bouton « Renvoyer ? » est présent au niveau d’une ligne, vous pouvez vous en servir afin de renvoyer un courriel contenant un nouveau lien de validation pour un état de liquidation donné.