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Services numériques Déclaration des services d'enseignants (DSE)

Présentation de DSE (Déclaration des Services d'Enseignements)

DSE permet, à partir des maquettes, de saisir les heures prévisionnelles et celles faites.
 
Il existe deux phases à cette saisie :
 
 1- La phase des heures prévisionnelles : elle consiste à établir les heures prévisionnelles d'une formation en renseignant les intervenants (enseignants et vacataires) avec leurs nombres d'heures CM / TD / TP prévues.
 2- La phase des heures réalisées : elle consiste pour un responsable d'année ou de formation, dès lors que la première phase est clôturée, à déclarer les heures réellement faites par l'intervenant.
 
L'application https://dse.univ-avignon.fr permet à n'importe quel intervenant, possédant une identité numérique, de voir son état de service prévisionnel puis le service fait dans l'ensemble des composantes.

Que faire en cas de problème ou de demandes sur DSE ?

Pour toute demande fonctionnelle ou pour remonter un problème technique sur DSE, merci de faire une demande d'intervention DSE et de spécifier votre demande.

À quoi servent les données de DSE ?

DSE permet :
 
le pilotage de sa formation
d'établir les états de liquidation pour la mise en paiement des heures
de réutiliser les données du service définitif  de l'année passée pour l'intégrer dans le prévisionnel de l'année en cours

Les étapes et le calendrier de DSE

L'enchaînement des étapes
Notes
Gr : nombre de groupes issu des maquettes
Gp : modifiable seulement par les responsables de composantes
Lors des clôtures des inscriptions pédagogiques (octobre et février), Gr est actualisé avec les effectifs des inscriptions pédagogiques
Gd : valeur définitive de Gp lorsque tous les services faits d'un diplôme sont validés
 
TODO
 Reprendre le workflow et faire apparaître le rôle des cadre verts (autorisations pour saisir)
 Harmoniser le vocabulaire (responsable de formation/d'année/de mention) sur les questions et dans DSE
 Validation définitive des services faits :
   - dans DSE aujourd'hui : responsable de formation/composante
   - est-ce qu'on pérennise ?
 
Le calendrier (partiel)
 

Droits et permissions au sein de DSE

 
Doyen de composante
Responsable de la composante
 
Vice-doyen aux études de composante (anciennement dénommé Directeur des études) ou Vice-doyens délégués à la formation, Directeurs des études
Il coordonne l‘ensemble de l’activité pédagogique de sa composante.

Délégué d'UFR
C'est un rôle propre à l'application DSE. Ce rôle est attribué à n'importe quel utilisateur par les utilisateurs ayant un rôle le permettant (cf. matrice ci-dessus). Le délégué a des droits de saisie similaires à ceux des responsables de département (cf. matrice ci-dessus).
 
Responsable de mention=responsable de diplôme=responsable de filière=responsable de formation (confirmé par le Vice-Président CFVU)
Pour chacune des mentions, un responsable est désigné par le vice-président de la CFVU. Le responsable de mention peut aussi être le responsable des parcours de la mention associée.
Il coordonne l’ensemble de l’activité pédagogique de la licence ou du master.

Responsable pédagogique d’année dit responsable d’année (licence ou master)
Pour chaque semestre ou année pédagogique d’un parcours, un responsable pédagogique de niveau est désigné par le directeur de composante en concertation avec le responsable de mention.

Responsable de département
Il exerce les attributions relatives à la gestion du département telle qu’elles sont définies par le statut ou le règlement intérieur de l’UFR. La direction du département implique notamment la gestion des services d’enseignement des enseignants-chercheurs du département et des affectations des services d’enseignement au sein des formations. Le directeur de département est chargé de vérifier les services d’enseignement des enseignants et de valider leurs déclarations de service prévisionnel avant envoi au directeur des études de la composante. Le directeur de département est saisi par les responsables de formation pour toutes propositions d’attribution des volumes horaires aux enseignants dépendants de son département. Lorsque ces attributions incluent également la gestion d’une formation, la fonction de responsable de formation est incluse dans tous les éléments décrits ci-dessus dans celle de responsable de département.

Étape de saisie des heures prévisionnelles (DSE)


N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer les modifications" pour valider les changements.

La saisie des heures prévisionnelles

a. Le bilan de vos heures prévisionnelles
 
 
Dès lors que vous vous connectez à l'application DSE, vous retrouvez toutes les heures de votre service.
 
Vous retrouvez ici le nombre d'heures prévisionnelles présentées par diplôme.
A chaque unité d'enseignement correspond le nombre d'heures prévisionnelles par type de cours (CM / TD / TP) et le type de formation (Continue / Initiale)
 
À la fin de la page, vous retrouvez également le bilan des heures totales.
 
b. La saisie des heures prévisionnelles
En tant que responsable de composante / département / diplôme, vous pouvez saisir les heures prévisionnelles en cliquant sur l'onglet "Gestion des services".
Vous pourrez alors sélectionner un diplôme et son semestre en filtrant par "UFR" > "Filière".
 
 

 
 
En tant que responsable d'UFR, de filière ou de diplôme :
 
 - Si les maquettes ne sont pas importées dans l'application, cliquez sur le lien "Importer" pour récupérer les maquettes de Neige.
Vous pouvez alors récupérer les données de l'année précédente grâce au bouton en haut à droite "récupérer les heures faites de l'année précédentes"
 
 - Dès lors que la période de saisie des heures prévisionnelles est encore ouverte, vous pouvez éditer les heures de la formation en cliquant directement sur les cellules des tableaux pour chaque enseignant.

Pour ajouter un enseignant, cliquez sur l’icône "personne" dans la colonne "Actions".
 
Vous pouvez alors rechercher un enseignant par UFR et par son NOM ou le début de son NOM, puis l'ajouter en cliquant sur l’icône "personne" sur la gauche.
 
Pour ajouter un vacataire ou un personnel administratif, procéder de la même façon mais cocher au préalable "Afficher tous".

Si le nom du vacataire ne vous est pas proposé, vous pouvez toutefois le saisir en texte libre en cliquant sur le bouton du bas "Ajouter une zone libre".
vous pourrez ensuite saisir son nom en cliquant sur "Entrer un nom".

Si le vacataire n'est pas identifié à date, saisir simplement son statut "VACATAIRE".

Notez cependant que les heures associées à un nom saisi en texte libre n'apparaitront pas dans la fiche enseignant."
 
De même, il est possible de supprimer un intervenant d'une UE en cliquant sur l’icône "personne" à côté de l'enseignant.
 
Attention, les UEs mutualisées ne sont éditables que par la composante à qui est rattachée l'unité d'enseignement.
 
 
Attention ! Pour les ajouter une heure du type "3h30", l'application ne prendre en compte que le format "3.5"

Étape de saisie des vœux d'emploi du temps (DSE)

Les vœux d'emplois du temps permettent aux enseignants d'exprimer les disponibilités qu'ils souhaitent voir prises en compte lors de la création des emplois du temps par le BEE. La constitution des emplois du temps est un processus très complexe avec de multiples contraintes, ces vœux ne peuvent impliquer une obligation de résultat.
 
Les vœux doivent être renseignés au plus tard pour le 30 avril.
 
Processus pour renseigner les vœux :
1. Saisir les services prévisionnels dans DSE à partir du 1er avril.
2. Lorsque la saisie est complète, il faut ouvrir la saisie des vœux pour les enseignants de la formation et de l'année concernées (bouton vert) :

3. Les enseignants de la formation et de l'année concernées recevront alors un mail les prévenant qu'ils peuvent saisir les éléments constitutifs des emplois du temps. Cette saisie se fait sur cette page :

Étape de validation des heures prévisionnelles (DSE)

ATTENTION, cette version est en phase de test, c'est-à-dire qu'elle est susceptible de comporter des bugs.
Pour tout retour, merci d'envoyer un mail à "dse@univ-avignon.fr"
 
Dès lors que vous vous connectez à l'application DSE, vous retrouvez toutes les heures de votre service.   
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer les modifications" pour valider les changements.

La validation des heures prévisionnelles

Dès lors que la période de saisie des heures prévisionnelles est fermée, la saisie des heures dans les maquettes (comme ci-dessus) est impossible.
 
Seul les responsables de composante ont autorité pour valider les heures faites.
Pour accéder à la fiche d'un enseignant, vous pouvez cliquer directement sur son nom depuis les maquettes ou bien le rechercher depuis l'onglet "Gestion des services", via l'onglet "Enseignant"
 
 
 
Vous pouvez alors soit :
 - "Déclarer les heures ci-contre": c'est à dire valider comme faites les heures prévisionnelles
 - "Modifier avant de déclarer" : modifier les heures faites sur cette UE

Comment donner les droits d'édition à un délégué d'UFR ?

Seul le responsable d'UFR peut déléguer les droits (saisie et validation) sur son UFR.
 
Via le menu "Configuration > Configurer des droits d'accès", le responsable peut ajouter autant de personnes souhaitées.
Pour que ces personnes apparaissent dans la liste de choix, elles doivent obligatoirement avoir une identité numérique.
 
 
Attention, les personnes saisies auront les mêmes droits que le responsable d'année ou de formation, c'est-à-dire qu'elles pourront éditer l'ensemble des maquettes de l'UFR.

Que faire si je n'ai pas assez d'heures renseignées dans DSE

Il faut vous rapprocher du responsable de formation/d'année concernée dans laquelle vous intervenez.
 
Pour identifier le responsable dans DSE, procédez comme suit. => Fanny complète

Que faire si je ne vois pas apparaître ma décharge dans DSE

Demander au responsable d'année ou de formation de citer précisement la nature et le volume de la décharge dans la case observation de la fiche indiviuelle d'enseignant

Que faire si je dispense des heures qui n'apparaissent dans aucune maquette

Il faut faire remonter l'anomalie par une demande d'assistance.
2 cas :
 - décision de créer une nouvelle maquette, la Scolarité doit être informée pour création, vous pourrez saisir
 - décision de ne pas créer de nouvelle maquette, il faut renseigner le nombre d'heures dans la case "observation" sur la fiche de l'enseignant en précisant le nom de l'enseignement

Que faire si mes heures complémentaires n'apparaissent pas ou ne sont pas correctes dans mon service DSE

Décharge + statut non renseignés
 
Les décharges présentes dans DSE sont celles identifiées dans HARpege. Pour le cas ou une décharge ne figure pas dans DSE, le responsable d'année ou de formation doit citer précisement la nature et le volume de la décharge dans la case observation de la fiche indiviuelle d'enseignant
 
L'état de liquidation papier fera foi pour le versement de rémunération complémentaire. Les informations de l'état de liquidation papier seront utilisées par la dRH pour renseigner les informations dans DSE à des fins de pilotage.